Als Unternehmer/in ist es wichtig, die Prinzipien des Projektmanagements zu kennen. Eines der effektivsten Werkzeuge für das Management von Projekten ist der kritische Pfad. Mit dieser Methode kannst du einen Zeitplan für die Aktivitäten erstellen, die zum Abschluss des Projekts durchgeführt werden müssen, sowie die damit verbundenen Kosten und Ressourcen.

In diesem Artikel erfährst Du, was der kritische Pfad ist und wie er dir helfen kann, deine Projekte effektiver zu managen.

Was ist der kritische Pfad?

Der kritische Pfad ist eine Reihe von Aufgaben oder Aktivitäten, die wichtig sind, um ein Projekt rechtzeitig und im Rahmen des Budgets abzuschließen.

Er zeigt auf, welche Aufgaben in welcher Reihenfolge erledigt werden müssen und welche Aufgaben parallelisiert oder verschoben werden können, ohne dass der Fertigstellungstermin beeinträchtigt wird. Er hilft auch dabei, potenzielle Risiken oder Engpässe zu erkennen, die zu Verzögerungen im Projektzeitplan führen könnten.

Der kritische Pfad umfasst in der Regel alle Aufgaben, die für den erfolgreichen Abschluss eines Projekts erforderlich sind, z.B. Planung, Budgetierung, Entwurf, Entwicklung, Tests, Implementierung und Wartung.

Wie funktioniert diese Methode?

Bei der Methode des kritischen Pfades werden alle Aufgaben analysiert, die für den Abschluss eines Projekts notwendig sind, und dann ein Zeitplan erstellt, der auf den Abhängigkeiten und der geschätzten Dauer dieser Aufgaben basiert.

Dieser Zeitplan zeigt nicht nur, wann die einzelnen Aufgaben erledigt werden müssen, sondern weist auch auf mögliche Konflikte zwischen den Aufgaben hin (z.B., wenn zwei Aufgaben gleichzeitig erledigt werden müssen, aber unterschiedliche Ressourcen benötigen).

Sobald diese Konflikte erkannt sind, kannst Du sie angehen, um Verzögerungen zu vermeiden.

Und so geht’s in 4 Schritten:

Schritt 1: Definiere dein Projektziel

Klar, das muss man natürlich zuerst erledigen: was ist das Ziel des Projekts?

Das kann etwas ganz Simples sein, wie zum Beispiel „Erstellung einer neuen Homepage“ bis hin zu komplexeren Zielen wie „Vergrößerung des Marktanteils im DACH-Raum“.

Frage: Was genau willst Du mit dem Projekt erreichen?

Hier ist es wichtig, konkrete Ziele zu definieren, denn nur so, kann man den Weg dorthin bestimmen.

Mehr Infos zum Thema „Ziele“ findest Du hier:

Schritt 2: Entscheide, welche Aktivitäten erforderlich sind, um das Projektziel zu erreichen

Ein Projekt untergliedert sich immer in Teilaufgaben, die zur Erreichung des Ziels abzuarbeiten sind.

Frage: Welche Teilaufgaben/-Schritte sind zu erledigen, um das Projekt zeit- und budgetgerecht zu abzuschließen?

Wichtig ist hier, auch wirklich jede einzelne Aufgabe aufzulisten, damit man einen kompletten Projektplan erstellen kann.

Schritt 3: Bestimme die Abhängigkeiten zwischen den Aktivitäten und bestimme die Dauer jeder Aktivität

Jetzt gehen wir ins Detail: für jeden einzelnen Arbeitsschritt bestimmen wir die Dauer, den Vorgänger und den Nachfolger.

Frage: Wie lange dauert die Erledigung dieses Arbeitspakets wirklich? Was muss vorher fertiggestellt werden? Was muss auf die Fertigstellung dieser Aufgabe warten?

