Heute in unserem kleinen Grundkurs zum Thema Buchhaltung: Rückstellungen buchen.

Was genau sind Rückstellungen und wofür sind die da?

Kurz gesagt: Rückstellungen werden gebildet für Verbindlichkeiten, die im abgelaufenen Geschäftsjahr entstanden sind, deren Höhe und Fälligkeit aber noch nicht genau bekannt sind. Rückstellungen dürfen aber nur gebildet werden, wenn es sich um Verbindlichkeiten handelt, die dem Grunde nach bestehen und ihre Ursache im abgelaufenen Geschäftsjahr haben.

Sie dienen also, genau wie die Rechnungsabgrenzungsposten, dazu, den Erfolg einer bestimmten Periode zu ermitteln. Dieser stimmt nicht immer überein mit den vorliegenden Eingangs- und Ausgangsrechnungen und muss daher teilweise durch Rückstellungen korrigiert werden.

Beispiele für solche Rückstellungen sind u.a. erwartete Steuerzahlungen oder auch Reparaturkosten für Schäden aus dem abgelaufenen Jahr, die erst im Folgejahr repariert werden.

Wie ihr solche Rückstellungen buchen könnt und was es zu beachten gilt steht hier! Natürlich wie immer mit Beispielen :-)

Basiswissen Rückstellungen

Lt.  § 249 Abs. 1 HGB müsst ihr Rückstellungen bilden für:

• ungewisse Verbindlichkeiten,
• drohende Verluste aus schwebenden Geschäften,
• für im Geschäftsjahr unterlassene Aufwendungen für Instandhaltung, die im folgenden Geschäftsjahr innerhalb von drei Monaten, oder für Abraumbeseitigung, die im folgenden Geschäftsjahr nachgeholt werden,
• oder für Gewährleistungen, die ohne rechtliche Verpflichtung erbracht werden.

Der Betrag für die Rückstellung darf dabei nicht beliebig hoch angesetzt werden, er muss nach vernünftiger kaufmännischer Beurteilung erfolgen und darf z.B. eine erwartete Preissteigerung beinhalten. Anzusetzen ist der sogenannte „Erfüllungsbetrag“ (s.u.).

Auflösen dürft ihr die Rückstellungen nur, wenn der Grund für die Rückstellung entfällt. Dies erfolgt i.d.R. über „sonstige betriebliche Erträge“ oder „periodenfremde Aufwendungen“.

Rückstellungen in der Bilanz

Rückstellungen mindern als Aufwand den Gewinn und stehen, wie andere Verbindlichkeiten auch, auf der Passiv-Seite (rechts) der Bilanz. Sie gliedern sich dort wie folgt (s. § 266 Abs. 3 B. HGB):

1. Rückstellungen für Pensionen und ähnliche Verpflichtungen;
2. Steuerrückstellungen;
3. sonstige Rückstellungen.

Ungewisse Verbindlichkeiten

Normalerweise basiert eine Verbindlichkeit auf drei Punkten: es gibt einen Grund, eine Fälligkeit und einen Betrag. Ist einer dieser drei Punkte ungewiss, so handelt es sich um eine „ungewisse“ Verbindlichkeit, für die ihr eine Rückstellung bilden müsst.

Berechnung der Rückstellung

Lt. § 253 Abs. 1 Satz 2 HGB sind Rückstellungen in Höhe des nach vernünftiger kaufmännischer Beurteilung notwendigen Erfüllungsbetrages anzusetzen.

• Vernünftige kaufmännische Beurteilung heißt, dass man den Betrag nicht einfach so schätzen darf, sondern dieser ordentlich hergeleitet und berechnet werden muss. Dazu kann man natürlich auch Erfahrungswerte heranziehen. Am besten, man bewahrt die Berechnung bei den Unterlagen zur Bilanz auf, falls mal ein Prüfer gucken kommt :-)
• Kosten- und Preissteigerungen dürfen (zumindest in der Handelsbilanz) bei der Ermittlung des Erfüllungsbetrags eingepreist werden. Logisch, denn es geht ja genau darum zu ermitteln, wie viel Geld wir zur Erfüllung der Verbindlichkeit in der Zukunft wahrscheinlich benötigen. In der Steuerbilanz ist dies nicht zulässig, so dass sich manchmal Unterschiede ergeben. (Was ich persönlich sehr blöd finde …)

