Irgendwann gibt es sowieso keine Rechnungen auf Papier mehr. Dann ist alles digitalisiert und wird online verschickt. Dann gibt’s auch kein Bargeld mehr. Weil Kinder selbst am Kaugummi-Automaten berührungslos mit ihrem implantierten Smart-Prozessor bezahlen.

Bis es soweit ist, brauchen Unternehmen aber Lösungen, wie man eingehende Rechnungsbriefe in Dateien für IT-basierte Rechnungsprozesse verwandelt. Manche Papierrechnung verursacht mittlerweile allein durch ihre Form mehr Aufwand und Kosten, als der Betrag, auf den sie ausgestellt ist. Zum Beispiel deswegen, weil Papierdokumente in von digitalisierten Prozessen dominierten Arbeitsumgebungen den Arbeitsablauf bremsen – und damit die Produktivität senken.

Rechnungen digitalisieren und in automatisierte Prozesse einbinden

Eine eingehende Rechnung hat in modernen Unternehmen nur noch einen Adressaten: Das elektronische Dokumenten Management System (DMS). Rechnungen auf Papier werden bei ihrem Eingang automatisiert eingelesen und in den elektronischen Rechnungsprozess eingegliedert – beispielsweise auch in bereits vorhandene ERP-Software.

1. Kurze Durchlaufzeit und sichere Bearbeitung

Keine Papierrechnung muss mehr in physischer Form durch die verschiedenen Abteilungen im Unternehmen wandern. Hauspost? Also bitte, das ist steinzeitlich langsam. Freigaben laufen automatisiert ab. Nirgendwo verschwindet eine Rechnung aus Versehen unter einem Papierstapel und bleibt unnötig lange liegen. Und vor allem: Eine Rechnung landet nicht aus Versehen in der falschen Abteilung und verursacht zusätzliche Lauferei.

2. Rabatte retten

Oft sind vertraglich Skonti vereinbart, wenn Rechnungen schnell beglichen werden. Das geschieht freilich nicht aus Gutmütigkeit, sondern weil ein Lieferant dadurch etwa seine Kapitalkosten verringern kann. Mit einem schnellen Rechnungs-Durchlauf nehmen Unternehmen jeden Skonto-Ertrag zuverlässig mit.

3. Übersichtlichkeit

Jeder, der mit der Bearbeitung einer Rechnung zu tun hat, kann auf das Dokument zugreifen und ist so stets über den Stand im Rechnungsprozess informiert.

4. Sicher archivieren

Digitalisierte Dokumente lassen sich leichter und kostengünstiger archivieren, als Papiere. In der Regel kann das Papierdokument nach der Digitalisierung vernichtet werden, weil auch das digitale Dokument den rechtlichen Anforderungen genügt.

Fazit

Ein solches digitales Dokument hat für das Unternehmen ein Bündel von Vorteilen. Eine maßgeschneiderte Software sorgt für deutlich mehr Produktivität im Unternehmen.