Mehr Infos zum Thema „realistische Zeitschätzung“ findest Du hier:

Schritt 4: Den kritischen Pfad ermitteln

Sobald du diese visuelle Ãœbersicht deines Projekts erstellt hast, kannst du festlegen, welche Aufgaben auf dem „kritischen Pfad“ liegen, indem du die Aufgaben identifizierst, die abgeschlossen werden müssen, damit andere nachfolgende Aufgaben rechtzeitig beginnen oder abgeschlossen werden können.

Das bedeutet, dass jede Verzögerung auf diesem „kritischen Pfad“ das gesamte Projekt verzögern kann – deshalb ist er so wichtig!

Dazu berechnest Du einmal alle Schritte vorwärts, d.h. ab dem frühestmöglichen Startzeitpunkt und einmal rückwärts, d.h. vom letztmöglichen Fertigstellungszeitpunkt aus. Damit ergeben sich die frühesten bzw. spätesten Anfangs- und Endzeitpunkte aller Vorgänge.

Bei einigen Aufgaben wirst Du feststellen, dass Vorwärts- du Rückwärtsrechnung dieselben Ergebnisse bringen, das genau ist der kritische Pfad, denn diese Aufgaben beinhalten leider keine Pufferzeiten. Alle anderen lassen sich innerhalb der errechneten Zeiträume schieben, ohne dass das Gesamtprojekt sich dadurch verschiebt :-)

Schritt 5: Füge alle Aktivitäten in einem Diagramm zusammen

Der letzte Schritt bei der Erstellung deines kritischen Pfads ist die Visualisierung der einzelnen Projektschritte in einem Netzplan oder GANTT-Diagramm, in dem jede Aufgabe sowie ihr Zeitplan und ihre Abhängigkeiten dargestellt werden.

So bekommst du einen Überblick darüber, wie lange es dauert, bis jede Aufgabe erledigt ist, und wo es zu Verzögerungen oder Problemen bei der Ressourcenzuweisung kommen kann.

Warum ist das wichtig?

Erfolgreichem Projektmanagement sorgt dafür, dass es gelingt ein komplexes Projekt termingerecht, im vorgegebenen Budgetrahmen und mit hoher Qualität durchzuführen. Dafür müssen alle Ressourcen perfekt aufeinander angestimmt sein und es darf möglichst wenig Verzögerungen geben.

Damit das funktioniert, ist eine gewissenhafte Planung im Vorfeld wichtig. Hier hilft die Methode des kritischen Pfades dem Projektmanager, den Projektablauf vorab zu visualisieren.

Reihenfolge und Dauer der Projektschritte aufzeigen

Die Methode des kritischen Pfades gibt Unternehmern wertvolle Einblicke in die Zeitpläne und Budgets der Projekte, so dass sie fundierte Entscheidungen über die beste Ressourcenzuweisung treffen und ihre Teams entsprechend steuern können.

Er hilft dir, die Reihenfolge der Aufgaben zu visualisieren, die erledigt werden müssen, damit dein Projekt erfolgreich ist. Er zeigt auch, welche Aufgaben von anderen Aufgaben abhängig sind und wie viel Zeit du für jede Aufgabe brauchst.

Prioritäten setzen

Wenn du weißt, wie sich jede Aufgabe auf den Zeitplan des Projekts auswirkt, kannst du dich besser auf Verzögerungen oder Unterbrechungen vorbereiten, die während der Ausführung auftreten können. Auf diese Weise kannst du sicherstellen, dass alle Aufgaben rechtzeitig und mit möglichst wenig Problemen abgeschlossen werden.

Sobald du verstehst, was wann geschehen muss, ist es ist einfacher, vorauszudenken und deinen Zeitplan bei Bedarf anzupassen. Der kritische Pfad kann dir dabei helfen, herauszufinden, welche Aufgaben am wichtigsten sind und mehr Aufmerksamkeit benötigen und welche Aufgaben verschoben oder sogar übersprungen werden können, ohne das Gesamtprojekt zu stören.