Lt. § 253 Abs. 2 HGB sind Rückstellungen mit einer Restlaufzeit von mehr als einem Jahr abzuzinsen mit dem ihrer Restlaufzeit entsprechenden durchschnittlichen Marktzinssatz, der sich im Falle von Rückstellungen für Altersversorgungsverpflichtungen aus den vergangenen zehn Geschäftsjahren und im Falle sonstiger Rückstellungen aus den vergangenen sieben Geschäftsjahren ergibt.

Rückstellungen für Altersversorgungsverpflichtungen oder vergleichbare langfristig fällige Verpflichtungen dürfen pauschal mit dem durchschnittlichen Marktzinssatz abgezinst werden, der sich bei einer angenommenen Restlaufzeit von 15 Jahren ergibt.

Für die Steuerbilanz gilt leider auch hier etwas anderes (§ 6 Abs. 1 Nr. 3a Buchstabe e EStG): hier sind Rückstellungen mit einem Zinssatz von 5,5 Prozent abzuzinsen. Also schon wieder eine Abweichung der beiden Bilanzen voneinander – gruselig …

Beispiele für sonstige Rückstellungen

Folgende Rückstellungen findet man z.B. häufig bei Unternehmen:

• Prozesskostenrückstellungen: Rückstellungen für drohende Verluste aus schwebenden Gerichtsverfahren; also Verfahren, bei denen noch kein Urteil gesprochen wurde (Stichwort: ungewisse Verbindlichkeiten).
• Drohverlustrückstellung: das sind Verluste aus sog. schwebenden Geschäften, also Geschäfte, deren Verträge von keiner Partei unterzeichnet wurden. Achtung: Drohverlustrückstellungen dürfen nur in der Handelsbilanz passiviert werden, nicht in der Steuerbilanz (§ 5 Abs. 4a EStG).
• Instandhaltungsrückstellungen: im abgeschlossenen Geschäftsjahr unterlassene Aufwendungen für Instandhaltung, die in der ersten drei Monaten des Folgejahres nachgeholt werden.
• Gewährleistungsrückstellungen: Rückstellung für den Fall, dass ein Vertragspartner einen Gewährleistungsanspruch stellt, den das Unternehmen heute noch nicht abschätzen kann.

Rückstellungen bilden

Ich lasse jetzt mal die komplizierten Unterschiede zwischen Handels- und Steuerbilanz außer Acht und zeige euch nur, wie man die wichtigsten Vorgänge bucht, OK?

Steuerrückstellungen buchen

Das Jahr ist rum und es lief super, daher erwartet ihr eine Steuernachzahlung bei der Gewerbesteuer i.H.v. 5.000 EUR.

Das bucht ihr so:

• Die Rückstellungen stehen wie alle Verbindlichkeiten, auf der rechten Seite der Bilanz, daher gilt: – im SOLL und + im HABEN buchen.
• Das Konto „Steuern“ ist ein Aufwandskonto und wird über das GuV-Konto gewinnmindernd abgeschlossen. Es steht also auf auch der rechten Seite der Bilanz, daher gilt: – im SOLL und + im HABEN buchen.

Buchungssatz:

Steuerrückstellungen buchen

Sonstige Rückstellungen buchen

Weil das abgeschlossene Jahr super gelaufen ist (wie im vorigen Beispiel), entschließt ihr euch die längst überfällige Renovierung der Büros nun endlich im ersten Quartal des neuen Jahres in Angriff zu nehmen. Ein Angebot liegt schon vor und ihr rechnet mit ca. 8.000 EUR für die Instandhaltung.

Wichtig ist hierbei, die Voraussetzungen für die Rückstellung erfüllt sein müssen:

• Ungewisse Verbindlichkeit? Ja, denn die Rechnung liegt ja noch nicht vor, d.h. Höhe und Fälligkeit sind zwar ungefähr bekannt, aber eben nicht gewiss.
• Grund für den Aufwand liegt im abgeschlossenen Jahr? Ja, die Abnutzung ist ja nicht erst heute passiert.
• Dreimonatsfrist für Instandhaltung wird eingehalten? Ja, die Renovierung soll im ersten Quartal erfolgen.

