Kostenlose Getränke, bezuschusste Mittagessen oder ein gemeinsames Abendessen im Team gehören für viele Unternehmen zum Alltag. Was gut gemeint ist, wird steuerlich allerdings schnell kompliziert. Denn nicht jede Mahlzeit für Mitarbeiter ist automatisch steuerfrei. Entscheidend sind Anlass, Form und Rahmen der Bewirtung. Wer hier sauber trennt, vermeidet unnötige Lohnsteuer und Diskussionen mit dem Finanzamt.

Dieser Beitrag ordnet die wichtigsten Fälle und zeigt dir, wann Mahlzeiten steuerfrei sind, wann Pauschalen greifen – und wann ein geldwerter Vorteil entsteht.

Grundprinzip: Mahlzeit oder Aufmerksamkeit?

Steuerlich wird zunächst unterschieden zwischen:

• Mahlzeiten mit eigenständigem Verpflegungswert und
• Aufmerksamkeiten von geringem Wert

Eine Mahlzeit liegt vor, wenn Essen und Sättigung im Vordergrund stehen, etwa Frühstück, Mittag- oder Abendessen. Kleine Snacks oder Getränke gelten dagegen oft als Aufmerksamkeit. Diese Unterscheidung ist der erste Schritt jeder steuerlichen Bewertung.

Bevor einzelne Sonderfälle betrachtet werden, lohnt sich ein Blick auf den Regelfall im Arbeitsalltag. Denn am häufigsten geht es nicht um Events oder Geschäftsessen, sondern um regelmäßige Mahlzeiten während der Arbeitszeit. Genau hier beginnt die steuerliche Bewertung meist mit Kantinen, Essenszuschüssen oder vergleichbaren Modellen.

Kantine und Essenszuschüsse

Bietet ein Arbeitgeber seinen Mitarbeitern verbilligte oder kostenlose Mahlzeiten an, etwa über eine Kantine oder Essensmarken, handelt es sich grundsätzlich um einen geldwerten Vorteil.

Wann Steuer anfällt

• Mahlzeiten werden unentgeltlich oder verbilligt abgegeben
• der Mitarbeiter spart eigene Verpflegungskosten
• es liegt kein besonderer Anlass vor

Der geldwerte Vorteil wird nach den amtlichen Sachbezugswerten bewertet. Diese Werte werden jährlich angepasst und liegen regelmäßig deutlich unter dem tatsächlichen Essenspreis.

Gestaltungsspielraum

Arbeitgeber können den geldwerten Vorteil pauschal versteuern. In der Praxis ist das oft die einfachste Lösung, da sie für Mitarbeiter keine zusätzlichen Abzüge bedeutet und administrativ überschaubar bleibt.

Wichtig: Zuschüsse über dem zulässigen Rahmen oder Barzuschüsse ohne Bezug zu einer konkreten Mahlzeit führen regelmäßig zur Steuer- und Sozialversicherungspflicht.

Während Kantinen und Essenszuschüsse den laufenden Arbeitsalltag betreffen, gelten für besondere Anlässe andere Regeln. Sobald eine Mahlzeit Teil einer Veranstaltung mit gesellschaftlichem Charakter ist, greift eine eigene steuerliche Bewertung. Dann geht es nicht mehr um Sachbezüge, sondern um die Einordnung als Betriebsveranstaltung.

Betriebsveranstaltungen

Betriebsveranstaltungen sind ein steuerlicher Sonderfall. Dazu zählen zum Beispiel Weihnachtsfeiern, Sommerfeste oder Jubiläumsveranstaltungen, die einen gesellschaftlichen Charakter haben und allen oder einem klar abgegrenzten Teil der Belegschaft offenstehen.

Wann Mahlzeiten steuerfrei bleiben

Mahlzeiten im Rahmen von Betriebsveranstaltungen sind steuerfrei, solange der Freibetrag von 110 Euro pro Mitarbeiter und Veranstaltung nicht überschritten wird. Begünstigt sind dabei höchstens zwei Betriebsveranstaltungen pro Kalenderjahr.

Wichtig: Es handelt sich um einen Freibetrag, nicht um eine Freigrenze. Wird der Betrag überschritten, ist nur der übersteigende Teil steuerpflichtig.

Welche Kosten in den Freibetrag einfließen

In die 110 Euro pro Mitarbeiter werden alle Kosten der Veranstaltung einbezogen, die individuell zurechenbar sind, unter anderem:

• Speisen und Getränke
• Raummiete
• Musik, DJ oder Unterhaltung
• Dekoration
• Kosten für externe Dienstleister
• Organisationskosten
• anteilige Kosten für Begleitpersonen

Maßgeblich ist immer der Bruttobetrag inklusive Umsatzsteuer.

Überschreitung des Freibetrags

Wird der Freibetrag überschritten, gilt der übersteigende Betrag als geldwerter Vorteil des Mitarbeiters. Dieser kann:

• individuell lohnversteuert oder
• vom Arbeitgeber pauschal versteuert werden

In der Praxis wird häufig die Pauschalversteuerung gewählt, um Mitarbeiter nicht zusätzlich zu belasten.

Begleitpersonen: häufige Fehlerquelle

Nimmt ein Mitarbeiter eine Begleitperson mit, werden die Kosten der Begleitperson dem Mitarbeiter vollständig zugerechnet. Dadurch erhöht sich der Pro-Kopf-Betrag und der Freibetrag wird schneller überschritten. Das wird in der Praxis oft unterschätzt.