Die Verwendung des kritischen Pfades ist ein wesentlicher Bestandteil einer erfolgreichen Projektplanung. Wenn du weißt, wie sich die verschiedenen Aufgaben gegenseitig beeinflussen, kannst du fundierte Entscheidungen treffen welche Aufgaben du priorisieren musst und wie du deine Ressourcen am besten einsetzt.

Risiken frühzeitig erkennen

Der kritische Pfad hilft dir nicht nur bei der Planung von Aufgaben und Zeitplänen, sondern auch dabei, potenzielle Risiken zu erkennen. Die Kenntnis des kritischen Pfads kann dir helfen, potenzielle Risiken frühzeitig zu erkennen, damit du entsprechend planen und sicherstellen kannst, dass alles reibungslos abläuft.

Wenn du diese Methode frühzeitig im Projektmanagementprozess anwendest, kannst du sicherstellen, dass deine Projekte pünktlich fertig werden, ohne das Budget zu überschreiten oder Abstriche bei der Qualität zu machen.

Beispiel: Projektmanagement & kritischer Pfad

Wahrscheinlich könnt ihr euch noch nicht so richtig vorstellen, wie das Ganze am Ende aussieht, wenn ihr noch nie mit der Methode des kritischen Pfades gearbeitet habt. Daher hier ein Beispiel zur Veranschaulichung.

Ich nehme hier das kleine Beispiel, welches ich auch schon beim Thema „Kanban-Projektmanagement“ genutzt habe: „Tennisjacken für die Damenmannschaft organisieren“

Ziel

Das Ziel dieses Mini-Projekts ist es, alle Spielerinnen der Damenmannschaften meines Tennisclubs mit einer einheitlichen, gebrandeten und personalisierten Tennisjacke auszustatten.

Aktivitäten

Die Liste der einzelnen Aufgaben sortiert nach Thema, damit ich auch nichts vergesse:

Abstimmung mit den Spielerinnen

1. Abstimmung Jacken-Qualität
2. Abfrage Jacken-Größen & Namen
3. Jacken verteilen

Lieferantenauswahl

1. Alte Lieferdaten erfragen
2. Recherche Lieferanten
3. Ausschreibung Lieferanten
4. Lieferant auswählen

Produktion

1. Lieferant beauftragen
2. Liefertermin klären
3. Versand Logo an Lieferanten
4. Stickmuster anfordern
5. Stickmuster angucken
6. Namensliste an Lieferanten mailen
7. Produktion Jacken
8. Jacken abholen

Design

1. Update Vereins-Logo
2. Erstellung Vorlage

Finanzen

1. Versand Kontodaten an die Spielerinnen
2. Kontrolle Zahlungseingänge
3. Vorauszahlung an Lieferanten leisten
4. Rechnung prüfen

Ihr seht: so klein ist dieses Projektchen dann doch nicht, wenn man die einzelnen Schritte einmal untereinander schreibt :-)

Dauer & Abhängigkeiten

Jetzt geht es an die Details: wie lange dauern die einzelnen Schritte und welcher steht in Abhängigkeit zu anderen Schritten?

Das Ganze habe ich mir lieber in einer Tabelle eingetragen, denn sonst verliere ich total den Ãœberblick:

Aufgaben-Liste Tennisjacken

Dazu habe ich alle Aufgaben untereinandergeschrieben und erstmal die Dauer eingetragen. Dann bin ich Zeile für Zeile durch die Tabelle gegangen und habe mir überlegt, welche Aufgabe der jeweilige Vorgänger ist.

Kritischer Pfad

Diese Tabelle ist aber sehr unübersichtlich, wenn man sich den echten Projektablauf vorstellen möchte. Daher wandle ich die ganzen Infos jetzt in ein Diagramm um, damit ich die Sache einfacher steuern kann:

Projektplan Tennisjacken

Wie ihr seht, gibt es lediglich bei fünf Teilaufgaben Pufferzeiten, d.h. da ist es nicht kritisch, wenn sich hier etwas verschiebt. Alle anderen Schritte dürfen sich nicht verzögern, weil sich sonst das Projektende nach hinten verschiebt.

