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Qualitätsmanagement – Soll ich oder soll ich nicht?

Qualitätsmanagement

In diesem Beitrag wollen wir erklären, was es genau bedeutet, ein Qualitätsmanagementsystem (QMS) nach den Vorgaben der DIN EN ISO 9001 aufzubauen und in einem Unternehmen einzuführen.

Die Frage ist ja, warum Sie Ihre Prozesse dokumentieren sollten, wenn Sie doch eigentlich flexibel auf Veränderungen reagieren möchten und sich nicht an starren Vorgaben entlang hangeln wollen?

Und trotz allem wünscht jeder Inhaber oder Geschäftsführer, dass gewisse Spielregeln in der Firma eingehalten werden.

Welche Inhalte beschreibt ein Qualitätsmanagementsystem?

Zunächst werden in einem QMS alle Anforderungen aufgenommen, die ein Unternehmen erfüllen will, um eine höchstmögliche Qualität seiner Produkte bzw. Dienstleistung zu erreichen. D.h. welche Qualitätsstrategie, -politik und –ziele sollen verfolgt werden?

Qualität bezieht sich hierbei nicht nur auf die fehlerfreie Herstellung von Produkten bzw. die mustergültige Ausführung einer Dienstleistung. Sie erweitert das Spektrum dahingehend, das sowohl alle Kundenwünsche als auch die geltenden behördlichen und gesetzlichen Anforderungen in die Prozesse eingebunden sind und eingehalten werden. Sie fordert außerdem klar strukturierte und effiziente Prozesse, die dem Mitarbeiter durch festgelegte Zuständigkeiten das Arbeiten erleichtern.

Die wichtigste Aufgabe eines QMS ist es aber, dass Sie Ihr Handeln in regelmäßigen Abständen hinterfragen und versuchen, noch ein Stückchen besser zu werden. In der heutigen schnelllebigen Zeit kann man es sich einfach nicht mehr leisten sich dem Wandel und somit einer ständigen Verbesserung gegenüber zu verschließen.

Warum sollten Sie ein Qualitätsmanagementsystem in die Unternehmensführung integrieren?

Durch ein dokumentiertes QMS erhalten sowohl der Geschäftsführer und/oder Inhaber als auch die Mitarbeiter einen Überblick, welche Vorgänge im Unternehmen ausgeführt werden und wer genau für welche Tätigkeiten zuständig und v.a. auch verantwortlich ist. Keiner kann mehr die Verantwortung für die Ausführung von Arbeiten und die Beseitigung von Fehlern auf andere schieben. Jeder kann sich sicher sein, dass er nur die Tätigkeiten ausführt, für die er zuständig ist.

Des Weiteren ist es leichter Schwachstellen und Kostenreduzierungspotentiale aufzudecken, wenn Sie Ihre Abläufe schwarz auf weiß vor sich sehen. Sobald diese Prozesse in einer Gruppe erarbeitet werden, beginnen zwangsläufig Diskussionen, ob es Sinn macht, Prozessschritte zu verändern oder gar zu löschen. Außerdem ist es möglich zu eruieren, an welchen Leistungen die Kunden wirklich interessiert sind, wo die höchsten Kosten für Mitarbeiter und Materialien entstehen und ob diese auch gerechtfertigt sind und ggf. gesenkt werden können.

Sobald Sie sich mit den o.g. Dingen beschäftigen, hinken Sie nicht mehr dem Markt und Wettbewerb hinterher, sondern gestalten aktiv, welche Veränderungen Sie für sich bewusst nutzen wollen oder müssen. Sie und Ihre Mitarbeiter hinterfragen sich selbst und die Ausführung Ihrer Arbeit, störende Schwachstellen werden beseitigt. Sie beginnen zu agieren und nicht mehr verspätet zu reagieren.

Genau durch diese Anpassungen bleiben Sie flexibel, können aber auch sicherstellen, dass gewisse unternehmerische, behördliche und gesetzliche Richtlinien eingehalten werden. Wichtig ist es, die administrativen Abläufe so zu automatisieren und zu vereinfachen, dass diese nebenbei im Hintergrund ablaufen, während sich alle um die wichtige operative Arbeit und somit um das Geld verdienen kümmern können.

Bevor Sie einen neuen Prozess einführen bzw. anpassen, setzen Sie sich im Rahmen des Risikomanagements mit möglichen Fehlerquellen auseinander. Sie sollten Ihre Abläufe so sinnvoll wie nur möglich im Vorhinein absichern. Denn die Fehlervermeidung ist wesentlich günstiger als die Fehlerbehebung. Dies beinhaltet auch die Anforderungen von Kunden, Behörden und Gesetzten von Anfang an zu berücksichtigen.

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Wenn Sie das schaffen, steht einem soliden Wachstum Ihres Unternehmens nichts mehr im Wege. Durch eine in sich schlüssige Datenanalyse und -bewertung der Unternehmenspolitik und –ziele mit definierten Prozesszielen, haben Sie jederzeit einen Überblick, wo Ihr Unternehmen steht. Sollten Sie in den Zahlen Schwachstellen aufdecken, können diese punktgenau anhand der Prozesse analysiert und behoben werden.

Der Aufbau eines QMS beinhaltet auch ein professionelles Dokumentenmanagement. Es wird sichergestellt, dass Mitarbeiter nur aktuelle Dokumente verwenden, die dem vorgegebenen Firmenlayout entsprechend und die inhaltlich sowie sachlich geprüft und freigegeben wurden.

Die Zusammenführung der Prozessdokumentation mit den zu verwendenden Dokumenten in einem Management-Handbuch stellt v.a. für neue aber auch für bestehende Mitarbeiter ein Nachschlagewerk und somit eine Erleichterung der täglichen Arbeit dar. Angefangen von Telefonlisten bis hin zum Urlaubsantrag und weiteren praktischen Tipps kann sich das Personal die entsprechenden Dokumente ansehen oder kann nachlesen, wer im Unternehmen für welches Thema zuständig ist und hierzu befragt werden kann.

Wie baut man ein Qualitätsmanagementsystem auf?

Das erfahrt ihr dann im Teil 2 dieses Artikels von Anne von Brockhausen, der nächste Woche im Unternehmerhandbuch erscheint!

Die Autorin

Anne von BrockhausenAnne von Brockhausen gründete Anfang 2009 in Köln NORM.KONFORM und unterstützt als Prozess- und Qualitätsmanagementberaterin kleine sowie mittelständische Unternehmen. Zusätzlich arbeitet sie als Auditorin für nationale Zertifizierungsstellen.

Hinsichtlich der Prozesse eines Unternehmens deckt NORM.KONFORM die komplette Bandbreite von der allgemeinen Unternehmensoptimierung bis hin zum Qualitätsmanagement nach der DIN EN ISO 9001 ab.

Für die „Kölner Freiwilligen Agentur“ begleitet sie derzeit den Aufbau der gemeinnützigen Genossenschaft Fundus im Kölner Norden. Bei den „Verantwortungspartnern für die Region KölnBonn“ baut sie gemeinsam mit anderen Unternehmen das Themenfeld „Soziale Balance“ auf.

Sie erreichen die Autorin brockhausen@norm-konform.de oder im Internet unter www.norm-konform.de.

Foto: Willi Heidelbach / pixelio.de

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