Jeder Unternehmer muss über alle Einnahmen und Ausgaben seiner Firma Buch führen – sei es für den Überblick über den aktuellen Unternehmensstand und alle Geschäftsvorfälle oder für die Gewinnübermittlung an das Finanzamt.

In der Regel unterliegt die Buchführung steuerlichen Zwängen. Sorgfalt hat deshalb oberste Priorität.

Tipp 1: Sorgfalt ist Pflicht

Das Wichtigste ist, dass die Buchführung sorgfältig gemacht wird. Oft geht die detaillierte Dokumentation der Geschäftsvorfälle im Alltagsstress unter, sie ist allerdings unabdingbar, um am Ende des Geschäftsjahres einen realistischen Überblick über Einnahmen und Abgaben zu haben.

Auch für das Finanzamt ist die sorgfältige Handhabung – also die vollständige und übersichtliche Abgabe aller Unterlagen – wichtig, damit es später nicht zu Missverständnissen kommt.

Auf Folgendes sollte man besonders achten:

• Die vollständige Dokumentation aller Geschäftsvorfälle. Dazu gehören Rechnungen, Belege, Warenein- und Ausgänge, Abschreibungen, Lohnzahlungen, Kredite, Versicherungen und bei Bargeschäften ein ordnungsgemäßes Kassenbuch.
• Die rechtzeitige Abgabe der Dokumente (bei Terminversäumnissen droht unter Umständen eine Strafe vom Finanzamt).

Jeder Unternehmer sollte sich wenigstens einmal im Monat Zeit nehmen, um die Unterlagen durchzuarbeiten und gegebenenfalls an den Buchhalter oder Steuerberater weiterzugeben. Vor allem der Jahresabschluss unterliegt Fristen und Vorschriften und sollte deshalb nicht zu spät abgegeben werden.

Tipp 2: Die richtige Hilfe nutzen

Es gibt verschiedene Möglichkeiten der Buchführung: Entweder übernimmt man sie selbst oder man gibt die Aufgabe an einen Buchhalter weiter, den man einstellt oder extern beauftragt. Beide Varianten haben Vor- und Nachteile.

Buchhalter kosten Geld, erleichtern jedoch einen großen Teil der Alltagsarbeit. Sie besitzen die Erfahrung, sodass in der Regel keine Fehler oder Missverständnisse auftreten.

Aber auch die eigene Buchführung fällt nicht schwer. Vor allem kleinere Unternehmen profitieren von Buchhaltungssoftwares, die heute sogar online und cloudbasiert durchgeführt werden können.

Selbstständige und Kleinunternehmer sollten bei der Auswahl der Software allerdings darauf achten, dass diese zum Unternehmen passt. Das bedeutet:

• Sie sollte die für das Unternehmen wichtigen Funktionen erfüllen, also zur Branche und den firmeninternen Abläufen passen
• Den gesetzlichen Anforderungen gerecht werden
• Ãœbersichtlich sein, sodass man mit der Software gut arbeiten kann (der Unternehmer sollte Buchführung und Vorgehensweise bestimmen, nicht die Software!)

Digitalisierung und Automatisierung nutzen

Digitalisierung und Automatisierung bieten enorme Potenziale für eine effizientere Buchhaltung. Durch den Einsatz moderner Buchhaltungssoftware lassen sich viele Routineaufgaben automatisieren, wie zum Beispiel die Zuordnung von Belegen oder die Überwachung von Zahlungseingängen und -fristen. Das spart nicht nur Zeit, sondern minimiert auch das Risiko menschlicher Fehler.

Digitale Systeme ermöglichen eine zentrale Ablage von Dokumenten, auf die jederzeit und von überall zugegriffen werden kann – ideal für Teams, die ortsunabhängig arbeiten. Besonders hilfreich sind dabei Schnittstellen zu Banken und anderen Finanzdienstleistern, die automatische Abgleiche von Transaktionen ermöglichen. Zusätzlich erleichtern digitale Workflows die Zusammenarbeit mit Steuerberatern, da Daten und Dokumente einfach und sicher geteilt werden können.

Durch den gezielten Einsatz von Automatisierung bleibt mehr Zeit für die eigentlichen Kernaufgaben im Unternehmen. Wer hier investiert, schafft langfristig nicht nur eine bessere Übersicht, sondern auch eine zukunftssichere Basis für die Finanzverwaltung.

Tipp 3: Für den Buchhalter arbeiten

Unternehmen, die einen Buchhalter beauftragen, sollten für ihn und nicht gegen ihn arbeiten. Fehler wie die falsche Abheftung der Unterlagen oder die Abgabe eines riesigen Durcheinanders an Unterlagen führen zu Verzögerungen und im schlimmsten Fall zu Fehlern bei der Buchführung.

Damit ein Buchhalter gut und korrekt arbeiten kann, sollten folgende Vorgehensweisen beachtet werden:

• Keine Klarsichtfolien oder Dokumenthüllen verwenden: Die Verwendung unzähliger Plastikhüllen macht dem Buchhalter unnötig Arbeit, da er jedes Dokument aus der Hülle nehmen, beschriften und wieder in die Hülle zurück stecken muss.
• Dokumente richtig lochen, nicht tackern: Zusammengetackerte Dokumente können schlecht bearbeitet werden, weshalb der Buchhalter sie wieder trennt. Das kostet unnötig Zeit und Nerven. Am besten locht man die Dokumente ordentlich und heftet sie in einen Ordner. Aber Vorsicht: Der Locher sollte keine wichtigen Informationen entfernen!
• Beim Einheften vorsortieren: Sortierte Belege und Dokumente helfen dem Buchhalter, einen besseren Ãœberblick zu bekommen. Bereits einfaches Vorsortieren, beispielsweise nach Eingangs- und Ausgangsrechnungen oder einfach nach der chronologischen Abfolge, spart Zeit.
• Thermopapier kopieren: Einige Kassenbons von Tankstellen oder Restaurants sind auf Thermopapier gedruckt. Dieses verblasst im Laufe der Zeit, sodass die Daten unleserlich werden. Belege auf Thermopapier sollten deshalb auf normales Papier kopiert werden.

Ein fester Termin, an dem man die Unterlagen an die Buchführung weitergibt, hilft ebenfalls – einem selbst, da man genau weiß, bis wann die Aufgabe abgearbeitet werden muss, und dem Buchhalter, da er seinen Arbeitsalltag besser planen kann.

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