Der Mensch ist ein Jäger, aber vor allem auch ein Sammler. Im Laufe der Zeit wachsen in nahezu allen Betrieben die Lager, bis irgendjemand ruft: „Das Lager platzt! Wir müssen was machen!“.
Dieser Irgendjemand ist entweder der entnervte Chef, der jedes Jahr die Zeit zwischen Weihnachten und Silvester mit der Inventur verbringt, der entnervte Steuerberater mit Blick auf die Kapitalkosten oder der entnervte Lagerist, der nichts mehr findet.
In der Regel wird dann ein hektischer Abverkauf organisiert, der die Ware verramscht und damit viel Geld vernichtet oder jede gut gemeinte „Aufräumaktion“ verläuft im Sande, weil man vor der schieren Menge an Einzelteilen den Überblick und den Mut verliert und letztlich kapituliert. Der Lagerabbau wird um ein Jahr verschoben, wie im letzten Jahr und dem Jahr davor.
Kommt Ihnen das bekannt vor?
Mit der ABC-Analyse bekommen Sie ein Werkzeug an die Hand, mit dem Sie sich auf die wirklich wichtigen Elemente konzentrieren können und so mit dem größten Hebel ansetzen, um Ihr Lager abzubauen.
Inhalt
Nachhaltigkeit ist der Schlüssel
Die besten Werkzeuge nutzen jedoch nichts, wenn der Effekt in einem Jahr schon wieder verpufft ist. Es ist daher wichtig, die ABC-Analyse zum Lagerabbau regelmäßig durchzuführen.
In der Praxis hat sich der folgende Kreislauf bewährt:
Lagerabbau-Kreislauf
Planung des nächsten Zyklus
Planen Sie Zeit und Mitarbeiterkapazitäten für den nächsten Abbauzyklus ein. Gerade die ersten Runden werden Sie viele Nerven und viel Schweiß kosten und die Gefahr ist gerade am Anfang groß, dass der Zyklus mit dem Hinweis auf „andere wichtige Arbeiten“ oder „dem Tagesgeschäft“ abgebrochen wird.
Aber mit jedem durchgeführten Zyklus reduzieren sich die Bestände und Sie gewinnen an Übersicht.
Tipp: Mache Sie vor dem ersten Zyklus ein Bild von Ihrem Lager, den Grund erfahren Sie weiter unten.
Lagerdaten beschaffen
Beschaffen Sie sich die Lagerdaten aus Ihrem Warenwirtschaftsprogramm, aber seien Sie kritisch, was die Bestände angeht. Fehlbuchungen, Schwund und schlampiger Umgang bei Ein- und Auslagerung sind typische Gründe für Fehlbestände.
Tipp: Notieren Sie sich, welche Hindernisse es bei der Ermittlung der Lagerbestände gab und besprechen Sie das mit dem Anbieter Ihrer Warenwirtschaft. Ein für diese Zwecke programmierter Bericht mit Exportfunktion als CSV-Datei oder in Microsoft Excel mag anfangs eine Investition sein, sie amortisiert sich aber durch die eingesparte Zeit sehr schnell.
ABC-Analyse durchführen
Führen Sie die ABC-Analyse durch, indem Sie folgende Einzelschritte durchführen:
Schritt 1: Lagerwert ermitteln
Ermitteln Sie die Lagerwerte anhand Ihrer Lagerbestandsliste, indem Sie die Lagermengen mit den Netto-EK-Preisen des jeweiligen Artikels multiplizieren. Eventuell müssen Sie dafür in die Lagerliste eine Hilfsspalte einfügen.
| Artikel | Menge | EK-Preis | Lagerwert |
| Teil 1 | 2 | 4,9 | 9,8 |
| Teil 2 | 5 | 8,3 | 41,5 |
| Teil 3 | 8 | 3,8 | 30,4 |
| Teil 4 | 23 | 3,9 | 89,7 |
| Teil 5 | 54 | 7,4 | 399,6 |
| Teil 6 | 2 | 9,9 | 19,8 |
| Teil 7 | 4 | 4,2 | 16,8 |
| Teil 8 | 6 | 5,6 | 33,6 |
| Teil 9 | 7 | 1,7 | 11,9 |
| Teil 10 | 12 | 5,43 | 65,16 |
| Teil 11 | 54 | 4,8 | 259,2 |
| Teil 12 | 6 | 54,1 | 324,6 |
| Teil 13 | 13 | 6,9 | 89,7 |
| Teil 14 | 5 | 2,8 | 14 |
| Teil 15 | 6 | 12,4 | 74,4 |
| Teil 16 | 243 | 1,6 | 388,8 |
| Teil 17 | 13 | 46,2 | 600,6 |
| Teil 18 | 53 | 4,7 | 249,1 |
| Teil 19 | 65 | 6,2 | 403 |
| Teil 20 | 6 | 13,9 | 83,4 |
Schritt 2: Lagerbestand ordnen
Sortieren Sie die so gewonnenen Lagerwerte absteigend und bilden Sie in der letzten Zeile einen Summenwert über alle Zeilen Ihrer Lagerliste. Seinen Sie nicht überrascht, wenn am Ende Ihrer Lagerliste völlig andere (in der Regel sehr viel höhere) Werte herauskommen, als Sie aus Ihren Jahresabschlüssen gewohnt sind. Der Grund sind z.B. bilanzielle Abwertungen.
