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Interne Kommunikation zwischen Standorten: So müssen Unternehmen aufgestellt sein!

Interne Kommunikation

Ein wesentlicher Erfolgsfaktor für die Motivation der Mitarbeiter ist eine effiziente Kommunikation. Bei der internen Kommunikation haben es sich sowohl um die verbale als auch um die nonverbale Kommunikation zwischen Mitarbeitern im Unternehmen oder zwischen den verschiedenen Standorten.

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Oftmals wird anstelle der internen Kommunikation auch der Begriff Mitarbeiterkommunikation verwendet.

Bei der internen Kommunikation unterscheidet man zwischen formell und informell. Für die formelle interne Kommunikation werden unterschiedliche Kommunikationsinstrumente eingesetzt, wie zum Beispiel eine Telefonanlage. Die informelle interne Kommunikation ist der persönliche, abteilungs- oder teamübergreifende Austauschprozess.

Welche internen Kommunikationsinstrumente werden genutzt?

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Zu den internen Kommunikationsinstrumenten gehört unter anderen das Intranet oder Social Intranet. Hierbei handelt es sich um ein firmeninternes Rechnernetz. Dieses ist in sich geschlossen und nur den Mitarbeitern des eigenen Unternehmens ist dieses zugänglich.

Dank dieses Systems haben die Mitarbeiter einen einfachen Zugriff auf alle relevanten Daten. Dadurch wird der innerbetriebliche Informationsfluss stark beschleunigt. Inzwischen ist das Intranet ein sehr wichtiges Instrument für die Mitarbeiterkommunikation geworden.

Neben den Möglichkeiten, die digitale Kanäle gestatten, ist der persönliche Kontakt dennoch sehr wichtig. Dafür eignen sich sehr gut Präsenzveranstaltungen. Gemeint sind hier beispielsweise Betriebsversammlungen, Betriebsausflüge oder auch Betriebsfeiern.

Daneben ist die Wirkung eines Internet-Blogs aber auch nicht zu unterschätzen, hier können die Mitarbeiter auf einfache Art und Weise über die aktuellen Ereignisse in der Firma informiert werden. Somit sind alle Informationen an einem zentralen Ort zusammengefasst und für jeden zugänglich.

Auch ein Instant Messaging Tool bringt viele Vorteile für die interne Firmenkommunikation. Hierdurch verringert sich das E-Mail-Aufkommen und es verkürzen sich die Kommunikationswege. Die hier verfassten Textnachrichten können so in Echtzeit an die Kollegen weiter übermittelt werden. Hinzu kommt noch, dass man dank der Präsenz-Anzeige sofort erkennen kann, wer von den Kollegen gerade aktiv und somit verfügbar ist. Außerdem lassen sich per Drag & Drop so auch PDFs, Fotos oder andere Dateien immer schnell und zielgerichtet verschicken. Häufig setzen Unternehmen Instant Messaging Tools von Webex oder MS Teams ein.

Wie die interne Kommunikation verbessert werden kann?

Wer gerne die interne Kommunikation verbessern möchte, steht vor der Aufgabe, ein Konzept zu entwickeln, das den Bedürfnissen des Unternehmens optimal angepasst ist. Zu diesem Zweck müssen die aktuellen Kommunikationswege im Unternehmen genau unter die Lupe genommen werden, um die Stärken und Schwächen zu entdecken.

Um die interne Kommunikation wirklich verbessern zu können, sollten alle Mitarbeiter des Unternehmens in die Strategie miteinbezogen werden. Die alten und hierarchischen Zeiten sind längst vorbei, inzwischen erwarten Mitarbeiter, dass sie zum einen von der Geschäftsführung über relevante Themen informiert werden, und zum anderen gibt es auch eine klare Erwartungshaltung in Sachen Wertschätzung für ihre geleistete Arbeit.

Damit bildet sich hier eine deutliche Erwartungshaltung in Sachen interner Kommunikation ab. Heutige Mitarbeiter erwarten, vollkommen unabhängig von ihrem Arbeitsplatz, einen reibungslosen Informationsfluss. Gegenseitiges Vertrauen und auch Empathie spielen heute im Geschäftsleben eine wesentliche Rolle. Gefordert ist aber ebenso Authentizität und Ehrlichkeit.

