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Virtuelle Datenräume für Due Diligence – Das muss man wissen!

Datenräume, Due Diligence

Virtuelle Datenräume (Virtual Data Rooms / VDR) bringen das Dokumentenmanagement einen entscheidenden Schritt voran. Vor allem Due Diligence zieht einen großen Vorteil aus der Sicherung von Dokumenten eines Unternehmenskaufs. Denn in früheren Zeiten gestaltete sich die Evaluation von möglichen Käufern zu einem bürokratischen Chaos. Das Dokumentenmanagement wurde auf Papier durchgeführt und konnte nur mit sehr viel Aufwand von Anwaltskanzleien bewerkstelligt werden.

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Durch die Kombination von Due Diligence und virtuellen Datenräumen konnte der zeit- und arbeitsintensive Prozess revolutioniert und beschleunigt werden.

Was genau ist Due Diligence?

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Der Begriff “Due Diligence” stammt aus dem Englischen und wird wörtlich mit “angemessene Sorgfalt” übersetzt. Die Prüfung zielt darauf ab, Unternehmen abzusichern, indem relevante Risiken vor einer Übernahme oder eines Verkaufs abgecheckt und identifiziert werden.

Das heißt, dass sich eine Person oder ein Unternehmen detaillierten wirtschaftlichen, steuerlichen, finanziellen und rechtlichen Untersuchungen unterziehen muss. Dazu zählen beispielsweise der Umsatz und Strukturen der Gesellschaft. Die Überprüfung umfasst auch Untersuchungen der Wirtschaftskriminalität – sprich beispielsweise Steuerhinterziehung oder Korruption.

Warum Due Diligence in virtuellen Datenräumen?

Die Due-Diligence-Prüfung hilft Unternehmen dabei, vier essenzielle Risikofaktoren auszuschließen:

  • Rechtliche Folgen: Überprüfung von Geschäftspartnern und Subunternehmen bei internationaler Zusammenarbeit zum Schutz vor Geldwäscherei und Korruption.
  • Finanzielle Konsequenzen: Eine Kooperation mit nicht-integren Partnern kann finanzielle Auswirkungen nach sich ziehen. Der UK Bribery Act, der Foreign Corrupt Practices Act oder der Geldwäschegesetz (GwG) verhängen Strafzahlungen und können sogar Haftstrafen in die Wege leiten.
  • Reputationsschäden: Auch der gute Ruf will geschützt werden. Das inkorrekte Verhalten der Geschäftspartner kann ein schlechtes Licht auf ein Unternehmen werfen und die ethischen und gesetzlichen Standards infrage stellen.
  • Wirtschaftliche Aspekte: Check der Qualität, Kompetenzen und Qualifikationen eines Übernahmekandidaten. Grundlage der Überprüfung ist die Beleuchtung der individuellen Stärken und Schwächen, um Rückschlüsse auf mögliche Risiken ziehen zu können.
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Worauf sollte man bei der Wahl des virtuellen Datenraums achten?

Das Hauptkriterium sollte ein zuverlässiger Anbieter von Mergers & Acquisitions mit sicherem Datenraum sein. Als selbstverständlich gelten die Revisionssicherheit, ein umfassender Datenschutz und ein granulares Konzept der Benutzer und Rechte. Denn nur so ist es möglich, die anonyme und unabhängige Einsicht der Dokumente zu gewährleisten und die Geheimhaltung der Inhalte zu garantieren.

Weiterhin kommt es auf folgende Punkte an:

  • Direkte Umsetzung der M&A Transaktion
  • Intuitive Umgebung für das individuelle Branding
  • Sicherer Zugang für alle Parteien
  • Möglichkeit eines vertraulichen Gebots für Bieter
  • Schneller und effizienter Upload von umfangreichen Datenmengen
  • Revisionssichere Dokumentation von Transaktionen

Wie funktioniert Due Diligence in virtuellen Datenräumen?

Vor und während des Ablaufs einer M&A Transaktion dient ein virtueller Datenraum zur Aufbewahrung und Verwaltung aller notwendigen Dokumente des Transfers. Durch den digitalen Datenraum erhalten die Nutzer Zugriffsberechtigungen für die Einsicht der Dokumente. Die Dokumente sind also im Internet mithilfe einer Software-Applikation gespeichert und gewähren Lese- sowie Editionsrechte. Dies ist erforderlich, um die Due-Diligence-Prüfung durchzuführen.

Zu beachten ist, dass im digitalen Datenraum nicht nur die Due-Diligence-Prüfung stattfindet, sondern die gesamte Transaktion vonstattengeht. Dies trägt zur Sicherheit der Dokumente bei und stellt eine Einsichtnahme – rund um die Uhr – sicher.

Die virtuellen Datenräume eignen sich darüber hinaus ebenfalls für andere Prozesse des Datenmanagements. Beispielsweise beschleunigen sich Kreditvergaben, Immobilientransfers oder Investments. Tatsächlich nehmen sehr verschiedene Branchen – wie Immobilienmakler, Berater oder Banken – die Dienste der digitalen Datenräume in Anspruch.

Sind virtuelle Datenräume sicher?

Im Zusammenhang mit dem Datenmanagement haben die Sicherheit und der Datenschutz oberste Priorität. Angesichts dessen besitzen virtuelle Datenräume einen mehrstufigen Authentifizierungsprozess und brandaktuelle Verschlüsselungstechniken. Zusätzlich zu diesen Sicherheitsmaßnahmen wird auf Schutzmechanismen wie ein zeitlich begrenzter Zugang gesetzt. Nur so kann gewährleistet werden, dass Unternehmenskäufe, -fusionen oder -kooperationen problemlos und ohne Zwischenfälle ablaufen.

Datenräume, Due Diligence

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