Zahlreiche Angestellte arbeiten aufgrund der Corona-Pandemie zumindest teilweise im Homeoffice. Ohne den direkten Austausch im gleichen Büro und in Meetings gestaltet sich die Kommunikation manchmal schwierig.

Doch das muss nicht sein.

Meeting-Software richtig einsetzen

Software für Videokonferenzen und andere Online-Meetings erlebt zu Corona-Zeiten einen riesigen Nachfrage-Boom. Doch dabei kann einiges schiefgehen. Als erstes muss natürlich sichergestellt sein, dass die Mitarbeiter zu Hause produktiv arbeiten können.

Arbeitgeber sollten hier Fingerspitzengefühl zeigen und überlegen, ob der junge Angestellte, der gerade zwei schulpflichtige Kinder zu Hause betreuen muss, unbedingt im großen Meeting dabei sein muss oder ob es reicht, wenn er anschließend das Protokoll erhält. Ist die Anwesenheit einer bestimmten Person unverzichtbar, könnte sie vorab privat um Terminvorschläge gebeten werden, z.B. nachmittags, wenn der Partner zu Hause ist und mit den Kindern einen Spaziergang unternehmen kann oder an einem Tag, an dem Notbetreuung in der Kita möglich ist.

Doch selbst wenn keine Kinder anwesend sind, fällt die Konzentration zu Hause oft schwerer. Da springt die Katze aufs Keyboard oder der Paketbote klingelt. Hier können Gedächtnisstützen wie klassische Whiteboards im Hintergrund sinnvoll sein. Darauf hält der Meetingleiter die wichtigsten Stichpunkte fest. Kommt jemand nach kurzer Ablenkung an den Bildschirm zurück, weiß er, wovon gerade die Rede ist. Einige Software-Tools erlauben es auch, schriftliche Notizen neben dem eigentlichen Videofenster einzublenden.

Ganz wichtig: Nach dem Meeting ein schriftliches Protokoll mit den wichtigsten Stichpunkten verschicken oder das Whiteboard abfotografieren. So wird sichergestellt, dass alle Teilnehmer alle wichtigen Informationen erhalten haben.

Mitarbeiter richtig kontaktieren

Videokonferenzen sind ideal für Gespräche mit mehreren Personen. Fast noch wichtiger ist jedoch die private Kommunikation mit einem einzigen Mitarbeiter und Kollegen.

Wichtigster Unterschied: Im Büro ist es leicht zu sehen, ob und womit jemand gerade beschäftigt ist. Niemand wird den Kollegen ansprechen, solange er in ein wichtiges Kundengespräch verwickelt ist. Im Homeoffice fehlt diese visuelle Kontrolle.

Ideal für die Kommunikation sind E-Mails und Direktnachrichten per Messenger. Diese können sofort beantwortet werden (wenn möglich), doch es ist kein Problem, sie einmal einige Zeit liegen zu lassen. Auf gar keinen Fall sollten Chefs bei einer längeren Wartezeit sofort privates Faulenzen vermuten. Viele Tätigkeiten erfordern eine gewisse Konzentration, die nicht alle paar Minuten unterbrochen werden sollte.

Auch Kontrollanrufe sind sparsam einzusetzen, denn Anrufe stören den Arbeitsfluss noch stärker als kurze Textnachrichten. Besser ist es, Geduld zu zeigen. Erst wenn sich der Mitarbeiter nach 30-60 Minuten nicht meldet, kann noch einmal nachgehakt werden.

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