Finanzen & Buchhaltung
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3 Tipps für die bessere Buchhaltung

Buchhaltung

Jeder Unternehmer muss über alle Einnahmen und Ausgaben seiner Firma Buch führen – sei es für den Überblick über den aktuellen Unternehmensstand und alle Geschäftsvorfälle oder für die Gewinnübermittlung an das Finanzamt.

In der Regel unterliegt die Buchführung steuerlichen Zwängen. Sorgfalt hat deshalb oberste Priorität.

Tipp 1: Sorgfalt ist Pflicht

Das Wichtigste ist, dass die Buchführung sorgfältig gemacht wird. Oft geht die detaillierte Dokumentation der Geschäftsvorfälle im Alltagsstress unter, sie ist allerdings unabdingbar, um am Ende des Geschäftsjahres einen realistischen Überblick über Einnahmen und Abgaben zu haben.

Auch für das Finanzamt ist die sorgfältige Handhabung – also die vollständige und übersichtliche Abgabe aller Unterlagen – wichtig, damit es später nicht zu Missverständnissen kommt.

Auf Folgendes sollte man besonders achten:

  • Die vollständige Dokumentation aller Geschäftsvorfälle. Dazu gehören Rechnungen, Belege, Warenein- und Ausgänge, Abschreibungen, Lohnzahlungen, Kredite, Versicherungen und bei Bargeschäften ein ordnungsgemäßes Kassenbuch.
  • Die rechtzeitige Abgabe der Dokumente (bei Terminversäumnissen droht unter Umständen eine Strafe vom Finanzamt).

Jeder Unternehmer sollte sich wenigstens einmal im Monat Zeit nehmen, um die Unterlagen durchzuarbeiten und gegebenenfalls an den Buchhalter oder Steuerberater weiterzugeben. Vor allem der Jahresabschluss unterliegt Fristen und Vorschriften und sollte deshalb nicht zu spät abgegeben werden.

Tipp 2: Die richtige Hilfe nutzen

Es gibt verschiedene Möglichkeiten der Buchführung: Entweder übernimmt man sie selbst oder man gibt die Aufgabe an einen Buchhalter weiter, den man einstellt oder extern beauftragt. Beide Varianten haben Vor- und Nachteile.

Buchhalter kosten Geld, erleichtern jedoch einen großen Teil der Alltagsarbeit. Sie besitzen die Erfahrung, sodass in der Regel keine Fehler oder Missverständnisse auftreten.

Aber auch die eigene Buchführung fällt nicht schwer. Vor allem kleinere Unternehmen profitieren von Buchhaltungssoftwares, die heute sogar online und cloudbasiert durchgeführt werden können.

Selbstständige und Kleinunternehmer sollten bei der Auswahl der Software allerdings darauf achten, dass diese zum Unternehmen passt. Das bedeutet:

  • Sie sollte die für das Unternehmen wichtigen Funktionen erfüllen, also zur Branche und den firmeninternen Abläufen passen
  • Den gesetzlichen Anforderungen gerecht werden
  • Übersichtlich sein, sodass man mit der Software gut arbeiten kann (der Unternehmer sollte Buchführung und Vorgehensweise bestimmen, nicht die Software!)

Tipp 3: Für den Buchhalter arbeiten

Unternehmen, die einen Buchhalter beauftragen, sollten für ihn und nicht gegen ihn arbeiten. Fehler wie die falsche Abheftung der Unterlagen oder die Abgabe eines riesigen Durcheinanders an Unterlagen führen zu Verzögerungen und im schlimmsten Fall zu Fehlern bei der Buchführung.

Damit ein Buchhalter gut und korrekt arbeiten kann, sollten folgende Vorgehensweisen beachtet werden:

  • Keine Klarsichtfolien oder Dokumenthüllen verwenden: Die Verwendung unzähliger Plastikhüllen macht dem Buchhalter unnötig Arbeit, da er jedes Dokument aus der Hülle nehmen, beschriften und wieder in die Hülle zurück stecken muss.
  • Dokumente richtig lochen, nicht tackern: Zusammengetackerte Dokumente können schlecht bearbeitet werden, weshalb der Buchhalter sie wieder trennt. Das kostet unnötig Zeit und Nerven. Am besten locht man die Dokumente ordentlich und heftet sie in einen Ordner. Aber Vorsicht: Der Locher sollte keine wichtigen Informationen entfernen!
  • Beim Einheften vorsortieren: Sortierte Belege und Dokumente helfen dem Buchhalter, einen besseren Überblick zu bekommen. Bereits einfaches Vorsortieren, beispielsweise nach Eingangs- und Ausgangsrechnungen oder einfach nach der chronologischen Abfolge, spart Zeit.
  • Thermopapier kopieren: Einige Kassenbons von Tankstellen oder Restaurants sind auf Thermopapier gedruckt. Dieses verblasst im Laufe der Zeit, sodass die Daten unleserlich werden. Belege auf Thermopapier sollten deshalb auf normales Papier kopiert werden.

Ein fester Termin, an dem man die Unterlagen an die Buchführung weitergibt, hilft ebenfalls – einem selbst, da man genau weiß, bis wann die Aufgabe abgearbeitet werden muss, und dem Buchhalter, da er seinen Arbeitsalltag besser planen kann.

