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Der perfekte Messeauftritt – Tipps für die Zeitplanung

Messeauftritt - Zeitplanung

Hurra, es geht zur Messe oder Ausstellung!

Aber wie plane ich den perfekten Messeauftritt? An was muss ich alles denken? Was kostete der Spaß? Und wie lange im Voraus muss ich mich kümmern?

Fragen über Fragen… Damit der Messeauftritt ein Erfolg wird hier eine kleine Serie zum Thema „Der perfekte Messeauftritt“.

Los geht’s mit Tipps zur Zeitplanung rund um den Messeeinsatz!

Egal ob man den Messeauftritt in Eigenregie oder mit Hilfe einer Werbeagentur plant, ein paar grundsätzliche Termine sollten eingehalten werden.

6-12 Monate vor dem Messeauftritt

  • Festlegung der Messeziele und der Zielgruppe: Wen möchte man auf der Messe ansprechen? Was möchte man kommunizieren?
  • Finanzen-Grobplanung: auf jeden Fall sollte man frühzeitig ein Rahmenbudget festlegen, damit alle geplanten Maßnahmen auch in den Finanzrahmen passen (wer Mercedes fahren will…).
  • Analyse der Wettbewerber: Wer wird auch auf der Messe sein? Welche Ziele werden dort vermutlich verfolgt?
  • Messeteilnahme und Stand buchen: frühzeitig kümmern, sonst bekommt man nachher keinen (guten) Standplatz mehr.
  • Auswahl Ihres Standbau- / Messebaupartners: auch Messebauer haben nur beschränkte Kapazitäten, je früher man sich einen Partner sucht, umso erfolgreicher wird die Zusammenarbeit sein.

4-5 Monate vorher

  • Verabschiedung des Messekonzeptes (Organisation Messestand, Marketing / Werbung, Personal): irgendwann muss man sich mal festlegen mit welchem Konzept man antritt, sonst klappt das nachher alles nicht mehr auf den letzten Drücker.
  • Wenn das Konzept steht kann man auch die dazu passende Finanzplanung verabschieden.
  • Im nächsten Schritt erfolgt nun die Auftragsvergabe an den Messebaupartner mit Briefing. Man weiß ja jetzt was man in welchem Finanzrahmen tun will.
  • Wenn man Exponate, Geräte, Prototypen o.ä. zeigen möchte, dann sollte man jetzt festlegen welche und die entsprechenden Aufträge (extern oder intern) vergeben.

2-4 Monate vorher

Jetzt beginnt die Umsetzung der organisatorischen Maßnahmen:

  • Personal- / Stand-Organisation: Wer wird benötigt? Welche Aufgaben gibt es vor Ort? Welches Gewerk kommt wann zum Einsatz?
  • Reisen, Hotels, Ausweise etc.: Wie kommt das ganze Personal zum Messe Ort? Wo wird übernachtet? Wer benötigt welche Ausweise?
  • Marketing / Werbeaktivitäten: Wie wird der Messeauftritt z.B. beworben? Bekommen die Kunden vielleicht schon mal einen Terminblocker zugesandt?
  • Verkaufsförderung / Public Relations: Welche Werbemittel werden benötigt? Wie sieht die Pressearbeit rund um die Messe aus? Etc.

2-4 Wochen vorher

  • Einladungen versenden an Kunden, Presse, VIP usw. evtl. Gratiseintrittskarten: lädt man zu früh ein, dann gerät der Termin gerne in Vergessenheit, lädt man zu spät ein haben die Kunden keine Termine mehr frei… Daher vielleicht vorab ein Terminblocker und dann 2-4 Wochen vorher die echte Einladung.
  • WERBUNG
  • Messetraining Standpersonal durchführen: damit vor Ort alles reibungslos läuft sollte man das Standpersonal auf die aktuellen Themen und den Einsatz vor Ort gut vorbereiten.
  • Transport der eigenen Exponate, Eigeneinbauten Messestand, Vorführgeräte, Prototypen, Prospekte, Werbegeschenke etc. organisieren: nur wer sich frühzeitig um die Logistik kümmert steht nachher nicht ohne Exponate da. Immer dran denken: irgendwas geht garantiert schief – also lieber alles frühzeitig abstimmen!

1-2 Wochen bis 1 Tag vor Messebeginn

  • „Orgabüro“ mit Büromaterial, Besprechungsunterlagen, Namensschildern, Ausstellerausweisen, Erste-Hilfe-Kasten ausstatten und klären, wie das Material zur Messe kommt.
  • Standaufbau durchführen (je nach Standgröße kann das schon mal ein paar Tage dauern) und überwachen.
  • Ggfs. Mitarbeit bei Eigeneinbauten und Mitgestaltung, manchmal kommt ja nicht alles vom Messebauer.

