Finanzen & Buchhaltung
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So geht Stundenverrechnungssatz-Kalkulation

Stundenverrechnungssatz kalkulieren
Gastbeitrag von Pierre Tunger

Der Stundenverrechnungssatz ist eine der essentiellen Größen in Deinem Unternehmen. Er ist der Wert, den Du für eine Stunde Arbeit in Rechnung stellst. Er sollte alle Kosten und einen Gewinnaufschlag enthalten. In diesem Beitrag lernst Du, wie Du ihn berechnest und welches Tool Dir dabei hilft.

Zu Beginn die Basics

Stundenverrechnungssatz-Berechnung ist etwas Mathematik, also kommen wir um ein paar Formeln zu Beginn nicht umher.

Gewinn = Erlös – Kosten

G = E – K

Damit Du mit Deinem Unternehmen Gewinn machst, müssen Deine Erlöse (E) größer als Deine Kosten (K) sein. Beide Größen werden üblicherweise für ein Kalenderjahr ermittelt.

Erlös (auch Umsatz) = verkaufte Menge * Preis pro Stück

Erlös (auch Umsatz) = verkaufte Stunden * Stundenverrechnungssatz

E = x * p

Die verkauften Mengen sind die Stunden, die Du Deinem Kunden in Rechnung stellst.

Der Preis pro Stück (pro Stunde) ist der Stundenverrechnungssatz.

Kosten

Kosten (auch Gesamtkosten) = Variable Kosten + Fixe Kosten

Variable Kosten sind abhängig von der verkauften Menge. Wenn Du mehr Aufträge abarbeitest, gehen auch Deine Kosten hoch. Nämlich primär Deine Personalkosten.

Fixe Kosten sind unabhängig von der verkauften Menge. Die Miete für Deine Büroräume, die Handyflat, die Leasinggebühren für das Kfz oder das Gehalt des Chefsekretärs bleiben gleich, egal ob Du Aufträge abarbeitest oder nicht.

Dies ist natürlich ein Stück weit theoretisch, da in der Praxis langfristig alle Kosten variabel sind. Aber diese Unterscheidung ist notwendig, um einfacher rechnen zu können. Und im betrachteten laufenden Kalenderjahr dürften diese Kosten tatsächlich weitgehend fix sein.

Um den Stundenverrechnungssatz zu ermitteln, benötigst Du also folgende Informationen:

  • Aufstellung der Fixkosten (häufig auch Gemeinkosten)
  • Aufstellung der Variablen Kosten
  • Anzahl der verkaufsfähigen Stunden

In der Excel-Vorlage-Stundenverrechnungssatz* kannst Du diese Informationen einfach erfassen und berechnen.

Fixkosten

Die Fixkosten fasst Du am Besten in gängigen Kostenarten zusammen, um den Überblick zu behalten. Dies sind:

  • Kfz-Kosten
  • Werbekosten
  • Reisekosten, Bewirtung
  • Kosten der Warenabgabe (Verpackung, Porto) – Anmerkung: können teilweise variabel sein
  • Raumkosten
  • Versicherungen
  • Beiträge/Gebühren
  • Reparatur / Instandhaltung
  • Telefon / Internet
  • Fortbildung
  • Rechts-/Beratungskosten
  • Buchführung / Jahresabschluss
  • Sonstige Kosten
  • Zinsen
  • Abschreibungen

Pro Kostenart solltest Du ebenfalls mehrere Konten anlegen. Folgende Untergliederung der Kfz-Kosten wäre sinnvoll:

TIPP:

Die Höhe der Kosten zu schätzen, ist nicht immer ganz einfach. Ein bewährtes Vorgehen ist die Orientierung an den vergangenen Jahren und eine Annahme, wie sich das zu planende Jahr im Vergleich entwickeln soll. Die Kostenarten und die einzelnen Konten sind dabei sehr hilfreich.

Solltest Du gar nicht verstehen, wie sich der Betrag in Deinem Jahresabschluss oder Deiner BWA (betriebswirtschaftlichen Auswertung) zusammensetzt, so kannst Du in jedes Konto reinklicken und Dir die konkreten Buchungstexte anschauen bzw. Dir vom Steuerberater das Kontenblatt zuschicken lassen.

Nachdem Du alle Fixkosten (Gemeinkosten) geplant hast, bildest Du die Summe.

In der Excel-Vorlage sieht dies wie folgt aus:

Stundenverrechnungssatz - Gemeinkosten

Stundenverrechnungssatz – Gemeinkosten

Variable Kosten

Die variablen Kosten fasst Du, analog den Fixkosten, ebenfalls in gängige Kostenarten zusammen.

