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Kostentransparenz im Unternehmen: Diese Basics sollten Verantwortliche kennen

Kostentransparenz

Jede unternehmerische Tätigkeit verursacht naturgemäß nicht nur Umsätze, sondern auch Kosten. Je größer das Unternehmen ist, desto schwieriger lassen sich die finanziellen Aufwände jedoch überblicken. Diese Intransparenz führt wiederum dazu, dass sich Kostentreiber und Optimierungspotenziale kaum noch identifizieren lassen. Auch die Preiskalkulation wird deutlich erschwert.

Ab einer bestimmten Größenordnung ist es daher unerlässlich, eine geeignete Form der Kostenrechnung einzuführen. Welche Grundlagen hierbei zu beachten sind, beleuchtet dieser Artikel.

Die wichtigsten Begriffe der betrieblichen Kostenrechnung im Überblick

Die betriebliche Kostenrechnung ist ein bedeutsames Controlling-Instrument und setzt sich im Wesentlichen aus drei Teilbereichen zusammen:

  • Kostenartenrechnung: Einteilung der entstandenen Kosten nach bestimmten Kriterien
  • Kostenstellenrechnung: Aufteilung von Gemeinkosten nach dem Ort der Kostenentstehung (z. B. Abteilung)
  • Kostenträgerrechnung: Zuordnung der Kosten zum Verursacher (z. B. Produkt, Projekt oder Dienstleistung)

In diesem Artikel werden wir uns speziell mit den letzten beiden Aspekten beschäftigen, da sie einen besonders hohen Beitrag zur Kostentransparenz im Unternehmen leisten.

Kostenstellenrechnung: Transparenz zu den Gemeinkosten

Gemeinkosten sind Kosten, die sich zunächst keinem einzelnen Kostenträger direkt zuordnen lassen. Naturgemäß stellen sie einen bedeutsamen Kostenblock dar, der beispielsweise Gehälter, IT-Aufwände, Mieten und Energiekosten umfasst.

Obwohl Gemeinkosten zunächst eine „Blackbox“ darstellen, müssen Unternehmer wissen, wo die Aufwände in welcher Höhe entstanden sind. Andernfalls kann beispielsweise die Effizienz bestimmter Unternehmensbereiche und Abteilungen kaum bewertet werden.

Die Kostenstellenrechnung hat daher die Kernaufgabe, die Kosten auf einzelne Kostenstellen zu verteilen. Dies erfolgt mithilfe individueller Verteilungsschlüssel und Zuschlagssätze. Auch die innerbetriebliche Leistungsverrechnung (Abteilung A erbringt Leistung für Abteilung B) wird berücksichtigt.

In Summe entsteht durch diese genaue Zuordnung eine klare Übersicht zur Kostenstruktur.

Kostenträgerrechnung: Transparenz zu den Produktkosten

Die Kostenträgerrechnung beantwortet zwei essenzielle unternehmerische Fragestellungen:

  • Welche Gesamtkosten hat ein Kostenträger (Produkt, Dienstleistung oder Projekt) in einem bestimmten Zeitraum verursacht?
  • Welche Stückkosten verursacht ein bestimmter Kostenträger?

Relevant sind diese Erkenntnisse unter anderem für die Preiskalkulation, Sortimentsentscheidungen, Make-or-Buy-Entscheidungen und das fortlaufende Controlling des Portfolios unter wirtschaftlichen Gesichtspunkten.

Damit die Werte der Kostenträgerrechnung aussagekräftig sind, müssen mindestens die Einzelkosten (direkt zuordenbare Kosten wie Materialeinsatz, Fertigungslohn) dem jeweiligen Kostenträger zugeordnet werden.

Volle Aussagekraft erlangt das Verfahren jedoch erst, wenn auch die Gemeinkosten auf einzelne Produkte oder Services heruntergebrochen werden. Hierfür lassen sich die erfassten Werte auf den Kostenstellen über definierte Schlüssel auf die Kostenträger verteilen. Die Rede ist in diesem Fall auch von der sogenannten Vollkostenrechnung.

Umsetzung der Kostenrechnung in der Praxis

Um eine aussagekräftige Kostenrechnung einzuführen, müssen mehrere betriebswirtschaftliche Elemente vorhanden sein. Hierzu zählen definierte Kostenarten und Haupt- sowie Hilfskostenstellen. Zudem ist ein sogenannter Betriebsabrechnungsbogen (BAB) erforderlich.

Aus organisatorischer Sicht wird die Kostenrechnung am besten zu einem Stichtag wie dem Geschäftsjahresbeginn implementiert. Ab diesem Zeitpunkt sollten alle anfallenden Einzelkosten (im Wesentlichen Eingangsrechnungen von Lieferanten und innerbetriebliche Leistungen) direkt einer Kostenart und einem Kostenträger zugeordnet werden. Die Gemeinkosten können zunächst gesammelt und später umgelegt werden.

Selbstverständlich erfolgt all dies heute nicht mehr mit Papier und Bleistift. Vielmehr haben kleine und mittlere Unternehmen heute die Möglichkeit, sich von einer Software für die Kostenstellenrechnung unterstützen zu lassen. Teils sind entsprechende Lösungen bereits Bestandteil eines Faktura-Systems.

Welche Anforderungen die Software im Einzelnen erfüllen muss, hängt von individuellen Gegebenheiten ab und sollte gemeinsam mit Experten wie Steuerberatern evaluiert werden.

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