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Raus aus dem Unternehmer-Hamsterrad: 10 Wege, Zeit zu gewinnen, für die wirklich wichtigen Themen

Hamsterrad, Zeit gewinnen
Gastbeitrag von Marloes Göke

Unternehmensinhaber und Selbständige stehen permanent vor der Herausforderung, verschiedene Bälle gleichzeitig in der Luft zu halten. Dazu gehört es, den eigenen Arbeitsalltag zu meistern, das Team zu steuern, Kunden zu betreuen, neue zu gewinnen, das Unternehmen voranzubringen und selbstverständlich bei allem immer den Überblick zu behalten. Daneben fordern auch Familie und Freunde Aufmerksamkeit und Zeit, ganz zu schweigen von den eigenen Bedürfnissen.

Der Tag hat nie ausreichend Stunden und viele Unternehmer fühlen sich wie im Hamsterrad gefangen.

Die folgenden zehn Wege zeigen Ihnen, wie Sie Ihr Hamsterrad anhalten und wieder selbst über Ihre Zeit bestimmen.

1. Weg: Sorgen Sie für konzentrierte Arbeitszeit

Unsere heutige Arbeits- und Lebenswelt ist von permanenten Ablenkungen geprägt und die modernen Kommunikationsmittel wetteifern um unsere Aufmerksamkeit. Unglücklicherweise ist unser Gehirn darauf programmiert, uns auf all diese Signaltöne und optischen Reize hinzuweisen.

In der Folge verlieren wir ständig unsere Aufmerksamkeit, springen von einer Sache zur nächsten und beschäftigen uns mit drei oder mehr Dingen gleichzeitig. Das kostet unglaublich viel Zeit und ist wenig produktiv.

Reservieren Sie sich täglich 45 bis 90 Minuten konzentrierte Arbeitszeit, in der Sie an Ihren wichtigen Themen arbeiten und schirmen Sie sich in dieser Zeit vor Störungen und Ablenkungen ab. Allein diese kleine Änderung wird Ihre Produktivität erheblich steigern.

2. Weg: Reduzieren Sie Störungen und Ablenkungen

Dieser Weg schließt direkt an den vorherigen an. Ablenkungen und Störungen sind immense Zeitfresser, nicht nur für uns, sondern für unser gesamtes Team. Hier steckt ein riesiges Produktivitätspotenzial.

Beobachten Sie, durch was oder wen Sie aus der Konzentration gerissen werden und prüfen Sie, wie Sie diese Störung oder Ablenkung zukünftig vermeiden könnten. Integrieren Sie Ihr Team dabei.

  • Eine Möglichkeit können klar definierte Zeiten für Austausch sein, so dass nicht alles ad hoc besprochen wird, sondern Themen bis zum jeweiligen Termin gesammelt werden.
  • Eine weitere könnten Rückzugsmöglichkeiten für die Bearbeitung komplexer Aufgaben sein, die Konzentration erfordert.
  • Und eine dritte könnten E-Mail- und Smartphone freie Zeiten sein. Also eine festgelegte digitale-Detox-Phase.

Ihnen fällt sich noch viel mehr ein, seien Sie kreativ!

3. Weg: Finden Sie einen effizienten Umgang mit E-Mails

An einem normalen Arbeitstag versendet und empfängt jeder von uns durchschnittlich 121 E-Mails. Tendenz steigend. E-Mails haben unsere Kommunikation vereinfacht. Dies hat jedoch auch dazu geführt, dass mehr kommuniziert wird.

Da wir in der Regel nicht produktiv sind, wenn wir Emails bearbeiten, ist es sinnvoll, diese Zeit zu minimieren. Wirkungsvolle Maßnahmen sind E-Mail-Öffnungszeiten festzulegen, die Benachrichtigung für eintreffende E-Mails auszustellen und nicht sofort auf neu ankommende Mails zu reagieren, sondern Bearbeitungszeiten zu definieren.

Darüber hinaus kann es sinnvoll sein, mit Kunden, dem Team, Lieferanten und anderen Kontakten Kommunikationsregeln für E-Mails abzustimmen.

4. Weg: Machen Sie nicht alles selbst

Als Unternehmensinhaber wünschen wir uns ein gewisses Gefühl von Kontrolle. Das ist auch richtig und gut, jedoch führt dies manchmal dazu, dass wir uns schwertun, Dinge abzugeben. Wir sind aber nicht in allem gleich gut, nicht jede Aufgabe geht uns gleich leicht von der Hand und für manches ist unsere Arbeitszeit schlicht zu teuer.