| Artikel | Menge | EK-Preis | Lagerwert |
| Teil 17 | 13 | 46,2 | 600,6 |
| Teil 19 | 65 | 6,2 | 403 |
| Teil 5 | 54 | 7,4 | 399,6 |
| Teil 16 | 243 | 1,6 | 388,8 |
| Teil 12 | 6 | 54,1 | 324,6 |
| Teil 11 | 54 | 4,8 | 259,2 |
| Teil 18 | 53 | 4,7 | 249,1 |
| Teil 4 | 23 | 3,9 | 89,7 |
| Teil 13 | 13 | 6,9 | 89,7 |
| Teil 20 | 6 | 13,9 | 83,4 |
| Teil 15 | 6 | 12,4 | 74,4 |
| Teil 10 | 12 | 5,43 | 65,16 |
| Teil 2 | 5 | 8,3 | 41,5 |
| Teil 8 | 6 | 5,6 | 33,6 |
| Teil 3 | 8 | 3,8 | 30,4 |
| Teil 6 | 2 | 9,9 | 19,8 |
| Teil 7 | 4 | 4,2 | 16,8 |
| Teil 14 | 5 | 2,8 | 14 |
| Teil 9 | 7 | 1,7 | 11,9 |
| Teil 1 | 2 | 4,9 | 9,8 |
| Summe | 3.205,06 |
Schritt 3: Lagerbestandswerte kumulieren
Teilen Sie nun den jeweiligen Lagerwert durch den Gesamtwert des Lagers und ergänzen Sie eine weitere Hilfsspalte. In diese Hilfspalte kumulieren Sie die jeweiligen Anteile auf.
| Artikel | Menge | EK-Preis | Lagerwert | Anteil | Anteil kumuliert |
| Teil 17 | 13 | 46,2 | 600,6 | 18,74% | 18,74% |
| Teil 19 | 65 | 6,2 | 403 | 12,57% | 31,31% |
| Teil 5 | 54 | 7,4 | 399,6 | 12,47% | 43,78% |
| Teil 16 | 243 | 1,6 | 388,8 | 12,13% | 55,91% |
| Teil 12 | 6 | 54,1 | 324,6 | 10,13% | 66,04% |
| Teil 11 | 54 | 4,8 | 259,2 | 8,09% | 74,13% |
| Teil 18 | 53 | 4,7 | 249,1 | 7,77% | 81,90% |
| Teil 4 | 23 | 3,9 | 89,7 | 2,80% | 84,70% |
| Teil 13 | 13 | 6,9 | 89,7 | 2,80% | 87,50% |
| Teil 20 | 6 | 13,9 | 83,4 | 2,60% | 90,10% |
| Teil 15 | 6 | 12,4 | 74,4 | 2,32% | 92,42% |
| Teil 10 | 12 | 5,43 | 65,16 | 2,03% | 94,45% |
| Teil 2 | 5 | 8,3 | 41,5 | 1,29% | 95,75% |
| Teil 8 | 6 | 5,6 | 33,6 | 1,05% | 96,80% |
| Teil 3 | 8 | 3,8 | 30,4 | 0,95% | 97,74% |
| Teil 6 | 2 | 9,9 | 19,8 | 0,62% | 98,36% |
| Teil 7 | 4 | 4,2 | 16,8 | 0,52% | 98,89% |
| Teil 14 | 5 | 2,8 | 14 | 0,44% | 99,32% |
| Teil 9 | 7 | 1,7 | 11,9 | 0,37% | 99,69% |
| Teil 1 | 2 | 4,9 | 9,8 | 0,31% | 100,00% |
| Summe | 3.205,06 | 100% |
Schritt 4: Lagerbestand klassifizieren
Teilen Sie die Lagerbestände anhand kumulierter Anteile in die Klassen A, B oder C ein. A-Teile haben die höchste Priorität, C-Teile die niedrigste.
