Mitarbeitergespräche sind für viele eine unangenehme Sache, egal ob für den Mitarbeiter selbst oder für die Führungskraft. Meist verlaufen solche Gespräche gezwungen und steif ab.

Oft liegt das daran, dass viele Gespräche zwischen Mitarbeiter und Führungskraft feste Abläufe haben. Vor allem das Jahreseinzelgespräch oder Zielvereinbarungsgespräche folgen einem vorgeschriebenen Protokoll.

Variieren kann man als Führungskraft hinsichtlich Gesprächstechniken oder Ausdrucksweise. Durch solche Methoden lassen sich unangenehme Gespräche oft auflockern. Fachportale wie www.wirtschaftswissen.de halten Unternehmer bezüglich neuer Kommunikationstechniken auf dem Laufenden.

Grundsätzliche Tipps für das Mitarbeitergespräch finden Sie in diesem Artikel.

Mitarbeitergespräche vorbereiten

Es gibt viele gute Gründe, ein Mitarbeitergespräch vorzubereiten. Das gilt sowohl und vor allem für Führungskräfte, aber auch für die Mitarbeiter. Eine gute Vorbereitung hilft zum Beispiel peinliche Gesprächspausen zu vermeiden oder Fragen schnell und konkret beantworten zu können.

Folgendes sollten Sie vor dem Mitarbeitergespräch erledigen:

• Relevante Informationen einholen: Je nach Gesprächsanlass und Umfang der Unterhaltung kann es sinnvoll sein, Protokolle alter Gespräche noch einmal zu lesen. Unterlagen wie Personalakte, Arbeitsvertrag und Stellenbeschreibung sollten immer bereit liegen. Zudem können Beurteilungen und bisherige Zielvereinbarungen hilfreich sein.
• Zeitrahmen und Ort festlegen: Es ist wichtig, sich Zeit für ein Mitarbeitergespräch zu nehmen und diese auch entsprechend als Termin im Kalender einzutragen. Lieber zu viel als zu wenig Zeit einplanen, falls der Mitarbeiter selbst noch Fragen oder Anregungen hat, mit denen nicht zu rechnen war. Außerdem sollte ein geeigneter Ort gewählt werden. Empfehlenswert ist ein Büro oder Besprechungsraum, in dem ein ruhiges Gespräch unter vier Augen möglich ist.
• Mitarbeiter sollten gebeten werden, sich ebenfalls auf das Gespräch vorzubereiten. Dafür ist es wichtig, rechtzeitig mitzuteilen, um was es im Gespräch gehen soll.
• Als Führungskraft sollte bedacht werden, dass kein Mitarbeiter gleich ist. Aus diesem Grund sollte die Vorbereitung für ein Personalgespräch immer individuell sein.

Wenn ein Personalgespräch gut vorbereitet ist, ergibt sich der Gesprächsablauf oft von selbst. Das hilft dabei, das Gespräch aufzulockern und nicht nur von der Personalabteilung aufgetragene Punkte abzuhaken.

Der Ton macht die Musik – auch beim Personalgespräch

Noch wichtiger als ein geregelter Gesprächsablauf, der meist von der Personalabteilung vorgegeben wird, ist die Gesprächsführung. Hier kann man als Führungsperson leicht Fehler machen, die das Gespräch unangenehm werden lassen.

Einer der besten Tipps ist, immer aus der eigenen Sichtweise zu sprechen. Ich-Aussagen wirken auf den Gesprächspartner meist nicht wie ein Angriff und lassen Raum für Erklärungen. Es lohnt sich auch ggfs. Verallgemeinerungen des Mitarbeiters auf den Grund zu gehen. Häufig lassen sich so Konflikte lösen, die sonst nicht einmal besprochen worden wären.

Während des Gesprächs sollte man immer daran denken, dass man einen Dialog führt. Der Gesprächspartner sollte zu Wort kommen und sich ebenfalls kritisch äußern dürfen. Dabei sollte man aktiv zuhören und auf die Aussagen des Mitarbeiters eingehen. Es ist wichtig, realistische Lösungen und Ziele gemeinsam zu erarbeiten, damit diese auch umgesetzt werden können.

Alle Ergebnisse sollten schriftlich festgehalten werden, oft macht ein Protokoll Sinn. Auf diese Weise kann beim nächsten Gespräch der Fortschritt festgelegter Ziele besser beurteilt werden.

Positiv ins nächste Mitarbeitergespräch

Egal ob Mitarbeiter oder Führungskraft, versuchen Sie das nächste Personalgespräch als Chance zu sehen. Es ist eine Möglichkeit für gegenseitiges Feedback und Austausch, bei dem Lösungen erarbeitet und gemeinsam Ziele festgelegt werden können. Auch Kritikgespräche können hilfreich sein und eine positive Entwicklung herbeiführen.

Wenn Führungskräfte und Mitarbeiter sich an grundlegende Gesprächsregeln halten und ehrlich sind, kann ein Mitarbeitergespräch eine große Hilfe sein.