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IT im Unternehmen – praktische Hilfen zu effizienterem Arbeiten

Digitalisierung

Einige interne Aufgaben, die so gut wie alle Unternehmen durchführen müssen, sind kosten-, material- und arbeitsintensiv. Dazu zählen besonders Angelegenheiten der Buchhaltung und des Personalwesens.

Klassisch werden viele dieser Aufgaben aufwändig von Hand erledigt. Das nimmt nicht nur viel Zeit in Anspruch, sondern ist auch sehr anfällig für Fehler. Abhilfe schaffen moderne Softwarepakete, die genau auf diese Probleme zugeschnitten sind und diese angehen – systematisch, methodisch und skalierbar.

Deshalb ist eine Digitalisierung aller Bereiche sinnvoll

In Bezug auf das gesamte Unternehmen und die vorhandenen Arbeitsschritte, ist Digitalisierung sehr sinnvoll. Sie wird inzwischen auf viele Bereiche des Geschäfts angewendet, um den Kunden bestmögliche und ebenso möglichst flexible Ergebnisse zu liefen.

Neben Prozessoptimierungen werden auch viele Datenbanken inzwischen digital geführt. Daher gibt es nur wenige Gründe, die firmeninternen Bereiche, darunter die Buchhaltung, hiervon auszuschließen. Eine umfassende Digitalisierung verbessert dadurch nicht nur die Pflege der Kundenbeziehungen und die Produktsteuerung insgesamt, sondern ermöglicht es gleichermaßen, intern effizienter zu arbeiten.

Flexibilität der digitalen Softwarepakete

Da jedes Unternehmen anders agiert und unterschiedliche Interessen im Fokus hat, ist es schwer für die Entwickler von Software ein allgemeingültiges Programm zu erschaffen. Das Problem wird anders angegangen, indem die Software flexibel in Paketen zur Verfügung gestellt wird. Somit können Unternehmen sich nicht nur für die Teilaspekte entscheiden, die sie tatsächlich benötigen, sondern unter Umständen auch Kosten sparen, da nicht das gesamte Paket bezogen wird.

Namhafte Unternehmen wie Agenda Software fokussieren sich hierbei auf integrative Teilbereiche, die in die Gesamtstruktur der IT eingepflegt werden können. Darüber hinaus bieten viele Softwarelösungen auch die Anpassung an das jeweilige Unternehmen. Dafür wird die Software genau auf die Wünsche des Unternehmens angepasst, um es den Angestellten so einfach wie möglich zu machen, die jeweilige Software zu nutzen.

Schnelle Inbetriebnahme von Softwarepaketen

Klar ist, dass die alten Methoden bewährt sind und auf jeden Fall funktionieren. Der Standpunkt von einigen Unternehmen, diesbezüglich nichts daran zu ändern, ist daher zunächst verständlich. Der Übergang zu neuen Systemen scheint wenig attraktiv. Allerdings versuchen viele Anbieter von entsprechender Software dafür zu sorgen, dass der Übergang so schnell und aufwandslos wie möglich erscheint.

Große Datenmengen, die noch gar nicht in digitaler Form vorliegen, sind immer mit einem gewissen Aufwand der Datenanpassung verbunden. Bereits in anderer Form digitalisierte Daten können aber von vielen Programmen unmittelbar nach der Installation eingelesen und weiter verarbeitet werden. Vor der Anschaffung einer solchen Software ist also die Überprüfung der Kompatibilität mit den vorhandenen Daten sinnvoll.

Pakete für das Personalwesen

Das Personalwesen tangiert mehrere voneinander zunächst getrennt operierende Bereiche des Unternehmens. Am effizientesten lassen sich dabei Lohnabrechnungen und das Personalmanagement mit Softwarelösungen angehen. Die Lohnabrechnungen können besonders gut mit anderen Prozessen innerhalb des Unternehmens abgestimmt werden. Geleistete Arbeit sowie andere Faktoren können digital bereitgestellt und verwaltet werden. Darüber hinaus kann der gesamte Abrechnungsverkehr der Angestellten mit den digitalen Lösungen vorgenommen werden.

