Eine alte Kaufmanns-Weisheit besagt: „Der Gewinn liegt im Einkauf.“

Nun, das stimmt gewiss nicht immer. Wenn sich diese Weisheit etwa mit einer „Geiz ist geil“-Mentalität paart, kann im Einkauf sogar ein erheblicher Verlust liegen. Die Auto-Riesen VW und General Motors etwa bekamen das einst als „Lopez-Effekt“ zu spüren. Als Einkaufschef der beiden Konzerne machte der Spanier José Ignacio López sich einen Namen damit, die Lieferanten-Preise brutal zu drücken. Das Nachsehen hatten später die Autokäufer, weil die Lieferanten mit minderwertiger Qualität auf den Preisdruck reagierten, was oft zu kostspieligen Reparaturen führte – und einem Imageschaden für die Hersteller.

Die Kaufmanns-Regel gilt indes in einem Bereich des Einkaufs, der in manchen Unternehmen noch zu wenig Beachtung findet: im sogenannten indirekten Einkauf. Dort liegen oft ohne Not erhebliche Sparpotenziale brach.

Das ist indirekter Einkauf

Der Begriff „indirekter Einkauf“ ist bereits seit Jahren ein Begriff der Branche und verbreitet sich zunehmend bei Unternehmen. Im Wesentlichen ist es aber so, dass alle Materialen und Dienstleistungen, die direkt in das Produkt eines Unternehmens einfließen, zum direkten Einkauf gehören. Bei einem Autohersteller etwa ist das alles, was ans Auto kommt.

Aber es gibt etliche Dinge, die ein Unternehmen sonst noch braucht, um zu funktionieren. Vom Textmarker im Büro über Kommunikations- und IT-Dienstleistungen bis zur Wartung des Aufzugs im Bürogebäude – all das fällt in den Bereich des sogenannten indirekten Einkaufs. Und da wird zu viel verschenkt.

Teures „Maverick Buying“ vermeiden

Schlimmster Kostentreiber des indirekten Einkaufs ist das gefürchtete „Maverick Buying“. Darunter versteht man, dass einzelne Abteilungen ohne Einbeziehung des Einkaufs eigenmächtig Güter beschaffen. Das kann zum Beispiel sein, dass die Sekretariate Dienstreisen buchen oder ihren Bürobedarf beim Kiosk um die Ecke decken – weil’s so schön praktisch ist und unbürokratisch schnell geht.

Das ist aber unternehmens- und kostenpolitisch nicht zielführend. Es ist einleuchtend, dass es für einen Konzern günstiger ist, zentral 1.000 Bleistifte für das gesamte Unternehmen bei einem Großlieferanten einzukaufen, als wenn jede Abteilung im Schreibwarenladen zehn kauft. Zentral gesteuerter indirekter Einkauf schafft einem Unternehmen bei Lieferanten eine größere Marktmacht und damit direkte Einsparungen.

Die in Unterhaching bei München ansässige Hans Becker GmbH versteht sich als Dienstleister, den Bereich für strategischen indirekten Einkauf aus dem eigenen Unternehmen auszulagern.

Die Vorteile für Kunden:

• die Hans Becker GmbH verfügt über Einkaufsexperten in allen Beschaffungsbereichen
• bietet eine Effizienzsteigerung durch Prozessoptimierung
• gestalten den indirekten Einkauf günstiger, als es Kunden durch eigenes Personal gewährleisten könnten.

Durchschnittlich 14,6 Prozent Ersparnis durch klugen indirekten Einkauf

Ein effizientes Management des indirekten Einkaufs orientiert sich nicht allein am bloßen Preis eines Wirtschaftsgutes, sondern berücksichtigt den sogenannten „total cost of ownership“, das heißt die gesamten Kosten eines Gutes über die Zeit des Verbleibs im Unternehmen.

Der Dienstwagen des Geschäftsführers kostet zum Beispiel nicht nur in der Anschaffung, sondern braucht auch ab und an neue Reifen, Wartung und verbraucht natürlich Kraftstoff. All diese Komponenten fließen in den strategischen indirekten Einkauf mit ein und beeinflussen die Einkaufsentscheidung.

Bei vielen Gütern spielen etwa Kosten für Logistik, Transport, Verpackung oder Lagerung eine Rolle. Die größten Anwendungsbereiche des indirekten Einkaufs sind etwa Betriebsmittel, Bau und Technik oder Fuhrparks.

Im Bereich Bau und Technik etwa kommt es darauf an, den Wert einer genutzten Immobilie langfristig zu erhalten. Das betrifft etwa die Grundreinigung, die Wartung der Technik wie Heizung und Klima oder eben auch die Beseitigung von Schäden. Die Vergabe solcher Gewerke an Generalisten über den indirekten Einkauf kann Einsparpotenziale von 30 Prozent realisieren.

Das gleiche gilt aber auch für den zentralen Einkauf von Marketingdienstleistungen oder auch die Beschäftigung von Leiharbeitskräften.

Nach einer Studie der TU München gemeinsam mit der Hans Becker GmbH bringt das Instrument des strategischen indirekten Einkaufs Kostensenkungen von durchschnittlich 14,6 Prozent durch alle Gewerke.

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