  • Personalkosten
  • Subunternehmer (externe Mitarbeiter)
  • Fremdleistungen
  • Materialkosten

Personalkosten

Um die Personalkosten zu ermitteln, benötigst Du für jeden Mitarbeiter folgende Informationen:

  • Stundenlohn
  • Wochen-Arbeits-Stunden
  • Arbeits-Wochen pro Jahr
  • Arbeitgeber-Anteil Sozial-Vers.
  • Personal-Kosten

Personalkosten = Stundenlohn * Wochenarbeitsstunden * Arbeitswochen pro Jahr * AG-Anteil-SV

Im Zuge der Personalkostenplanung bietet es sich an, auch gleich die Stunden zu ermitteln, die dem Mitarbeiter zur Verfügung stehen. Dafür werden zusätzlich noch folgende Informationen benötigt:

  • Urlaub
  • Feiertage
  • Krankheitstage
  • Sonder-Urlaub
  • Produktivität
    • Der Mitarbeiter verbringt nicht seine komplette Arbeitszeit beim Kunden oder am Kundenprojekt, sondern muss ich weiterbilden, organisieren, das Lager aufräumen und Rechnungen schreiben. Um die produktiven Stunden zu ermitteln, benötigst Du einen Produktivitätsfaktor.

TIPP:

Vergleiche zum Jahresende wie viele Stunden Du in Rechnung gestellt hast und wie viele Stunden Deine Mitarbeiter zur Verfügung standen und ermittle die Produktivität und versuche diese auf ein „gesundes“ Maß zu erhöhen.




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Die Berechnung der Personalkosten und produktiven Stunden sieht in der Excel-Vorlage wie folgt aus:

Stundenverrechnungssatz - Personalplanung

Stundenverrechnungssatz – Personalplanung

Subunternehmer / Externe Mitarbeiter

Subunternehmer oder auch freie Mitarbeiter werden buchhalterisch häufig unter „Fremdleistungen“ gebucht. Jedoch sind sie von Fremdleistungen im klassischen Sinne zu unterscheiden. Subs vollbringen die gleiche Tätigkeit wie Deine Angestellten. Fremdleistungen hingegen sind oft eine andere essentielle Tätigkeit.

Beispiel:

Ein Dachdecker hat eine große Baustelle und beauftragt daher einen anderen Dachdecker bei ihm mit zu arbeiten. Dieser andere Dachdecker ist dann Subunternehmer.

Um das Dach zu decken, benötigt der Dachdecker jedoch auch ein Gerüst. Der beauftragte Gerüstbauer läuft als Fremdleistung.

Um die Kosten für Subunternehmer zu planen, benötigst Du lediglich:

  • die Anzahl der Stunden pro Jahr
  • den Stundenverrechnungssatz des Subs

Analog der Personalberechnung kannst Du die produktiven Stunden ermitteln, die Dir der Sub zur Verfügung steht.

Beachte, dass Du Zeit benötigst, um die Subs zu finden, zu informieren, ihre Arbeit zu kontrollieren und die Leistung schließlich abzurechnen. Diese Zeit sollte bei Deinem unproduktiven Personal mit dabei sein.

Abhängig davon, wie Du die Verträge mit Deinen Subs gestaltest, kann die Produktivität hier bei 100% liegen.

In der Excel-Vorlage sieht dies wie folgt aus:

Stundenverrechnungssatz - Subunternehmer

Stundenverrechnungssatz – Subunternehmer

Stundenverrechnungssatz berechnen

Ohne Subunternehmer

Aus den Gemeinkosten und den Personalkosten berechnest Du die Gesamtkosten. Diese Gesamtkosten musst Du nun auf alle produktiven Stunden aufteilen, um keinen Verlust zu machen.

Dies sieht in der Excel-Vorlage wie folgt aus:

Stundenverrechnungsatz ohne Subunternehmer

Stundenverrechnungsatz ohne Subunternehmer

Mit Subunternehmern

Solltest Du mit Subunternehmern rechnen, so erhöhen diese die Gesamtkosten und die produktiven Stunden.

Dies sieht dann wie folgt aus:

Stundenverrechnungsatz mit Subunternehmern

Stundenverrechnungsatz mit Subunternehmern

Interpretation

Die so ermittelten Stundenverrechnungssätze erwirtschaften keinen Gewinn. Aber auch keinen Verlust. Du bist bei Plus-Minus-Null. Um den Gewinn zu beeinflussen, hast Du 3 Optionen:

  • Den Stundenverrechnungssatz erhöhen:
    • Jede Erhöhung um 1 € bringt einen Mehrgewinn in Höhe der verkauften Stunden.
    • Konkret: Verkauft Unternehmer X 100 Stunden zu 31 € statt 30 €, macht er 3.100 € Umsatz anstatt 3.000 € und damit 100 € mehr Gewinn bei gleichbleibenden Kosten.
  • Die Anzahl der verkauften Stunden erhöhen:
    • Konkret: Verkauft Unternehmer X 110 Stunden anstatt 100 zu 30 €, macht er 3.300 € Umsatz anstatt 3.000 € und damit 300 € mehr Gewinn bei gleichbleibenden Kosten.
    • Verkauft er jedoch weniger, ist er im Minus.
  • Die Kosten reduzieren, ohne dabei die produktiven Stunden zu reduzieren.