Abgrenzung: Was keine Betriebsveranstaltung ist

Der Freibetrag gilt nicht für:

• regelmäßige Teamessen im Arbeitsalltag
• Kantinenverpflegung
• einzelne Essen ohne Veranstaltungscharakter
• rein arbeitsbezogene Besprechungen

Ohne klaren Veranstaltungsrahmen liegt keine begünstigte Betriebsveranstaltung vor.

Betriebsveranstaltungen sind zeitlich begrenzt, organisatorisch geplant und klar als Event erkennbar. Davon abzugrenzen sind Mahlzeiten, die aus einem konkreten betrieblichen Anlass entstehen, etwa im Rahmen von Besprechungen oder Terminen. In diesen Fällen steht nicht die Veranstaltung, sondern der geschäftliche Zweck im Vordergrund.

Geschäftsessen mit Mitarbeitern

Geschäftsessen sind Mahlzeiten aus betrieblichem Anlass, etwa:

• Besprechungen
• Vertragsverhandlungen
• Kundentermine

Mitarbeiter als Teilnehmer

Nimmt ein Mitarbeiter an einem Geschäftsessen teil, steht nicht seine private Verpflegung im Vordergrund, sondern der betriebliche Zweck. In diesem Fall liegt keine zusätzliche Mahlzeit im lohnsteuerlichen Sinne vor.

Voraussetzungen:

• klarer geschäftlicher Anlass
• Dokumentation der bewirteten Personen
• ordnungsgemäßer Bewirtungsbeleg

Das Essen führt dann nicht zu einem geldwerten Vorteil beim Mitarbeiter.

Abgrenzung

Wird ein Geschäftsessen rein intern ohne externen Anlass durchgeführt, prüft das Finanzamt genauer. Je informeller der Rahmen, desto eher kann eine steuerpflichtige Mahlzeit unterstellt werden.

Nicht jede Bewirtung hat Veranstaltungs- oder Geschäftscharakter. Viele Leistungen bewegen sich bewusst im kleinen Rahmen und sollen den Arbeitsalltag erleichtern. Genau hier beginnt der Bereich der Aufmerksamkeiten, bei dem weder eine Mahlzeit noch ein geldwerter Vorteil im steuerlichen Sinne vorliegt.

Snacks und Getränke im Arbeitsalltag

Kaffee, Wasser, Tee, Obst oder kleine Snacks gehören in vielen Büros zur Grundausstattung. Steuerlich gelten diese Leistungen in der Regel als Aufmerksamkeiten.

Steuerliche Behandlung

Solche Aufmerksamkeiten sind steuerfrei, solange:

• sie von geringem Wert sind
• keine vollständige Mahlzeit darstellen
• der Konsum im Arbeitsalltag erfolgt

Typische Beispiele:

• Kaffee und Kaltgetränke
• belegte Brötchen in kleiner Menge
• Obstkörbe
• Kekse oder Müsliriegel

Sobald jedoch ein vollständiges Frühstück oder Mittagessen gestellt wird, greift diese Ausnahme nicht mehr.

Schnelle Einordnung: Wann ist eine Mahlzeit steuerfrei?

Alle genannten Fälle lassen sich auf eine einfache Frage zurückführen:

Handelt es sich um eine regelmäßige Mahlzeit, einen besonderen Anlass, einen geschäftlichen Zweck oder nur um eine kleine Aufmerksamkeit?

Wer diese Einordnung konsequent vornimmt, entscheidet steuerlich richtig und reduziert den Korrekturaufwand bei Prüfungen deutlich.

Handelt es sich um eine regelmäßige Mahlzeit im Arbeitsalltag?

• zum Beispiel Kantine oder Essenszuschuss
• grundsätzlich steuerpflichtig als geldwerter Vorteil
• Bewertung nach Sachbezugswerten, Pauschalversteuerung möglich

Ist die Mahlzeit Teil einer Betriebsveranstaltung?

• zum Beispiel Weihnachtsfeier oder Sommerfest
• steuerfrei bis 110 Euro pro Mitarbeiter und Veranstaltung
• maximal zwei Veranstaltungen pro Jahr begünstigt
• nur der übersteigende Betrag ist steuerpflichtig

Liegt ein geschäftlicher Anlass vor?

• zum Beispiel Kundentermin oder Besprechung
• kein geldwerter Vorteil, wenn der betriebliche Zweck im Vordergrund steht
• ordnungsgemäße Bewirtungsbelege erforderlich

Geht es nur um kleine Snacks oder Getränke?

• zum Beispiel Kaffee, Wasser, Obst, kleine Gebäckstücke
• gelten als Aufmerksamkeiten
• steuerfrei, solange keine vollständige Mahlzeit gestellt wird

Wichtiger Hinweis für die Praxis

Sobald eine Leistung nicht eindeutig einem dieser Fälle zugeordnet werden kann, steigt das Risiko einer steuerlichen Fehlbewertung – insbesondere bei regelmäßig angebotenen Leistungen. Gerade bei Mischformen lohnt sich eine klare interne Regelung oder eine kurze steuerliche Einordnung, bevor das Modell dauerhaft eingeführt wird.

Klare Linie spart Aufwand

Mahlzeiten für Mitarbeiter sind steuerlich kein Randthema. Wer frühzeitig klar zwischen Kantine, Betriebsveranstaltung, Geschäftsessen und Aufmerksamkeit unterscheidet, vermeidet unnötige Korrekturen. Eine einfache interne Regelung sorgt für Sicherheit – besonders bei regelmäßig angebotenen Mahlzeiten.

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