1 Tag vor der Messe

  • Standabnahme gemeinsam mit dem Messebauer und ggfs. Abnahme durch die Messeverantwortlichen.
  • Letzter „Feinschliff“ des Messestandes: alles nochmal gründlich säubern und letzte kleine Macken beseitigen.
  • Probelauf der Vorführgeräte und des generellen Ablaufes, denn jetzt kann man noch nachjustieren. Wenn erst mal die Besucher auf dem Stand stehen wird’s peinlich, wenn das neue Produkt nicht optimal präsentiert werden kann, weil eine Lampe nicht angeschlossen ist oder so.
  • Auf dem Stand: Einweisung des Standpersonal (was ist wo, wer sind die Ansprechpartner, wie sieht der Ablauf aus, etc.) und Erläuterung der Standordnung (Alkohol? Arbeitsbeginn & Arbeitsende? Usw.)
  • Außerdem sollte man klären, wer die Wettbewerbsbeobachtung übernimmt, denn die Konkurrenz schläft ja bekanntlich nicht.

Während der Messe

  • Zum Tagesauftakt: Gibt es heute Besonderheiten? Sind besondere Ansprechpartner vor Ort?
  • Am Tagesende „Manöverkritik“: Was war gut? Was morgen verbessern? Wo hat es gehakt?
  • Ständig für Wohlfühlatmosphäre sorgen, denn nur Mitarbeiter die entspannt sind leisten auch optimale Arbeit. Der Messeauftritt kann nicht wiederholt werden, da hilft oft schon einfach guter Kaffee auf dem Stand, um die Laune deutlich zu verbessern und das Optimum aus der Messe rauszuholen 😉
  • Besucherkontakte analysieren und Eilvorgänge sofort erledigen: ganz wichtig! Vielleicht muss man ja spontan etwas bei der Besucheransprache verbessern, da ist es ungünstig, wenn man erst nach der Messe merkt, wo man am Kunden vorbei geredet hat…
  • Persönlichen Messeplan abarbeiten: auch klar, man selbst hat ja mit Sicherheit auch ein paar Termine auf der Messe, oder?

Nach der Messe

Messenachbereitung:

  • Budgetabgleich
  • Kundenkontakte analysieren
  • Konkurrenzanalyse
  • Etc. (eine Checkliste hierzu werde ich in einem der kommenden Artikel veröffentlichen)

Mehr Informationen

Eine gute Checkliste für die Terminplanung findet sich beim AUMA – Ausstellungs- und Messe-Ausschuss der Deutschen Wirtschaft e.V.: Messezeitplan.

Foto: mensatic / MorgueFile.com

8 Kommentare

  1. Christiane Knispel sagt

    Hallo, der Artikel ist super und sehr interessant zu lesen. Wir haben Ende diesen Jahres unseren ersten Messestand und deswegen holen wir gerade viele Informationen ein. Wenn wir deinen Artikel lesen haben wir das Gefühl, dass wir es wirklich selbst alles schaffen können, weil er sehr hilfreich ist. Meine Frage, sollte wir wirklich selbst alles machen oder sollten wir uns eine Agentur suchen, die für uns alles erledigt? Wir haben nächste Woche einen Termin bei einer Agentur für Messebau. Haben leider überhaupt keine Erfahrungen. Ein befreundetes Unternehmerpaar hat gemeint, dass wir auf alle Fälle mit einer Agentur zusammen arbeiten sollen, denn es kann so viel schief gehen. Denn die Messe soll perfekt ablaufen und natürlich den Leuten gut in Erinnerung bleiben. Hast du Erfahrungen mit ersten Messeständen? Danke im Voraus

    • Hallo Christiane,
      ich kann euch keinen finalen Rat geben, da ich ja gar nicht weiß, wie groß ihr den Messeauftritt plant, wie viel Kapazität ihr für die Planung habt usw.

      Ein Termin mit einer Agentur kann ja nicht schaden, vielleicht habt ihr danach ein besseres Gefühl, wie viel ihr selbst leisten könnt und bei welchen Aufgaben euch die Agentur unterstützen sollte, oder?

      Viele Grüße & viel Erfolg
      Heike

  2. Blornkas sagt

    Vielen Dank, für den hilfreichen Artikel. Ich bin ein Auszubildener und sollte eine Aufgabe erledigen der Artikel hat echt gut geholfen.

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