Das Unternehmen hat gleichzeitig den Vorteil, eine verbesserte Gesamtübersicht über das Geschehen innerhalb der Firma zu erhalten. Weiterführend sind für das Personalmanagement relevante Informationen sehr vielfältig. Aus diesem Grund bieten sich auch hierfür Softwarepakete an, welche die gesamten Informationen methodisch und übersichtlich ordnen.

Pakete für die Buchhaltung




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Die Buchhaltung ist ein enorm vielseitiger Geschäftsbereich eines Unternehmens. Der gesamte Verkehr von Geldern innerhalb des Unternehmens, sowie in das Unternehmen rein und aus dem Unternehmen raus, wird von der Buchhaltung überwacht.

Diese Vielfalt an Daten resultiert in viel Aufwand bei der Datenerfassung. Besonders viele Rechnungen und Übertragungen, die von Hand durchgeführt werden müssen, gehen mit einer höheren Fehleranfälligkeit einher. Diese Fehler werden durch Software in gewissem Maße eingegrenzt, indem die Prozesse transparent und demnach nachvollziehbar gestaltet werden.

Natürlich gibt es weiterhin Probleme, wenn Zahlen vom Papier in den Computer übertragen werden, allerdings sind voll digitalisierte Unternehmen davor noch eher geschützt, als klassisch arbeitende Firmen.

Auch hier gilt, dass die Buchführung für verschiedene Unternehmen nicht nach demselben Muster ablaufen muss. Deshalb ist die Anpassung von Paketen und Software sinnvoll, maßgeschneidert auf die jeweiligen Voraussetzungen. In der Buchführung ist besonders die Vernetzung über die Firma hinaus wichtig.

Finanz- und Steuerberater übernehmen für viele Firmen wichtige Funktionen.

Mit der Hilfe von entsprechenden Softwarepaketen ist die Einbindung solcher Berater deutlich einfacher. Besonders terminabhängige Geschäfte und Steuerabrechnungen gehören zum Aufgabenbereich solcher externen Dienstleister.

Damit ihre Aufgaben vereinfacht werden, sind eine dauerhafte Vernetzung und die Bereitstellung der Daten ein wichtiger Schritt zu einer effizienten Geschäftsführung. Das spart nicht nur Kosten und Zeit, sondern schütz auch vor Steuervergehen und hilft bei der Nachweisbarkeit, falls Probleme auftreten.

Die Sicherheit von IT und Softwarepaketen als möglicher Risikofaktor?

Dass Unternehmen sich sorgen, wenn es darum geht alle internen Daten digital zu dokumentieren und zu verwalten, ist verständlich. In Zeiten von Enthüllungen und Hackerangriffen auf bedeutende Wahlen, ist die Sorge von Unternehmen nachvollziehbar. Daher ist bei der Frage, wie weit die Digitalisierung innerhalb der Unternehmen fortschreiten soll, stets die Mischung aus Risiken und Chancen zu betrachten.

Bei der Vielzahl an Vorteilen muss man daher abschätzen, ob das Risiko beherrschbar bleibt. Andere Möglichkeiten wären hohe Investitionen in Sicherheit, die ggf. durch das dadurch effizientere Arbeiten ausgeglichen werden könnten, oder aber nur einzelne Geschäftsbereiche zu digitalisieren.

Patentlösungen gibt es keine, denn auch das Vertrauen dem Drittanbieter gegenüber muss gegeben sein. Vielfach empfiehlt es sich daher, eine IT-Infrastruktur mit mehreren Hierarchieebenen einzuführen, die klar nach Prioritäten gesteuert werden kann.

Foto: Bruno Glätsch / pixabay.com

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Dieses Fachmagazin richtet sich an kleine und mittlere Unternehmen, Selbständige und Existenzgründer, die nicht für jedes Thema eine Fachabteilung haben. Hier gibt es praktische Tipps zur Unternehmensführung, die selbständig umgesetzt werden können.

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