Gastbeitrag von Carsten Blumenstein

Hybride Teams sind in vielen Unternehmen längst Realität – Kolleginnen und Kollegen arbeiten zeitweise aus dem Homeoffice, verteilt auf verschiedene Standorte oder komplett remote. Das bringt eine besondere Herausforderung mit sich: die Kommunikation. Wie gelingt der reibungslose Austausch, wenn sich das Team selten oder nie am gleichen Ort trifft und über flexible Arbeitszeiten hinweg zusammenarbeitet? Eventuell sogar über unterschiedliche Zeitzonen?

Eine überraschend wirkungsvolle Methode, die in vielen Unternehmen noch unterschätzt wird, ist die asynchrone Kommunikation. Wer sie richtig einsetzt, kann nicht nur die Effizienz steigern, sondern auch den Stress im Team deutlich senken.

Hybrides Arbeiten – und wie die Kommunikation zum Stolperstein werden kann

Hybride Teams stehen immer wieder vor der Frage: Wie halten wir alle auf dem gleichen Stand? Das „Meeting nach dem Meeting“, bei dem entscheidende Informationen doch nur informell weitergegeben werden, gehört in diesem Kontext zu den größten Kommunikationsproblemen.

Vor allem, wenn einige Teammitglieder im Homeoffice arbeiten, kann es schnell passieren, dass wichtige Details nicht bei allen ankommen. Noch mehr Online-Meetings sind jedoch keine Lösung. Wegen des Meeting-Marathons sind schon viele am Limit. Hier kommt die asynchrone Kommunikation ins Spiel.

Was bedeutet asynchrone Kommunikation?

Anders als bei der klassischen, synchronen Kommunikation (wie bei einem Gespräch, Telefonat oder Online-Meeting), erfolgt der Austausch bei der asynchronen zeitversetzt. Das gilt in erster Linie für einfache Abstimmungen, das Teilen operativer Informationen oder die Klärung von Fragen mit geringer Komplexität.

Eine Nachricht wird versendet, der Empfänger kann sie jederzeit lesen und später beantworten. Chat-Nachrichten, E-Mails, Projektmanagement-Tools, Videoaufzeichnungen oder geteilte Dokumente sind gängige Mittel dafür. Diese Form des Austauschs bietet viele Vorteile, insbesondere in hybriden Teams.

Flexibel, stressfrei und produktiv: Die Vorteile der asynchronen Kommunikation

1. Mehr Flexibilität für alle

Der größte Vorteil asynchroner Kommunikation liegt in der zeitlichen Flexibilität. Mitarbeitende müssen nicht zum selben Zeitpunkt erreichbar sein. Das schafft Freiräume und ermöglicht es, produktiv zu arbeiten, ohne von ständigen Unterbrechungen gestört zu werden.

Die individuelle Zeitgestaltung stärkt nicht nur die Konzentration, sondern auch das Wohlbefinden der Teammitglieder.

2. Eigenverantwortung und klare Strukturen

Asynchrone Kommunikation fördert eine selbstorganisierte Arbeitsweise. Mitarbeitende sind gefordert, Aufgaben eigenverantwortlich zu bearbeiten und sich inhaltlich mit dem Thema auseinanderzusetzen.

Das funktioniert jedoch nur, wenn klare Strukturen vorhanden sind: Aufgaben, Ziele und Prozesse müssen so definiert sein, dass alle Beteiligten genau wissen, was von ihnen erwartet wird. Diese Transparenz führt langfristig zu einer höheren Effizienz im Team.

3. Weniger Meetings, mehr Fokus

Sind wir ehrlich: In vielen Unternehmen finden viel zu viele Meetings statt – häufig ohne klaren Zweck oder Ergebnisse. Asynchrone Kommunikation kann diesen „Meeting-Overload“ deutlich reduzieren.

Wichtige Informationen oder Updates lassen sich genauso gut in schriftlicher oder aufgezeichneter Form festhalten und teilen. Mitarbeitende können diese dann zu einem passenden Zeitpunkt durchsehen, anstatt sich in endlosen Calls zu verlieren.

Und das stärkt die Produktivität beim Arbeiten zwischen Office und Homeoffice.