Beobachten Sie sich über ein paar Tage und prüfen Sie, welche Tätigkeit sich nicht wie Arbeit anfühlt und welche eher eine Qual ist.

Dann schaffen Sie sich diese Quälgeister eins nach dem anderen vom Hals, denn sie blockieren Ihre Leistungsfähigkeit und Motivation. Entweder Sie delegieren diese ins Team oder beauftragen einen externen Dienstleister.

Gehen Sie genauso bei Aufgaben vor, die nicht zu Ihrer zentralen Unternehmerverantwortung zählen.

5. Weg: Berücksichtigen Sie den feinen Unterschied zwischen Effektivität und Effizienz

Effektivität beschreibt die Fähigkeit, die wichtigen Dinge umzusetzen, wohingegen Effizienz meint, die Dinge am ökonomischsten zu erledigen. Darin steckt echte Power!

Und es ist elementar wichtig, die richtige Reihenfolge einzuhalten: Zunächst geht es darum auszuwählen, was Ihre wichtigen Aufgaben sind, erst dann geht es um die Frage, wie Sie diese effizient erledigen.

Wenn wir die Reihenfolge umkehren, drohen wir ‚in Schönheit zu sterben‘, wie man so schön sagt. Steigern Sie also Ihre Produktivität, indem Sie sich Ihre wichtigen Aufgaben bewusst machen und entwickeln Sie einen Plan, um diese abzuarbeiten.

6. Weg: Implementieren Sie ein System

Oben haben Sie gesehen, wie wichtig Effektivität und Effizienz sind. Doch selbst wenn wir uns daran orientieren, kann es passieren, dass wir vom Tagesgeschäft überrollt werden und die wichtigen Aufgaben aufschieben. Kurzfristig ist dies kein Problem, jedoch zeigt die Praxis, dass es in der Regel eher zu einem Dauerzustand wird.

Um zu verhindern, dass die wichtigen Aufgaben immer wieder hinten runterkippen, weil der Tag nur 24 Stunden hat, ist es notwendig, diese präsent zu halten.

Hierbei hilft ein System. Die einfachste Form ist ein Kalender. Blocken Sie sich Zeiten, in denen Sie diese wichtigen Aufgaben bearbeiten und verteidigen Sie diese Zeiten, als wären es Termine. Um insgesamt eine zeitliche Übersicht zu erhalten, kann es sinnvoll sein, überhaupt alle Aufgaben in den Kalendereinzutragen.

Alternativ zum Kalender können Sie Ihre Ziele und wichtigsten Aufgaben auch irgendwo platzieren, wo Sie häufig draufschauen.

7. Weg: Entwickeln Sie Ihr Team zu mehr Eigenverantwortung

Sofern Sie ein Team an Ihrer Seite haben und sich mehr Eigenverantwortung von ihm wünschen, besteht der erste Schritt darin, sich einzugestehen, dass Sie vermutlich unbewusst die Eigenverantwortlichkeit hemmen. Beobachten Sie sich einfach und fragen sich, ob Sie als Mitarbeitender gerne und engagiert unter sich als Chef arbeiten würden.

Darüber hinaus können Sie die Eigenverantwortung auf vier Arten steigern.

  1. Gebe Sie ein klares Unternehmensziel vor und erarbeiten Sie dann gemeinsam mit dem Team, was dieses Ziel für den jeweiligen Bereich bedeutet.
  2. Standardisieren Sie Prozesse und Abläufe, überall dort, wo es geht, und nutzen Sie bei wiederkehrenden Aufgaben Checklisten. Auch diese können Sie gemeinsam mit dem Team erarbeiten.
  3. Übertragen Sie neben der Aufgabe auch die Verantwortung. Geben Sie dabei einen Vertrauensvorsprung. Menschen wachsen an ihren Herausforderungen.
  4. Vermeiden Sie es, Probleme Ihres Teams selbst zu lösen. Unternehmensinhaber sind zwar schnell im Problemlösen, darin liegt jedoch die Gefahr, dass das Team aufhört eigenständig zu denken.

8. Weg: Pausen sind nicht verhandelbar

Im Sportbereich ist völlig klar, dass Pausen zum Erfolg gehören. Denn wer keine Trainingspausen einlegt, riskiert Ermüdungsbrüche und Leistungseinbußen. In der Arbeitswelt sind Pausen jedoch noch immer verpönt. „Nur harte Arbeit führt zum Erfolg“, so die Überzeugung.