Tipp: Es gibt keine allgemein gültigen Werte für die Einteilung nach A, B oder C. In der Praxis hat es sich aber gerade beim Lagerabbau bewährt, die Klasse der A-Teile nicht zu groß zu wählen, um schnelle Erfolge zu erzielen und die Motivation aufrecht zu erhalten. Kumulierte Werte bis 10% sind hier ein erster guter Anfang.
| Artikel | Menge | EK-Preis | Lagerwert | Anteil | Anteil kumuliert | Klasse |
| Teil 17 | 13 | 46,2 | 600,6 | 18,74% | 18,74% | A |
| Teil 19 | 65 | 6,2 | 403 | 12,57% | 31,31% | B |
| Teil 5 | 54 | 7,4 | 399,6 | 12,47% | 43,78% | B |
| Teil 16 | 243 | 1,6 | 388,8 | 12,13% | 55,91% | B |
| Teil 12 | 6 | 54,1 | 324,6 | 10,13% | 66,04% | B |
| Teil 11 | 54 | 4,8 | 259,2 | 8,09% | 74,13% | C |
| Teil 18 | 53 | 4,7 | 249,1 | 7,77% | 81,90% | C |
| Teil 4 | 23 | 3,9 | 89,7 | 2,80% | 84,70% | C |
| Teil 13 | 13 | 6,9 | 89,7 | 2,80% | 87,50% | C |
| Teil 20 | 6 | 13,9 | 83,4 | 2,60% | 90,10% | C |
| Teil 15 | 6 | 12,4 | 74,4 | 2,32% | 92,42% | C |
| Teil 10 | 12 | 5,43 | 65,16 | 2,03% | 94,45% | C |
| Teil 2 | 5 | 8,3 | 41,5 | 1,29% | 95,75% | C |
| Teil 8 | 6 | 5,6 | 33,6 | 1,05% | 96,80% | C |
| Teil 3 | 8 | 3,8 | 30,4 | 0,95% | 97,74% | C |
| Teil 6 | 2 | 9,9 | 19,8 | 0,62% | 98,36% | C |
| Teil 7 | 4 | 4,2 | 16,8 | 0,52% | 98,89% | C |
| Teil 14 | 5 | 2,8 | 14 | 0,44% | 99,32% | C |
| Teil 9 | 7 | 1,7 | 11,9 | 0,37% | 99,69% | C |
| Teil 1 | 2 | 4,9 | 9,8 | 0,31% | 100,00% | C |
| Summe | 3.205,06 | 100% |
Im Beispiel kann man recht gut sehen, dass alleine der Abbau des Teils 17 den Lagerwert um fast 19% senkt.
Lagerabbau umsetzen
Überlegen Sie sich, wie Sie den Abbau umsetzen wollen. Dies kann durch eine Hausmesse geschehen oder indem Sie die A-Teile den Kunden besonders anbieten oder indem Sie diese bei eBay einstellen (besonders geeignet bei technischen Teilen wie Ersatzteilen bei Werkstätten). Wenn die Teile abgebaut sind, dann kümmern Sie sich bitte um den frei werdenden Platz im Lager. Reinigen des Lagerortes, Umsortieren, Regale neu beschriften etc. sind jetzt oftmals notwendig.
Machen Sie nach diesen Arbeiten wieder ein Bild von Ihrem Lager.
Erfolg kommunizieren
Seien Sie stolz auf das Erreichte. Auch wenn es nur ein einziger A-Artikel war, der konsequent abgebaut wurde, kommunizieren Sie den Erfolg.
Hier hat es sich bewährt, das Bild vor dem Start des ersten Zyklus und das Bild nach dem ersten Zyklus nebeneinander für alle gut sichtbar aufzuhängen. Schreiben Sie auch darunter, welchen Wert das Lager am Anfang und am Ende des Zyklus hat. Erfolg motiviert und die Planung des nächsten Zyklus geht viel leichter von der Hand.
Fazit
Die ABC-Analyse ist ein großartiges Werkzeug, um seine Lagerbestände zu reduzieren. Allerdings muss sie in einen nachhaltigen Prozess eingebunden sein, damit man nicht entmutigt aufgibt oder die Effekte nach einem Jahr wieder verpufft sind. Der Abschluss eines Abbauzyklus ist immer gleichzeitig der Start eines neuen.
Die Optimierung des Lagerabbaus ist jedoch nur ein Bereich, bei denen Ihnen dieses Controlling-Werkzeug gute Dienste leisten kann. Denn ebenso können Sie sie in der Lieferung oder bei der Ermittlung der Deckungsbeiträge je Produkt einsetzen. Auch bei der Kundenbewertung hilft sie Ihnen weiter. Andere konkrete Beispiele finden Sie in einem sehr ausführlichen Beitrag über die ABC-Analyse auf axel-schroeder.de.