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3 Tipps für mehr Ordnung im Büro

Ordnung im Büro

Na, wie sieht euer Schreibtisch aus? Ist er überhaupt noch zu sehen?

Oder stapeln sich die Papierberge? Mengen von wichtigen Unterlagen, die man auf gar keinen Fall wegwerfen kann, weil man sie ja ganz sicher später noch einmal benötigt?

Und wie sehen eure Aktenordner aus? Ist das drin, was drauf steht? Steht überhaupt was auf den Ordnerrücken? Und könnte sich auch ein mitdenkender Fremder darin zu Recht finden?

Na?

Oder regiert doch eher das Chaos und „man müsste mal“ richtig aufräumen?

Hier die drei besten Tipps für mehr Ordnung im Büro, um das Chaos zu beseitigen und langfristig zu beherrschen!

1. Unterlagen kategorisieren

Ganz kurz vorab: es gibt doch eigentlich nur drei Sorten von Unterlagen:

  1. Welche, die noch Teil eines aktiven Vorgangs sind.
  2. Solche, die zu einem abgeschlossenen Vorgang gehören, aber aufbewahrt werden müssen.
  3. Und ganz viele, die zu einem abgeschlossenen Vorgang gehören und nie wieder benötigt werden.

Hat man seine Unterlagen erst einmal in diese drei Kategorien unterteilt, dann ist die Ablage ganz einfach:

a. Ablage

Alles, was noch nicht abgeschlossen ist kommt in die Ablage. Egal ob Pultordner, Pinnwand, Ablagekasten oder ähnliches. Auf jeden Fall müssen die Unterlagen so aufbewahrt werden, dass man schnell dran kommt, sie sich aber nicht ungeordnet auf dem Schreibtisch rumstapeln.

Ich habe für mich einen Pultordner und diverse farbige Ablagemappen entdeckt. In die Mappen stecke ich alles, was später einmal ein Beitrag im Unternehmerhandbuch werden könnte, in den Pultordner kommen Unterlagen zu Vorgängen, die ich später noch bearbeiten muss.

b. Ordner

Die Unterlagen, die man zwar aktuell nicht benötigt, aber aufbewahren muss (egal ob aus gesetzlichen oder aus betriebsinternen Gründen), heftet man am besten in einen entsprechend sortierten Ordner ab. Die jeweils optimale Ordnerstruktur hängt von Art und Thema der Unterlagen ab, die man in dem Ordner aufbewahren möchte.

Ganz wichtig: eine vernünftige und vor allem eindeutige Beschriftung der Ordnerrücken! Sonst steht man nachher vor einer meterlangen Reihe von Ordnern und muss schon wieder suchen…

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Man muss auch gar nicht täglich Unterlagen in Ordner abheften. Ich mache das z.B. mit meinen Buchhaltungsunterlagen einmal im Monat. Bis dahin lagere ich sie in einem kleinen Mäppchen, in das alle Zettel kommen, die fertig bearbeitet sind und nur noch im Buchhaltungsordner abgeheftet müssen. Das geht schnell (Mäppchen auf, Papier rein, Mäppchen zu), sorgt aber trotzdem für Ordnung, da die „fertigen“ Vorgänge nicht mehr zwischen den noch „unfertigen“ herumfliegen.

c. Papierkorb

Und zu guter Letzt die Unterlagen, die man nicht mehr benötigt. Ganz einfach: Ablage P, also wegschmeißen! Sensible Unterlagen natürlich vorher shreddern, klar, oder?

Wer Sorge hat, dass er Unterlagen eventuell zu früh entsorgt, sollte überlegen den Papierkorb einfach nicht mehr täglich, sondern nur noch wöchentlich oder 14-tägig zu leeren. So hat man noch eine Gnadenfrist, falls man doch zu vorschnell war. Das hilft ungemein, wenn man sich unsicher ist.

2. Papiere reduzieren

Wie kommt man nun aber schnell zu einer Entscheidung, ob ein Blatt Papier wirklich noch benötigt wird oder nicht?

Hier ein paar Fragen, die für mehr Klarheit sorgen:

  • Ist es das Papier an sich, was ich aufheben muss, oder lediglich eine Teilinformation darauf, die ich später noch benötige? Manchmal reicht ja auch eine Kurznotiz und man muss nicht die Dreißig-Blatt-Broschüre aufheben. Gleiches gilt für Zeitschriften: interessante Artikel rausschneiden oder kopieren und dann die Zeitung wegschmeißen.
  • Kann ich den Inhalt mehrerer Unterlagen auf einer Art „Übersichtsblatt“ zusammenfassen und die einzelnen Papiere entsorgen? Das verringert den Papierberg deutlich. Außerdem habe ich so die wichtigen Informationen schnell auf einen Blick erfasst.
  • Kann ich mir diese Information schnell und einfach wieder beschaffen? Oder ist sie endgültig verloren, wenn ich diesen Zettel wegschmeiße? In Zeiten von Google ist vieles so leicht im Netz zu finden, da muss man nicht alles Ausdrucken und Aufheben.
  • Ist das Original schon irgendwo anders abgelegt? Dann sollte man sich gut überlegen, ob eine doppelte Archivierung Sinn hat. Gerade in großen Unternehmen wird ein und dieselbe Information gerne in mehreren Abteilungen aufgehoben. Besser ist es, einen Ort zu definieren, wo jeder diese finden und nutzen kann. Die Regel sollte sein: Jedes Dokument wird nur einmal abgelegt. Falls erforderlich, werden Querverweise statt Kopien abgelegt.
  • Ach ja, bekommt ihr auch so viele Verbraucherinformationen? Hier gilt: Nicht erforderliche Informationen werden abbestellt. Sofort.