Rentabilitätsbetrachtung mit Material und Fremdleistungen

In der bisherigen Berechnung sind weder Material noch Fremdleistungen berücksichtigt. Diese beeinflussen jedoch Kosten und Umsatz und können erheblichen Einfluss auf den Gewinn haben.

Für eine umfassende Rentabilitätsbetrachtung musst Du die Kosten für Material und Fremdleistungen in die Betrachtung einfließen lassen. Die Materialkosten erhöhen die Gesamtkosten.

Von den Materialkosten sollte ein Prozentsatz für Verschnitt hinterlegt werden, um den Materialaufwand beim Kunden zu ermitteln.

Dem Materialaufwand beim Kunden kann noch ein prozentualer Materialaufschlag hinzugefügt werden, um den Umsatz durch Material zu ermitteln, der den Gesamtumsatz erhöht.

Analoges Vorgehen gilt für die Fremdleistungen.

In der Excel-Vorlage-Stundenverrechnungssatz* sieht die Berechnung wie folgt aus:

Stundenverrechnungssatz - Rentabilität

Stundenverrechnungssatz – Rentabilität

Zusätzlich zu der Berechnung gibt es auch eine Interpretation:

Stundenverrechnungssatz - Rentabilität

Stundenverrechnungssatz – Rentabilität

Zusammenfassung

Stundenverrechnungssatz-Kalkulation ist kein Hexenwerk und mit den richtigen Tools einfach durchzuführen.

Aus meiner Zeit als Unternehmensberater weiß ich, dass viele kleine Unternehmen derartige Berechnungen viel zu selten machen. Ich empfehle einmal pro Jahr, optimalerweise am Ende des Jahres, den Stundenverrechnungssatz neu zu berechnen.

Denn manchmal ist es besser, eine Stunde über sein Geld nachzudenken, als einen ganzen Tag hart dafür zu arbeiten.

Ich hoffe, der Beitrag hat Dir geholfen, zu verstehen, wie Du Deinen Stundenverrechnungssatz ermittelst und welche Informationen Du dazu benötigst.

Die Excel-Vorlage-Stundenverrechnungssatz kannst Du jetzt hier testen:

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Frohes Schaffen … Pierre Tunger

Der Autor

Pierre TungerPierre Tunger: Einfaches Rechnungswesen für Jungunternehmer.

Zahlen sind seine Leidenschaft und er liebt es, komplexe Sachverhalte in einfachen Strukturen darzustellen. Er ist Diplom-Kaufmann und berät und coacht seit 2008 Unternehmer im Bereich Betriebswirtschaft.

Seit 2013 veröffentlicht er zusätzlich Beiträge, eBooks und Excel-Tools fürs Rechnungswesen, um noch mehr Menschen zu erreichen. Sein Credo: Wer rechnen kann, ist klar im Vorteil.

Durch seine Arbeit schafft er Grundlagen für clevere, unternehmerische Entscheidungen, minimiert den Aufwand fürs Rechnungswesen und erleichtere somit Unternehmern das Leben.

Neben der Beratung entwickelt und vertreibt er smarte Excel-Vorlagen für Unternehmer. Wie bspw. die Liquiditätsplanung* oder die Einnahmen-Überschuss-Rechnung*, die auf seiner Website erworben werden können.

Für mehr Inspirationen seinerseits, besuche pierretunger.com, abonniere seinen Newsletter oder folge ihm auf Twitter.

Foto: Andrew Branch / unsplash.com

*Alle mit Sternchen gekennzeichneten Links sind Affiliate-Links, d.h. wir bekommen eine kleine Provision, wenn ihr darüber bestellt. Für euch kostet es natürlich keinen Cent mehr 🙂




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6 Kommentare

  1. Hallo Heike,

    es freut mich, dass mein Beitrag nun bei Dir im Unternehmerhandbuch erscheint.
    Ich verfolge die Kommentare und stehe für Fragen und Diskussionen zur Verfügung.

    VG Pierre

  2. Pingback: So geht Stundenverrechnungssatz-Kalkulation | Heikes Projekte

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