Buchhaltung – das ist ja für die meisten ein ganz ganz grauenhaftes Thema… Aber als Selbständiger kommt man darum einfach nicht herum :-)

Im Unternehmerhandbuch findet hier zum Thema Buchhaltung / Buchführung ja unendlich viele Beiträge, von ganz einfachen Tipps bis hin zum Grundkurs Buchhaltung, der in die Tiefe der doppelten Buchführung einsteigt. Für jeden ist also was dabei.

Hier meine 10 Tipps für die Buchhaltung als Selbständiger, Kleinunternehmer & Freelancer!

Wie oft pro Monat?

Ich kümmere mich tatsächlich täglich um die Buchhaltung, damit sich keine Berge auftürmen. In kleinen Häppchen ist das für mich einfach besser verdaulich.

Das heißt aber nicht, dass ich jeden Tag eine Auswertung mache oder so. Nein, ich bearbeite einfach alle eingehenden Dokumente sofort, lege z.B. Terminüberweisungen an oder schreibe die Rechnung für ein fertiges Projekt.

So vergesse ich nichts und am Monatsende sind es nur ein paar Klicks und schon ist der Monatsabschluss fertig.

Wie mein Buchhaltungsordner aufgebaut ist lest ihr hier:

Wann ist der beste Tag?

Hm – da ich das ja täglich erledige, gibt es bei mir keinen besten Tag :-)

Den Monatsabschluss erstelle ich dann aber meist an einem Tag, an dem ich nicht so wirklich kreativ bin. Zettel sortieren und Umsatzsteuervoranmeldung versenden, das kann ich auch ohne groß nachzudenken, da sind solche unproduktiven Tage genau die richtigen. So sind sie nicht unnütz verschleudert, denn man hat zumindest etwas Zielführendes erledigt!

Noch mehr Tipps für unproduktive Tage findet ihr hier:

Manuell oder Buchhaltungssoftware?

Ich nutze schon seit vielen Jahren BüroEasyPlus von Lexware. Manuell käme ich bei meinen ganzen Projekten und den Kunden im In- und Ausland auch gar nicht mehr hinterher.

Wen das interessiert, der liest hier mehr zu meinem Lieblings-Buchhaltungs-Programm:

Einziger Nachteil dieses Tools: es ist eine Desktop-Version, das möchten viele nicht. Daher habe ich mir im Laufe der Jahre auch viele andere Buchhaltungs-Softwares angeschaut. Eine Übersicht findet ihr hier:

Tools & Vorlagen

Abgesehen von BüroEasy Plus nutze ich noch ganz old-school ein kleines rotes Mäppchen, um die Belege des Monats zu sammeln, bevor sie im Buchhaltungsordner verschwinden.

Außerdem natürlich Excel. Da arbeite ich mit diversen Tabellen:

• Ausgangsrechnungen: um nachzuhalten, wie oft ich einen Kunden schon an die Zahlung der Rechnung erinnert habe. Natürlich erinnert mich auch BüroEasy Plus an überfällige Rechnungen, aber ich versende ja nicht immer sofort eine Mahnung, sondern frage erstmal freundlich nach, woran es den hakt. Meist zahlen die Kunden dann auch direkt.
• Jahres-Finanz-Planung: die ist aus meinem Business-Plan entstanden und hilft mir einen Überblick über meine Liquidität zu behalten. Auch eine Vorschau auf den Rest des Jahres ermittle ich hier, basierend auf Hochrechnungen der letzten 12 Monate.
• Reisekosten: dafür nutze ich natürlich meine eigene Vorlage. Zusätzlich habe ich noch eine kleine Tabelle, die das ganze pro Monat zusammenfasst, damit ich das dann am Monatsende auch in die Buchhaltung übernehmen kann.

Wer sich für die von mir genutzten Vorlagen interessiert, voila:

Ich bleibe dabei!

Ich bin ja seit 2005 selbständig. Daher hatte ich viele Jahre Zeit, mein Buchhaltungssystem so anzupassen, dass es für mich optimal funktioniert. Warum also etwas ändern?

Natürlich passe ich meine Vorlagen immer mal wieder ein bisschen an, aber das Grundkonstrukt ist perfekt für mich und bleibt ganz bestimmt wie es ist.

Auf 3 Punkte lege ich dabei besonderen Wert:

• Einfach, d.h. ich möchte möglichst alles an einem Ort haben. Genau das bietet mir BüroEasy Plus. Da kommt alles aus einem System und ich muss nicht mehrere Programme synchron halten. Perfekt, warum sollte ich also wechseln?
• Kostengünstig: hier sage ich bewusst nicht kostenlos, denn für eine vernünftige Software bin ich gerne bereit ein bisschen Geld in die Hand zu nehmen. Rund 200 EUR / Jahr finde ich mehr als vernünftig, wenn ich damit meine komplette Buchhaltung selbst erledigen kann, oder?
• Überblick: als Selbständiger finde ich es ganz wichtig, dass ich immer einen genauen Überblick über meine Finanzen behalte. Denn ich bekomme ja nicht monatlich einen fixen Betrag, sondern meine Einnahmen schwanken schon mal um mehrstellige Beträge. Wenn ich da nicht auf Basis der Vergangenheit ein paar Prognosen erstellen könnte, würde ich mich wohl sehr oft fürchten, ob den auch alles gut geht. Das brauche ich nun wirklich nicht!