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Kategorie: Finanzen & Buchhaltung

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Unternehmerhandbuch

Dieses Fachmagazin richtet sich an kleine und mittlere Unternehmen, Selbständige und Existenzgründer, die nicht für jedes Thema eine Fachabteilung haben. Hier gibt es praktische Tipps zur Unternehmensführung, die selbständig umgesetzt werden können.

14 Kommentare

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    Thomas sagt

    Meine Tante besitzt eine Firma. Sie wollte anfangs, die Buchhaltung externen Steuerberatern zu überlassen. Externe Anbieter sind aber kostspielig und lohnen sich am Anfang nicht ab. Deshalb hat sie sich für eine Buchhaltungssoftware entschieden. Zudem bietet die von ihr ausgewählte Software Funktionen an, die die gesetzlichen Anforderungen erfüllen.

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    Ferdinand sagt

    Mein Steuerberater macht auch meine Buchhaltung. Da hatte er wohl nicht viel Vergnügen mit mir, da ich grundsätzlich immer alle Dokumente in eine Klarsichtfolie geheftet habe. Nun, jetzt weiß ich es und kann ihm etwas Arbeit ersparen.

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    Der Artikel gibt einiges wieder was vor allem die Arbeit mit einem Klassischen Buchhalter angeht. Welcher noch mit Pendelordnern arbeitet. Für alle die Bereits Digitale Kopien Ihrer Belege zu Ihrem Buchhalter übertragen hier noch folgende Anregungen.
    1. Nur ein Beleg je Seite Scannen. Das wird vor allem bei Kleinbelegen anders gehandhabt (z.B. Tankbelege) da je Buchungssatz eine Seite im EDV System hinterlegt wird muss der Buchhalter die gescannte Seite bearbeiten (zuschneiden & kopieren). Hierzu muss er das Programm verlassen – sehr Zeitaufwändig.
    2. Eine strukturierte Ablage der Orginalbelege ist extrem wichtig. Denn Grundlage für den Betriebsprüfer sind die Orginalbelege. Diese muss er schell zuordnen können sonst kann er die EDV Buchhaltung verwerfen da die GoBD nicht eingehalten wurden. Die Folge können dann Zuschätzungen sein.

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    Greco sagt

    Vielen Dank für die Information! Ich bin einfach unnutzbar, wenn es um Mathematik geht. Hoffentlich mit diesen Tipps werde Ich bessere Buchhaltung machen.

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    Bianca Leber sagt

    Falls noch jemand eine Stelle als Buchhalter sucht, der Steuerberater ecandes aus Hamm sucht derzeit für einen Mandanten, einem großen Familienunternehmen, mit Standort Hamm Westfalen ab sofort einen Buchhalter mit Leitungsfunktion Finanzen und Verwaltung in Vollzeit. Bei Interesse einfach mal unter https://www.ecandes.de/karriere/ schauen, da gibts noch genauere Infos.

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    Mara N. sagt

    Ein sehr interessanter Artikel! Es ist oft lästig, ständig fragen zu müssen, was der Buchhalter genau braucht. Vor allem, weil man ihm so viel Arbeit abnehmen kann, obwohl man selbst genau den gleichen Aufwand hat, ich meine, ob man Dokumente jetzt geheftet oder gelocht abgibt macht für einen selber ja kaum einen Unterschied, aber für den Buchhalter ja anscheinend schon. Super, wenn man dann helfen kann, das macht das Miteinander arbeiten doch gleich viel schöner, danke für den Tipp!
    Ich hoffe, mit der kommenden Digitalisierung wird diese ganze Übergabe noch einfacher. Ich meine, diese ganzen Rechnungsprogramme und Finanzsoftwares (damit meine ich Bilendo oder Ähnliche) müssten doch eigentlich einen großen Vorteil bedeuten für Steuerberater, so bekommen sie Rechnungen auf dem aktuellsten Stand und noch dazu geordnet, dann würde sich die Frage gar nicht mehr stellen, ob man Dokumente jetzt geheftet oder gelocht abgibt, oder?

    Viele Grüße und noch einen schönen Abend
    Mara :)

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    Arnold De Dag sagt

    Tipp 3 ist wichtig! Es kann Ihre ganze Erfahrung ändern. Ich frage mich immer „Was wenn Ich den Buchhalter sein muss? Halte Ich richtige Berichten? Kann Ich alle notwendigen Dokumente finden?“ Mit dieser Perspektive Veränderung kann man viel Gutes tun.

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    Viktoria Maisner sagt

    Hallo zusammen,
    vielen herzlichen Dank für den spannenden und informativen Artikel zum Thema Verbesserung der Finanzbuchhaltung. Gerade erst im letzten Semester hatte ich dieses Modul in der Uni und habe bemerkt wie viele Dinge es zu beachten gibt. Ich stehe noch ganz am Anfang, habe aber schnell bemerkt, dass mich das Thema sehr interessiert. Ich werde mich weiter informieren, um auf dem Laufenden zu bleiben.

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    Sophie Gerber sagt

    Vielen Dank für diesen Beitrag! Auch ich habe den für später gespeichert. Bei Buchführung benötigt man vor allem am Anfang jede mögliche Hilfe, was man finden kann.
    Danke und liebe Grüße, Sophie

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    Mia Lassen sagt

    Eine echt klasse Zusammenfassung. Danke auch für die Tipps!
    Habe diesen Artikel abgespeichert, da der Text gute Punkte enthält, die mir später sicherlich behilflich sein werden.
    Liebe Grüße
    Mia

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