Keine Pausen einzulegen soll Zeit sparen, jedoch zeigen viele Studien und auch der Alltag, dass dies ein Trugschluss ist. Wir brauchen Pausen, um leistungsfähig zu bleiben. Dabei müssen diese gar nicht sehr lang sein. Untersuchungen zeigen, dass bereits fünf bis sechs kleinste Pausen von weniger als einer Minute reichen, um über den Tag produktiv und konzentriert zu bleiben. Das Geheimnis liegt eher in der Regelmäßigkeit als in der Länge.

9. Weg: Zapfen Sie regelmäßig Ihre Energie-Quellen an

Wer Höchstleitungen erbringen will, muss nicht nur für regelmäßige Auszeiten sorgen, sondern benötigt auch effiziente Energie-Quellen.

Es ist ein physikalisches Gesetz, dass nur so viel Energie zur Verfüg steht, wie aufgeladen wurde. Ähnlich, wie bei den Pausen, wird in der Arbeitswelt jedoch angenommen, dass dies für uns nicht gilt. Eine Zeitlang geht es auch tatsächlich gut. Mittelfristig und vor allem langfristig holt uns das jedoch doppelt ein und kann zu einem völligen Ausbrennen führen.

Lassen Sie also Ihre Superman-Illusionen hinter sich! Gestehen Sie sich ein, dass Sie ein Mensch sind und Sie nur Spitzenleistungen bringen können, wenn Sie dafür sorgen, dass Sie energiegeladen und hellwach sind. Dafür ist es notwendig, sich gute Energie-Quellen zu suchen, die Sie regelmäßig anzapfen.

10. Weg: Erarbeiten Sie Ihre Unternehmens-Vision

Aus der Forschung weiß man, dass Zunkunftsziele ein wichtiger Gesundheitsfaktor sind, der Kraft und Motivation spendet.

Dies gilt auch für Ihr Unternehmen. Das langfristige Zunkunftsbild für Ihr Unternehmen ist Ihre Unternehmensvision. Dabei spielen weniger monetäre Richtwerte eine Rolle als der Grund, weswegen Sie Ihr Unternehmen gegründet oder übernommen haben. Es geht um den emotionalen Grund dahinter, Ihre Motivation und Ihr Antrieb, das zu tun, was Sie tun.

Kennedys Vision war es, bis zum Ende des Jahrzehnts einen Menschen zum Mond und sicher zur Erde zurückzubringen. Was ist es bei Ihnen?

Um Ihre Vision zu formulieren können Sie sich vorstellen, dass Sie in fünf Jahren von einem Redakteur eines Wirtschaftsmagazins interviewt werden und Ihre Erfolgsgeschichte erzählen.

Sie wollen noch genauer wissen, wie Sie die Hoheit über Ihre persönliche Zeit zurückgewinnen können, um auch die wichtigen Dinge erledigen zu können und Ihre Ziele erreichen? Dann kontaktieren Sie mich.

Die Autorin

Marloes GökeMarloes Göke ist Expertin für selbstbestimmtes Unternehmertum. Sie ist davon überzeugt: Höchstleitungen und Wohlbefinden schließen sich nicht aus, sondern sind unmittelbar miteinander verknüpft.

Als Unternehmensberaterin mit betriebswirtschaftlichem und psychologischem Know-how unterstützt sie inhabergeführte Unternehmen und Selbständige dabei, sich stärker zu professionalisieren — mit dem Ziel, ein selbstbestimmtes, erfülltes und erfolgreiches Business zu führen.

Mehr Infos unter marloes-goeke.de.

Buchempfehlung

Titel: Selbstständigkeit ohne Selbstaufgabe: Wie Unternehmerinnen und Unternehmer effizienter und zufriedener werden*

Inhalt: Selbstständige und Kleinunternehmer:innem sind gefordert, permanent verschiedene Bälle gleichzeitig in der Luft zu halten. Marloes Göke benennt die Problematiken, die ihnen begegnen und die langfristig ein Hindernis für den unternehmerischen Erfolg, ein erfülltes Privatleben und eine gesunde Work-Life-Balance sein können. In ihrem Buch führt sie durch eine Bestandsaufnahme möglicher Schwachstellen und eingefahrener Gewohnheiten. Gleichzeitig zeigt sie, wie mehr Kontrolle und bessere Selbstorganisation zu weniger Belastung führen, wo Outsourcing sinnvoll ist und was es dazu braucht, um ein Team gut zu führen.

Das Buch gibt Ihnen Hilfestellung, wie Sie Ihr Unternehmen mit Ihrem Leben vereinbaren, beides voranbringen und dabei langfristig gesund, leistungsfähig und motiviert bleiben.

Herausgeber: Haufe
Taschenbuch: 228 Seiten
ISBN-13: 978-3648167458
Preis: 33,99 EUR

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