Zudem ist es äußerst wichtig, dass die Mitarbeiter wirklich hochwertigen Content erhalten, und hierfür ist der Einsatz von sinnvollen Kommunikations-Tools sehr wichtig. Sie sollen zum einen mobil nutzbar sein und natürlich sollten sie auch gleichzeitig sensible Daten schützen.

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Für eine erfolgreiche interne Kommunikation ist einiges notwendig

Für den Aufbau einen guten Kommunikationsstrategie müssen klare Ziele definiert und die richtigen Kommunikationsinstrumente ausgewählt werden. Die verschiedenen Tools haben sich während des digitalen Wandels für die interne Kommunikation unterschiedlich bewährt. Es ist erst einige Jahre her, da galten Mitarbeiterzeitung und der Newsletter als die bekanntesten Kommunikationsinstrumente.

Besonders beliebt ist hier das bereits erwähnte Intranet, das nur einem festgelegten Personenkreis den Zugang ermöglicht. Doch schon längst hat sich gezeigt, dass eine Lesequote von 20 % dem Intranet bereits einen echten Erfolg bescheinigt. Mehr ist hier offensichtlich gar nicht zu erreichen. Vor allem wird hier häufig die mobile Nutzung und die Interaktion bemängelt.

Etwas anders verhält es sich jedoch mit dem sozialen Intranet. Hierbei handelt es sich um eine moderne Form des ursprünglichen Intranets. Es ist moderner, denn dieses interne Firmennetz funktioniert eher wie ein soziales Netzwerk. Schon seit 2008 ist so etwas aus dem privaten Umfeld kaum mehr wegzudenken, wenn man nur kurz an Facebook, WhatsApp und Instagram denkt. Das soziale Intranet simuliert in gewisser Weise im Unternehmen diesen sozialen Austausch. Dank interaktiver Features sollen inhaltliche Debatten emotional verstärkt werden. Eingebaut sind hier zum Beispiel Kommentarfunktionen oder Likes. Darüber ist es auch möglich, Personen zu folgen oder eigene Postings und Streams zu erzeugen. Wissen kann so besser geteilt und neue Verbindungen geschaffen werden.

Eine Wissensdatenbank – das Wiki fürs Unternehmen

Bei einer Wissensdatenbank handelt es sich um eine Webseite, die für die interne Kommunikation sehr gut geeignet ist, um zum Beispiel Wissen zu teilen. Bekannt sind diese Wissensdatenbanken vor allem unter der Bezeichnung Wiki. Diese spezielle Datenbank steht aber wiederum ausschließlich Mitarbeitern zur Verfügung.

Hier ist die Grundidee, eine sogenannte Schwarmintelligenz zu erzeugen. Dafür bedarf es des Wissens aller Mitarbeiter, die hier ihr Wissen teilen. Hier wird davon ausgegangen, dass es im Unternehmen immer jemanden gibt, der einen guten Rat hat. Ein Wiki muss anlässlich dessen aber natürlich regelmäßig aktualisiert werden, damit die Nutzer stets auf dem neuesten Stand gehalten werden können. Allerdings ist die Pflege eines solchen Tools vergleichsweise aufwendig.

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Interne Kommunikation – welche neuen Trends gibt es?

Gerade in Unternehmen mit vielen Mitarbeitern sind mobile Mitarbeiter-Apps inzwischen ein beliebtes Kommunikationsmittel. In solchen Apps vereinen sich unterschiedliche Kommunikationsinstrumente und sorgen für den besseren Informationsfluss und Austausch innerhalb des Unternehmens.

Schnell und auch noch äußerst effektiv schaffen Chatbots Probleme aus der Welt. Hierbei geht es um Problem bzw. Fragestellungen innerhalb des Unternehmens. Chatbots sind schon jetzt in der Lage, präzise Antworten auf Fragestellungen zu geben. Das sorgt eindeutig für eine Beschleunigung von internen Prozessen.

Im Bereich des Themenmanagements und der Selbstorganisation werden Tools für die interne Kommunikation wie zum Beispiel Trello häufig zur Verfügung gestellt. Dank solcher Tools ist es einfach möglich, das Management der unterschiedlichen anfallenden Arbeiten selbstständig zu organisieren. So können Arbeitsprozesse auf eine individuelle Art und Weise optimiert werden.

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