Na dann, auf geht’s mit der Buchung der Rückstellung:

• Die Rückstellungen stehen wie alle Verbindlichkeiten, auf der rechten Seite der Bilanz, daher gilt: – im SOLL und + im HABEN buchen.
• Das Konto „Aufwand für Instandhaltung“ ist ein Aufwandskonto und wird über das GuV-Konto gewinnmindernd abgeschlossen. Es steht also auf auch der rechten Seite der Bilanz, daher gilt: – im SOLL und + im HABEN buchen.

Buchungssatz:

Sonstige Rückstellungen buchen

Total easy, gell?

Rückstellungen auflösen

Wie bereits gesagt: auflösen dürft ihr die Rückstellungen nur, wenn der Grund für die Rückstellung entfällt. Dies erfolgt i.d.R. über „sonstige betriebliche Erträge“ oder „periodenfremde Aufwendungen“.

Vorstellbar sind dabei drei Fälle: die Rückstellung war zu hoch, die Rückstellung war zu niedrig oder sie passte genau. Wie man das jeweils bucht lest ihr hier:

Auflösung falls Rückstellung > Rechnungsbetrag

Erinnert ihr euch noch an das Beispiel mit der Renovierung der Büroräume? Da hatten wir 8.000 EUR eingeplant. Zum Glück war die ganze Aktion deutlich billiger und auf der Rechnung stehen nur 6.500 EUR. Hurra :-)

Das bucht ihr so:

• Die Rückstellungen stehen wie alle Verbindlichkeiten, auf der rechten Seite der Bilanz, daher gilt: – im SOLL und + im HABEN buchen.
• Das Konto „Erträge aus der Auflösung von Rückstellungen (Ertr. a.d. Aufl. RSt.)“ ist ein Ertragsskonto und wird über das GuV-Konto gewinnerhöhend abgeschlossen. Es steht also auf auch der rechten Seite der Bilanz, daher gilt: – im SOLL und + im HABEN buchen.
• Die Bank steht auf der linken Seite der Bilanz, daher gilt: + im SOLL und – im HABEN buchen.

Buchungssatz:

Auflösung falls Rückstellung > Rechnungsbetrag

Auflösung falls Rückstellung < Rechnungsbetrag

Nehmen wir unser zweites Beispiel mit den Steuerrückstellungen, da lief es leider nicht so gut und wir müssen statt 5.000 EUR jetzt 6.500 EUR Gewerbesteuer nachzahlen. Zack, schon sind die bei der Renovierung eingesparten 1.500 EUR wieder weg :-(

Das verbuchen wir wie folgt:

• Die Rückstellungen stehen wie alle Verbindlichkeiten, auf der rechten Seite der Bilanz, daher gilt: – im SOLL und + im HABEN buchen.
• Das Konto „periodenfremde Aufwendungen (per.-fremd. Aufw.)“ ist ein Aufwandskonto und wird über das GuV-Konto gewinnermindernd abgeschlossen. Es steht also auf auch der rechten Seite der Bilanz, daher gilt: – im SOLL und + im HABEN buchen.
• Die Bank steht auf der linken Seite der Bilanz, daher gilt: + im SOLL und – im HABEN buchen.

Buchungssatz:

Auflösung falls Rückstellung < Rechnungsbetrag

Auflösung falls Rückstellung = Rechnungsbetrag

Hier spare ich mir das Beispiel, denn das ist ja easy.

Einfach Rückstellung an Bank buchen und zack, schon seid ihr fertig :-)

Buchungssatz:

Ausblick

Dies ist der vorvorletzte Teil des Grundkurses Buchhaltung :-) Jetzt fehlen nur noch die Eröffnungs- und Abschlussbuchungen. Die packe ich lieber in zwei getrennte Texte, damit ihr nicht durcheinander kommt oder erschlagen werdet von der Fülle der Informationen!

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