Herausforderungen meistern: Kommunikation braucht Regeln & Skills

Natürlich hat auch die asynchrone Kommunikation ihre Tücken. Eine große Herausforderung ist es, „zwischen den Zeilen“ zu lesen. Emotionen oder Stimmungen bleiben entweder auf der Strecke oder können auch leicht fehlinterpretiert werden. Da reicht ein unpassendes Wort, ein fehlendes Emoji oder ein Fragezeichen zu viel. Außerdem ist asynchrone Kommunikation nicht in jeder Situation angemessen.

Um das zu vermeiden, sollten Unternehmen und Teams klare Regeln für die Kommunikation aufstellen. Ein Mix aus synchronen und asynchronen Methoden ist dabei entscheidend. Es sollte regelmäßige Check-ins und synchrone Meetings geben, um Teamgeist und direkte Interaktion zu fördern – aber nicht für jede Kleinigkeit.

Und es braucht nicht nur den guten Willen, sondern auch die nötigen Fähigkeiten, eigenverantwortlich effektiv zu kommunizieren. Führungskompetenz und die Skills der Mitarbeitenden müssen dafür weiterentwickelt werden.

Die richtigen Tools für den Job

Damit asynchrone Kommunikation in hybriden Teams funktioniert, braucht es die passenden Tools.

• Projektmanagement-Software wie Asana oder Trello hilft dabei, Aufgaben zu strukturieren und für alle Beteiligten transparent zu machen.
• Plattformen wie Slack oder Microsoft Teams fördern den zeitversetzten Austausch.
• Für persönliche Updates oder Präsentationen können Videobotschaften mit Tools wie Loom eine gute Ergänzung sein, ohne dass ein Live-Meeting nötig ist.

Fazit: Der Mix macht’s

Asynchrone Kommunikation bietet hybriden Teams enorme Vorteile, wenn sie richtig eingesetzt wird. Sie schafft Flexibilität, fördert die Eigenverantwortung und reduziert Stress durch unnötige Meetings.

Der Schlüssel liegt darin, das richtige Gleichgewicht zu finden: Ein bewusster Mix aus synchronem und asynchronem Austausch sorgt dafür, dass alle Teammitglieder eingebunden und informiert bleiben. Wer diesen Kommunikationsansatz geschickt integriert, kann sein hybrides Team auf das nächste Level bringen – effizient, produktiv und stressfrei.

Infos zum Buch

Titel: Hybride Teams erfolgreich führen: So stärken Sie Teamspirit und Produktivität beim Arbeiten zwischen Office und Homeoffice*

Inhalt: Hybride Teamarbeit zwischen Home-Office und Büro ist inzwischen zum Standard geworden. Doch wie führt man Teams, die sich selten an einem Ort befinden? Diese Frage stellt Führungskräfte vor vielfältige Herausforderungen rund um Produktivität, Teamspirit und Bindung.

Die Wirtschaftspsychologin und Leadership-Expertin Alexandra Altmann bietet in ihrem Buch einen fundierten Überblick und konkrete Hilfestellung für die Führung von hybriden Teams.

Angereichert mit vielen praktischen Tipps und Storys aus dem Alltag verschiedener Unternehmen liefert Ihnen die Autorin einen umfassenden Leitfaden für das erfolgreiche Führen Ihres Teams. Dabei betrachtet sie 3 Ebenen:

• Mindset: Welche Einstellung brauchen Sie für Ihre veränderte Führungsaufgabe?
• Skillset: Wie müssen Sie Ihr Führungsverhalten anpassen und erweitern?
• Toolset: Welche Tools und Technologien sollten Sie nutzen, um die Kommunikation und Zusammenarbeit in hybriden Teams produktiv und persönlich zu gestalten?

Mit zahlreichen lebendigen Praxisbeispielen aus dem Arbeitsalltag von Arvato Systems, CHT Gruppe, DB Akademie, DB Energie, DB Schenker, Hager & Partners, Leadec, Saint Elmo’s Tourism, SMS group und Testo.

Auf der Website zum Buch finden Sie außerdem Online-Checklisten und einen umfassenden „Reifegrad-Check“, mit dem Sie Ihre eigene Kompetenz beim Führen hybrider Teams einschätzen können.

Herausgeber: Wiley-VCH
Gebundene Ausgabe: 272 Seiten
ISBN-13: 978-3527511921
Preis: 24,99 EUR

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