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Der Problemlösungsprozess (PLP), einfach erklärt!

Problemlösungsprozess

Der Problemlösungsprozess (PLP) kommt aus dem Qualitätsmanagement. Dabei geht es darum, sich bzw. das Unternehmen ständig zu verbessern, indem Probleme erkannt, analysiert, Lösungswege erarbeitet und dann die Umsetzung kontrolliert wird. Und das in einem kontinuierlichen, niemals endenden Prozess.

Die Abfolge Plan-Do-Check-Act (PDCA), klassisch als Rad dargestellt, bildet die Basis für die vielen Varianten des Problemlösungsprozesses, die es mittlerweile gibt.

Hier in Kurzform das Vorgehen bei einem 8-stufigen Problemlösungsprozess, um Probleme im Unternehmen systematisch und vor allem nachhaltig zu lösen.

Plan-Do-Check-Act (PDCA)

Für alle, die sich noch nicht so wirklich mit dem Thema Qualitätsmanagement beschäftigt haben, hier ganz kurz die Erklärung zum Plan-Do-Check-Act-Rad:

Plan-Do-Check-Act-Rad

Plan-Do-Check-Act-Rad

Plan

Zunächst plant man eine mögliche Herangehensweise an ein Problem, eine Situation oder eine unternehmerische Herausforderung. Dafür sollte natürlich das zu lösende Problem genau identifiziert und analysiert werden, sonst schießt man mit dem Plan am Ziel vorbei – klar, oder?

Do

In der zweiten Phase erfolgt die Umsetzung der geplanten Maßnahmen.

Parallel beobachtet man, welche Auswirkungen die getroffenen Maßnahmen haben, ob sie greifen, Nebenwirkungen haben etc. Man sammelt und analysiert hier also schon die Daten für die nächste Phase des PDCA-Rads.

Check

In der Check-Phase geht es darum herauszufinden, ob die getätigten Maßnahmen die geplanten und gewünschten Auswirkungen haben. Oder auch nicht…

Act

Der PDCA-Kreis endet mit der Entscheidung, ob die eingeführten Maßnahmen beibehalten werden oder weitere Korrekturen notwendig sind.

Wenn ja, dann geht das Rad von neuem los. Wenn nein, kann man sich mit Hilfe des Rades anderen Baustellen widmen 🙂

Problemlösungsprozess (PLP)

Das klingt jetzt alles so easy: einfach sich was ausdenken, machen, gucken, ob es funktioniert, und dann ggfs. ein bisschen anpassen….

Da jedoch die meisten Unternehmen weitaus komplexer sind und somit auch ihre Probleme, mag ich die etwas detailliertere Herangehensweise des 8-stufigen Problemlösungsprozesses lieber.

Problemlösungsprozess

Inspiriert hat mich eine Grafik bei Pinterest, deren Original-Quelle leider nicht mehr auffindbar ist. (Quelle: Pinterest)

Hier die Erklärung zu den genannten acht Phasen:

Problem identifizieren

Das klingt jetzt so leicht, aber gerade der Einstieg in den Problemlösungsprozess ist oft die schwierigste Phase. Denn nur, wenn wir ganz genau definieren, was eigentlich das Problem ist, das wir lösen möchten, können wir auch zielführende Lösungswege entwerfen.

Ein Beispiel:

Problem: Wir machen zu wenig Umsatz!

Lösung: Tja, das ist jetzt schwierig, denn so lange wir nicht etwas genauer wissen, woran das liegt, wo sollen wir da mit einer Lösung ansetzen?

Wichtig also: das Problem deutlich kleiner fassen und eingrenzen, sonst wird aus dem geplanten Vorgehen schnell ein aktionistisches Rumwuseln…

Daten sammeln

Genau deswegen müssen jetzt erst einmal Daten und Fakten her. Was sind mögliche Ursachen für den mangelnden Umsatz? Was hat welchen Einfluss? Woher kommt das Problem?

Hier gilt es alles, wirklich alles an Daten, Wissen, Erfahrungen und so weiter zusammen zu tragen, um sich dann ein genaues Bild der Lage machen zu können.

Daten analysieren

Jetzt, wo wir alle möglichen Ursachen des Problems „zu wenig Umsatz“ zusammen getragen haben, machen wir uns an die Analyse und Bewertung unseres Wissens.

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Sobald die Hauptursache des Problems identifiziert ist, können wir zum nächsten Schritt übergehen.

Kleiner Hinweis: sowas kann man z.B. sehr gut mit einem Ishikawa-Diagramm darstellen und untersuchen.

Lösungsmöglichkeiten erarbeiten

Jetzt kommt der praktische Teil des Problemlösungsprozesses: die möglichen Lösungen für unser Problem!

Einfach mal wild brainstormen, welche Möglichkeiten es gibt, um das Problem zu lösen. Oder Experten fragen oder auch Google – jeder Input ist willkommen! Je mehr Möglichkeiten sich uns bieten, umso wahrscheinlicher ist es, dass etwas Passendes dabei ist 🙂

Lösung auswählen

Nun müsst ihr euch entscheiden: was ist die beste Lösung für euer Problem? Ihr müsst also die einzelnen Alternativen bewerten. Welche Kriterien ihr dazu heran zieht, ist natürlich je nach Problemstellung unterschiedlich.

Ein paar Varianten, um Alternativen zu bewerten habe ich hier aufgeschrieben:

Umsetzung planen

Endlich geht es los!

Also fast, denn was genau wer wann und wie tut, sollte gut geplant werden, sonst scheitert die Lösung eures Problems später an irgendwelchen doofen Kleinigkeiten.

Hier die die wichtigsten Fragen die ihr bei der Planung berücksichtigen solltet:

  • WAS: Was ist zu tun?
  • WANN: Wann soll die Umsetzung erfolgen? Wann ist der Endtermin?
  • WIE: Wie soll die Umsetzung erfolgen, d.h. mit welchen Mitteln? Wie hoch ist der Ressourcenbedarf? Wie hoch sind die Kosten?
  • WER: Wer übernimmt welche Aufgabe? Wer ist zuständig & verantwortlich?
  • WO: Wo liegen die Risiken? Wo könnten die Stolpersteine stecken? Was passiert im schlimmsten Fall?

Mehr dazu steht hier: Planung – Basics.

Umsetzen und Testen

Jetzt aber, die beste gefundene Lösung wird endlich umgesetzt.

Aber wirkt sie auch? Verringert sich das Problem? Tauchen neue auf? Läuft alles optimal oder kann man noch nachbessern?

Es ist ganz wichtig, die neuen Maßnahmen gut zu beobachten, damit man bei Bedarf nachsteuern kann bzw. erkennt, dass die gewählte Lösung doch nicht die beste ist…

Weiter verbessern

Tja, wenn sich abzeichnet, dass die aktuelle Lösung doch noch nicht so optimal ist, dann hilft nur eins: den Kreis von vorne beginnen 🙂

Oder aber ihr könnt euch bei erfolgreicher Problemlösung einer neuen Baustelle mit Hilfe des PLP zuwenden – auch eine gute Idee!

Es gibt immer was zu verbessern 🙂

Quelle: Pinterest





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