Management & Controlling
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Planung – Basics

Planung

„Je planmäßiger der Mensch vorgeht, umso wirkungsvoller trifft ihn der Zufall.“
Friedrich Dürrenmatt

Management besteht zu großen Teilen aus den Themen Zieldefinition, Planung und Kontrolle der Umsetzung.

Im Folgenden wollen wir daher kurz die wichtigsten Bausteine erfolgreicher Planung skizzieren, ohne jedoch auf einzelne Planungsmethoden & -werkzeuge einzugehen. Diese werden wir später in zusätzlichen Artikeln vorstellen.

Ausgehend von den 5 W-Fragen (Was, Wann, Wie, Wer, Wo) gelangt man relativ einfach zu einem ersten Entwurf der Planung.

WAS: Was ist zu tun?

Anhand der Zieldefinition unterteilt man das Gesamtvorhaben in handliche kleine Teilbaustellen, aus denen sich Arbeitspakete, die in sich geschlossene Aufgaben beschreiben, erstellen lassen. Wichtig ist, die Abhängigkeiten der einzelnen Pakete untereinander aufzuzeigen, um z.B. bei Verzögerungen bei einzelnen Gewerken die Auswirkungen auf andere Teilbaustellen nicht aus den Augen zu verlieren. Als Ergebnis erhält man einen Strukturplan.

WANN: Wann soll die Umsetzung erfolgen? Wann ist der Endtermin?

Als nächstes werden der Ablauf des Vorhabens und die Reihenfolge der einzelnen Arbeitsschritte festgelegt. Gerne wird auch mit sogenannten Meilensteinen gearbeitet, d.h. einer Unterteilung in größere Zwischenetappen, anhand derer eine Aussage zum Fortschritt des Vorhabens getroffen werden kann. Zusammengefasst wird das ganze im Termin- oder auch Ablaufplan.

WIE: Wie soll die Umsetzung erfolgen, d.h. mit welchen Mitteln? Wie hoch ist der Ressourcenbedarf? Wie hoch sind die Kosten?

Bereits zu Beginn eines Vorhabens sollte man sich Gedanken über die benötigten Ressourcen machen. Das Ergebnis ist eine Kosten– & Ressourcenplanung. Natürlich lassen sich zu Beginn viele Kosten nur schätzen, aber eine grobe Budgetverteilung hilft bei der Abschätzung im Vorfeld. Im Laufe der Umsetzung wird die Kostenplanung dann immer weiter verfeinert und angepasst, um so eine ständige Kontrolle zu ermöglichen.

WER: Wer übernimmt welche Aufgabe? Wer ist zuständig & verantwortlich?

Die Teamzusammenstellung bzw. die Organisation eines Unternehmens ist entscheidend für den Erfolg. Zuständigkeiten müssen geklärt sein, will man nicht Gefahr laufen, dass einzelne Aufgaben von niemandem erledigt werden. Wichtig für die Steuerung des Gesamtvorhabens ist auch, wer für welche Baustelle verantwortlich zeichnet, wer wem welche Informationen zukommen lässt und wer welche Entscheidungskompetenz hat. Zusammengefasst wird alles im Organigramm.

WO: Wo liegen die Risiken? Wo könnten die Stolpersteine stecken? Was passiert im schlimmsten Fall?

Der Kölner sagt: „Et hät noch immer joot jejange.“ Was aber wenn es halt mal nicht gut geht? Besser man macht sich im Vorfeld Gedanken über mögliche Risiken und entwickelt einen Plan B für den Fall der Fälle. Eine Alternativplanung und worst-case-Szenarien bereiten das Team auf den Ernstfall vor, so dass im Fall der Fälle schnell und gezielt reagiert werden kann ohne in hektischen Aktionismus zu verfallen.

Mehr Informationen

Mehr Infos findet ihr in der Kategorie „Management“ und in den kommenden Artikeln zum Thema Planung und Projektmanagement.

Foto: Rainer Sturm / pixelio.de

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