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Kanban Projektmanagement – ein Tool für viele Projekte!

Kanban-Projektmanagement-Board

Wir kennen das alle, oder? Der Schreibtisch ist voll, überall liegen Notizzettel, in Outlook warten gefühlt eine Million Aufgaben und irgendwie ist man einfach nur überwältigt von der Fülle der wartenden ToDos.

Hier kann ein Kanban-Projektmanagement-Board helfen!

Was ist Kanban?

Ursprünglich wurde das Kanban-System in Japan entwickelt zur Steuerung von Produktionsprozessen. Ziel des Systems sind kürzere Durchlaufzeiten in der Produktion mit Hilfe von Karten (Kanban = Karte), die an den einzelnen Teilen des Produktionsprozess befestigt sind.

Die auf diesen Karten gespeicherten Informationen geben u.a. Auskunft darüber, um welches Teil es sich handelt, in welcher Phase der Fertigung es sich befindet und auch wo es als nächstes zum Einsatz kommt.

Diese Identifikationskarten dienen der jeweils vorgelagerten Produktionsstufe als Auftrag zur Nachproduktion genau dieses Teils. D.h. erst wenn ein Teil verbraucht wird, erfolgt in der vorgelagerten Stufe die Herstellung eines neuen.

Das Kanban-System beruht also auf dem Hol-Prinzip (Hol-System). Nur wenn eine Produktionsstufe „Nachfrage” signalisiert, wird auf der vorgelagerten Stufe produziert. Lagerkapazitäten können so wesentlich reduziert werden.

Kanban für die ToDo-Liste nutzen

Das Kanban-Prinzip wurde eigentlich für produzierende Betriebe entwickelt. Aber auch für die Selbstorganisation im Büro oder Home-Office funktioniert das Hol-Prinzip des Kanban ganz wunderbar! Man nutzt das Kanban-Prinzip einfach als Visualisierungsmethode der anstehenden Aufgaben.

Und das geht so:

  • Jede Aufgabe einfach auf einem Klebezettel oder etwas ähnlichem notieren (elektronisch geht das natürlich auch).
  • Das Kanban-Projektmanagement-Board (Kanban PM Board) ist eine freie Fläche (White-Board, Pinnwand o.ä.), die ihr in 3 bis 5 Spalten unterteilt.
  • Beispiel:
    1. Sammelbecken: hier landen alle Aufgaben zuerst. Einfach alles aufschreiben, was zu tun ist und erst einmal hier hinein packen.
    2. Work in Progress: hier findet die echte Arbeit statt. Maximal 3 oder 4 Aufgaben haben hier Platz. Erst wenn sie entweder in die Ablage oder in die Rückmeldungsspalte gewandert sind, ist wieder ein Platz frei für eine neue zu bearbeitende Aufgabe.
    3. Ablage: hier hinein kommen alle erledigten Aufgaben.
    4. Warten auf Rückmeldung: hier hinein kommt alles, was ihr angeschoben habt und wo ihr auf Feedback, eine Information oder sonst etwas warten müsst.



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  • Das Board wird dann von links nach rechts befüllt, d.h. die Aufgaben bzw. Zettel wandern von links nach rechts durch die einzelnen Spalten.
  • Wichtig: in den mittleren Aktionsspalten dürfen nur eine vorher festgelegte Anzahl Zettel (Aufgaben) liegen, sonst ist man direkt wieder im Multitasking-Chaos gefangen. Erst wenn eine Aufgabe abgearbeitet ist und ihren Platz frei gibt, kann eine neue Aufgabe nachrücken.

Hier mein Kanban-Projektmanagement-Board für mein aktuelles Privat-Projekt „Tennisjacken für die Damenmannschaft organisieren“:

Kanban-Projektmanagement-Board

Beispiel: Kanban-Projektmanagement-Board

Nutzen und Grenzen des Kanban PM Boards

Nutzen

ToDo-Liste

ToDo-Liste

Mit Hilfe eines Kanban-Projektmanagement-Boards kann man ganz leicht kleine Projekte visuell strukturieren. Man sieht so auf den ersten Blick, wo die Gefahr des Multitasking besteht und dämmt sie direkt ein, indem man die mittleren Spalten limitiert. Das dient vor allem der Effizienz, weil man sich nicht dauernd verzettelt 🙂

Einfach bei Beginn alle Aufgaben und Projektschritte notieren und dann Stück für Stück abarbeiten und im Board nach rechts verschieben. So vergisst man nichts, überfordert sich aber auch nicht, in dem man zu viel auf dem Schreibtisch hat.

Schön ist auch, dass man direkt bemerkt, wenn es an einer Stelle nicht weiter geht. Bleibt ein Zettel zu lange an seiner Position kleben, weiß man, dass hier etwas nicht rund läuft und kann gegensteuern.

Grenzen

Für komplexe Projekte ist diese Methode jedoch nicht geeignet. Sobald Aufgaben und Projektschritte zu viele Interdependenzen haben, stößt das Kanban PM Board an seine Grenzen.

Da jede Aufgabe einzeln durch das Board wandert, können Folgeprozesse nicht wirklich dargestellt und gesteuert werden. Bei komplexen Projekten also lieber auf Gantt-Diagramme, PERT Charts oder etwas Vergleichbares setzen.

Mein Fazit

Ich finde das Kanban-Projektmanagement-Board ein super Tool, um mich und meinen Zettelhaufen zu strukturieren, ohne dass ich eine extra Software oder so benötige. Am besten probiert ihr es selbst einfach einmal aus!

Also: habt Spaß mit den vielen Zetteln, ich kümmere mich dann mal weiter um die Jacken für meine Tennismannschaft 🙂

Foto: Photo Veterok / shutterstock.com

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