Kleiner Exkurs: Unterschied zwischen Critical Chain und Critical Path

Sowohl Critical Chain als auch Critical Path sind Konzepte aus dem Projektmanagement, die dazu dienen, kritische Aufgaben in einem Projekt zu identifizieren, um sicherzustellen, dass das Projekt rechtzeitig abgeschlossen wird.

Der Hauptunterschied zwischen den beiden Konzepten liegt in ihrer Herangehensweise an die Identifikation kritischer Aufgaben.

• Der Critical Path-Ansatz konzentriert sich auf die längste Abfolge von Aufgaben im Projekt, die eine Verzögerung der Fertigstellung verursachen würde, wenn sie sich verzögert. Der Critical Path identifiziert also die Aufgaben, die den längsten Weg zum Projektabschluss bilden. Diese Aufgaben sind kritisch, weil eine Verzögerung in diesen Aufgaben eine Verzögerung des gesamten Projekts verursachen würde.
• Der Critical Chain-Ansatz konzentriert sich auf die Identifikation von Ressourcenengpässen im Projekt. Anstatt den Fokus auf die Aufgaben selbst zu legen, betrachtet der Critical Chain-Ansatz die Verfügbarkeit der Ressourcen, die für die Fertigstellung der Aufgaben benötigt werden. Auf diese Weise werden die Ressourcen so effizient wie möglich eingesetzt, um Engpässe zu vermeiden und das Projekt schnellstmöglich abzuschließen.

Je nach Art des Projekts und der verfügbaren Ressourcen kann einer der beiden Ansätze effektiver sein als der andere.

Eine gute Zusammenfassung der Unterschiede findet ihr hier.

Und mehr zum Critical Chain Projektmanagement findet ihr hier:

Anwendung im Alltag

Abgesehen von großen Projekten, ist die Beachtung des kritischen Pfades auch im Kleinen sinnvoll.

Es immer darum herauszufinden, wer oder was durch Input/Aktionen von mir schon mal starten kann, während ich etwas anderes erledige bzw. wessen Input ich benötige, um weiterzukommen.

Immer dort, wo Menschen oder Maschinen parallel zu mir arbeiten können, ist es wichtig diese Vorgänge nicht warten zu lassen, damit sich der Gesamtablauf nicht verzögert bzw. möglichst kurz ist. Auch andersrum ist dies vernünftig: wenn ich Input benötige, frage ich möglichst früh danach, damit die Infos da sind, sobald ich sie benötige.

Hier ein paar Beispiele:

• Im Haushalt: Ich stelle meine Kaffeemaschine an, bevor ich meine Zähne putze, dann ist der Kaffee fertig, wenn ich aus dem Bad komme.
• Im Job: Ich beantworte Mails mit Fragen von Kollegen und Kunden bevor ich mich an längere Aufgaben setze, damit diese weiterarbeiten können.
• Im Alltag: Ich lasse mir Rezepte zusenden, bevor die Medikamente verbraucht sind, dann muss ich nicht spontan zum Arzt rennen, wenn es soweit ist.

Meine Überlegung dabei: je mehr Vorgänge parallel ablaufen oder frühzeitig starten, umso schneller bin ich fertig und kann auf den Tennisplatz :-)

Fazit

Wenn du die Methode des kritischen Pfades für dein Projektmanagement verwendest, kannst du sicherstellen, dass deine Projekte effizient und pünktlich fertiggestellt werden, ohne dass es zu Kostenüberschreitungen oder unnötigen Verzögerungen aufgrund unerwarteter Hindernisse oder falscher Ressourcenverwendung kommt.

Wenn du dieses leistungsstarke Instrument von Beginn des Lebenszyklus deiner Projekte an nutzt, kannst du sicherstellen, dass dein Team alles hat, was es braucht, erfolgreiche Ergebnisse zu liefern!

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