Mein System funktioniert prima für mich, ob es auch für andere funktionieren würde? Keine Ahnung, da ist ja auch jeder anders…

Steuerberater: ja oder nein?

Vor vielen vielen Jahren habe ich BWL studiert. Da bekommt man ja die Grundlagen der Buchhaltung ordentlich eingetrichtert und Steuerthemen sind ja auch Bestandteil des Studiums. Hinzu kommt, dass mir Zahlen und Listen liegen, ich kümmere mich ja bei meinen Kunden auch um genau diese Themen. Daher gibt es für mich absolut keinen Grund meine Buchhaltung an einen Steuerberater auszulagern.

Lediglich bei Spezialfragen habe ich einen Steuerberater meines Vertrauens, der mich berät und mir hilft, wenn ich alleine nicht weiter komme. An dieser Stelle empfehle ich mal ausdrücklich die Kanzlei von Herrn Roger Wilms: Die steuerwerk KG in Mönchengladbach. Super Typ, tolles Team und unfassbar kompetente Beratung – Top!

Wenn ihr noch keinen passenden Steuerberater gefunden habt, hilft euch vielleicht das hier:

Empfehle ich jedem Selbständigen, seine Buchhaltung ohne Steuerberater zu erledigen? Auf gar keinen Fall! Bitte überschätzt euch nicht, denn das kann schnell teuer werden! Überlegt euch gut, ob ihr die Zeit und das Wissen habt, eure Buchhaltung selbst zu erledigen. Wenn nicht, dann sucht euch kompetente Unterstützung.

Geschäftskonto: ja oder nein?

JA JA JA – auf jeden Fall!

Warum? Na, weil es einfacher ist!

Wollt ihr wirklich jeden Monat auseinander puzzeln, was privat und was geschäftlich war? Und was ist bei einer Prüfung? Wollt ihr wirklich dem Prüfer einen Einblick in eure privaten Finanzen gestatten? Es gibt so viele kostenlose Girokonten auf dem Markt, da besteht wirklich kein Grund, die geschäftlichen Finanzen nicht von den privaten zu trennen!

Wann stelle ich Rechnungen?

Hm – das kommt darauf an! Nämlich darauf, was genau der Inhalt eures Unternehmens ist.

Wenn ihr Händler seid, dann ist es natürlich wenig sinnvoll, alle Rechnungen immer erst am Monatsende zu schreiben. Klar, oder?

Betreibt ihr aber zum Beispiel ein Projektgeschäft, dann kann es sogar sein, dass ihr die Rechnung erst nach Projektende stellen könnt – kommt ganz auf den Vertrag an.

Wie mache ich das? Es kommt darauf an :-)

Mit meinen Buchhaltungs-Kunden habe ich monatliche Rechnungsstellung vereinbart. Da rechne ich also dann am Monatsletzten oder auch ein paar Tage danach den vorangegangenen Monat ab.

Für meine Handbücher erstelle ich die Rechnung immer dann, wenn ein Werbebeitrag fertig geplant im System ist. Dann ist meine Arbeit nämlich erledigt und ich kann den ganzen Vorgang ins Archiv schieben. Würde ich die Rechnung immer erst stellen, wenn der Beitrag online ist, dann würde ich das sicher das eine oder andere Mal vergessen – gar nicht gut wie ich finde. Außerdem mag ich es nicht, Vorgänge mehrfach anzufassen, das ist mir definitiv zu viel Aufwand.

Offene Rechnungen – was tun?

Leider kommt das in letzter Zeit häufiger Mal vor, dass Werbekunden nicht wie vereinbart zahlen. Ganz schlechter Stil finde ich! Sie erwarten von mir, dass ich meine Arbeit pünktlich und zuverlässig erledige, haben dann aber mit der Bezahlung auf einmal ganz viel Zeit… Nee, das mag ich gar nicht.

Da ich aber ein netter Mensch bin, erinnere ich 7 Tage nach Fälligkeit erstmal ganz freundlich an die offene Rechnung. Schließlich kann es immer mal sein, dass etwas untergegangen ist. Jeder macht mal einen Fehler. Habe ich allerdings nach 3-mal Nachfragen immer noch kein Geld auf dem Konto, werde auch ich ungemütlich. Hilft ja nichts…

Welche Kunden ich außerdem nicht mag, lest ihr hier:

ToDos?

Also ganz ehrlich? Ich bin schon sehr fit in Buchhaltung. Logisch, denn das ist ja ein Teil meiner Selbständigkeit. Und organisiert arbeite ich sowieso, auch das ist Teil meines Jobs als Unternehmensberaterin mit Schwerpunkt, Organisation & Controlling.

Da weiß ich jetzt ehrlich gesagt nicht, was ich mir vornehmen sollte. Lernen werde ich sowieso ständig etwas Neues, denn es ist ja immer Bewegung in den Themen Buchhaltung & Steuern.

Ich freu mich drauf!

Noch Fragen?

Und ihr so? Habt ihr Fragen? Anregungen? Wünscht ihr euch Vorlagen oder Tipps?

Immer her mit euren Themen, die beantworte ich dann hier im Unternehmerhandbuch so nach und nach gerne :-)

Die ist mein Beitrag zur Blogparade „10 Tipps für die Buchhaltung als Selbstständiger, Kleinunternehmer & Freelancer“ von Sven Scheuerle.

Pin it!