Bei der Beantwortung dieser Fragen muss man echt hart sein, sonst türmen sich bald wieder die Papierberge auf dem Schreibtisch.

3. Nicht zu viel Vornehmen

Am besten man arbeitet sich jeden Tag nur ein Stückchen weiter durch den Dschungel. Sagen wir mal 15 Minuten. Das ist überschaubar und man weiß, dass es gleich wieder vorbei ist.

Wenn man sich das ganze Chaos auf einmal vornimmt führt das leicht zur Verzweiflung, weil man gar nicht weiß, wann und wie man das alles schaffen soll neben der normalen Arbeit. Aber eine Viertelstunde? Die hat man schnell mal übrig.

Ich räume z.B. immer zum Feierabend kurz ein wenig auf, das gibt mir ein gutes Gefühl und ich komme am nächsten Tag nicht ins totale Chaos im Büro. Außerdem türmt sich so gar nicht erst so viel auf und man hat schnell aufgeräumt.

Los geht’s!

Und zu Letzt das Wichtigste:

Einfach heute anfangen. Vom Warten wird es nicht besser. Klick um zu Tweeten

Viel Erfolg beim Weg durch den Papierdschungel – diese Tipps holen euch da raus!

Foto:  Richard Peterson / shutterstock

10 Kommentare

  1. Bei manchen Unterlagen ist es sicherlich oft etwas aufwendig, alle Dokumente zu scannen. Hier ist ein gutes Ablagesystem und ein schnelles Abarbeiten optimal. Es gibt aber auf Vorgänge und Aufgaben, bei denen eine einfach Unterstützung bei der strukturierten Bearbeitung hilfreich wäre. Hier kann eine Worklow Software unterstützen, in der man seine Aufgaben transparent verfolgt und auch an Kollegen weiterleiten kann.

  2. Sandra sagt

    Danke sehr. Sehr schön zusammengefasst. Ähnlich mache ich das auch (monatliche Steuerquittungen in eine Hängeregistratur …). Die Schreibtischablage allerdings habe ich Anfang des Jahres entsorgt, denn darin gehen bei mir zu gern wichtige Unterlagen einfach unter. Sonnige Grüße aus Dresden, Sandra, die #Freuberuflerin

    • Hi Sandra,
      Danke für das Lob!
      Ich glaube, jeder muss für sich rausfinden, welche Tools funktionieren und welche nicht.
      Wichtig ist nur, dass man einfach endlich anfängt 🙂

      Viele Grüße aus Köln
      Heike

  3. Ein sehr gutes Thema. 🙂
    Welches mich auch jahrelang genervt hat.
    Ich mach das mittlerweile so.

    1. Konsequent jegliches Schriftstück einscannen
    2. Logisch und wiederauffindbar ablegen
    3. Sofort bearbeiten (z.B. Rechnungen)

    Man erspart sich das hin- und herstrukturieren der Papiere. Schließlich verändert sich auch die Wert der Schriftstücke mit der Zeit und erfordern wieder erneute Hinwendung. Und es entstehen keinerlei Stapel, die man vor sich herschiebt, und (mit Schmerzen) bearbeitet werden müssen.

    Ansonsten leisten Tools wie OneNote ganz wunderbare Dienste beim Verwalten von Notizen.

    • Hi Marco,
      ich scanne nicht alles ein, dass ist mir zu umständlich.
      OneNote ist aber tatsächlich eine tolle Hilfe. Einer meiner Lieblingskunden nutzt das auch intensiv. Gerade, wenn man mit mehreren im Team arbeitet ist das super.

      Danke für den Hinweis!

      Liebe Grüße
      Heike

      • Also beim Thema Scannen habe ich auch mehrere Anläufe gebraucht. Man braucht dazu einfach das passende Equipment. Das ist der Trick. Netzwerkscanner mit Einzelblatteinzug für mehrere Seiten, plus unterstützende Software. Alles andere ist zu aufwändig.

        Wenn man aber am Scanner die jeweiligen Seiten direkt auf den PC schicken kann, anschließend dort mit 1-Click einen Optimierungsworkflow (OCR und so) durchführt und man die Datei nur noch ablegen muss, ist der Mehraufwand akzeptabel.

        Besonders sexy in Kombination mit einer Cloud und man seine Dokumente tatsächlich überall dabei hat. Und entsprechend überall spontan arbeitsfähig ist. 🙂

      • Hm, da es bei mir hauptsächlich um Sachen für’s Finanzamt geht muss ich die leider im Original aufheben…

      • Das Thema steht bei mir auf der Ideenliste. Vielleicht publiziere ich dazu dieses Jahr einen Beitrag im Blog, der auf diese Aspekte eingeht. Papierloses Büro, Workflow, rechtliche Aspekte. Man kann auch für das Finanzamt vieles elektronisch ablegen.

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