Jede unternehmerische Tätigkeit verursacht naturgemäß nicht nur Umsätze, sondern auch Kosten. Je größer das Unternehmen ist, desto schwieriger lassen sich die finanziellen Aufwände jedoch überblicken. Diese Intransparenz führt wiederum dazu, dass sich Kostentreiber und Optimierungspotenziale kaum noch identifizieren lassen. Auch die Preiskalkulation wird deutlich erschwert.

Ab einer bestimmten Größenordnung ist es daher unerlässlich, eine geeignete Form der Kostenrechnung einzuführen. Welche Grundlagen hierbei zu beachten sind, beleuchtet dieser Artikel.

Wann brauchst du Kostenrechnung?

Nicht jedes Unternehmen braucht sofort ein ausgefeiltes Kostenrechnungssystem. Als Einzelselbständiger mit überschaubarem Angebot reicht oft eine einfache Kalkulation. Sobald du aber mehrere Produkte, Dienstleistungen oder Projekte parallel anbietest – oder wenn du nicht mehr genau sagen kannst, was dich welches Produkt wirklich kostet – wird Kostentransparenz zur Pflicht. Spätestens ab 5-10 Mitarbeitern oder mehreren Geschäftsbereichen kommst du um eine strukturierte Kostenrechnung kaum noch herum.

Die wichtigsten Begriffe der betrieblichen Kostenrechnung im Überblick

Die betriebliche Kostenrechnung ist ein bedeutsames Controlling-Instrument und setzt sich im Wesentlichen aus drei Teilbereichen zusammen:

• Kostenartenrechnung: Einteilung der entstandenen Kosten nach bestimmten Kriterien
• Kostenstellenrechnung: Aufteilung von Gemeinkosten nach dem Ort der Kostenentstehung (z. B. Abteilung)
• Kostenträgerrechnung: Zuordnung der Kosten zum Verursacher (z. B. Produkt, Projekt oder Dienstleistung)

In diesem Artikel werden wir uns speziell mit den letzten beiden Aspekten beschäftigen, da sie einen besonders hohen Beitrag zur Kostentransparenz im Unternehmen leisten.

Kostenstellenrechnung: Transparenz zu den Gemeinkosten

Gemeinkosten sind Kosten, die sich zunächst keinem einzelnen Kostenträger direkt zuordnen lassen. Naturgemäß stellen sie einen bedeutsamen Kostenblock dar, der beispielsweise Gehälter, IT-Aufwände, Mieten und Energiekosten umfasst.

Obwohl Gemeinkosten zunächst eine „Blackbox“ darstellen, müssen Unternehmer wissen, wo die Aufwände in welcher Höhe entstanden sind. Andernfalls kann beispielsweise die Effizienz bestimmter Unternehmensbereiche und Abteilungen kaum bewertet werden.

Die Kostenstellenrechnung hat daher die Kernaufgabe, die Kosten auf einzelne Kostenstellen zu verteilen. Dies erfolgt mithilfe individueller Verteilungsschlüssel und Zuschlagssätze. Auch die innerbetriebliche Leistungsverrechnung (Abteilung A erbringt Leistung für Abteilung B) wird berücksichtigt.

In Summe entsteht durch diese genaue Zuordnung eine klare Übersicht zur Kostenstruktur.

Kostenträgerrechnung: Transparenz zu den Produktkosten

Die Kostenträgerrechnung beantwortet zwei essenzielle unternehmerische Fragestellungen:

• Welche Gesamtkosten hat ein Kostenträger (Produkt, Dienstleistung oder Projekt) in einem bestimmten Zeitraum verursacht?
• Welche Stückkosten verursacht ein bestimmter Kostenträger?

Relevant sind diese Erkenntnisse unter anderem für die Preiskalkulation, Sortimentsentscheidungen, Make-or-Buy-Entscheidungen und das fortlaufende Controlling des Portfolios unter wirtschaftlichen Gesichtspunkten.

Damit die Werte der Kostenträgerrechnung aussagekräftig sind, müssen mindestens die Einzelkosten (direkt zuordenbare Kosten wie Materialeinsatz, Fertigungslohn) dem jeweiligen Kostenträger zugeordnet werden.

Volle Aussagekraft erlangt das Verfahren jedoch erst, wenn auch die Gemeinkosten auf einzelne Produkte oder Services heruntergebrochen werden. Hierfür lassen sich die erfassten Werte auf den Kostenstellen über definierte Schlüssel auf die Kostenträger verteilen. Die Rede ist in diesem Fall auch von der sogenannten Vollkostenrechnung.

Einfach anfangen: Das reicht für kleine Unternehmen

Du musst nicht sofort ein komplexes System aufsetzen. Für viele kleine Unternehmen reicht es, zunächst die Einzelkosten sauber zu erfassen: Was kostet mich Material, Einkauf, externe Dienstleister pro Produkt oder Projekt?

Dazu addierst du einen pauschalen Gemeinkostenzuschlag (z.B. 30-50 % für Miete, Gehälter, Verwaltung). Das gibt dir schon mal eine erste Orientierung, ob deine Preise passen.

Erst wenn du mehrere Abteilungen, Standorte oder sehr unterschiedliche Produkte hast, lohnt sich der Aufwand für eine detaillierte Kostenstellenrechnung.

Umsetzung der Kostenrechnung in der Praxis

Um eine aussagekräftige Kostenrechnung einzuführen, müssen mehrere betriebswirtschaftliche Elemente vorhanden sein. Hierzu zählen definierte Kostenarten und Haupt- sowie Hilfskostenstellen. Zudem ist ein sogenannter Betriebsabrechnungsbogen (BAB) erforderlich.

Aus organisatorischer Sicht wird die Kostenrechnung am besten zu einem Stichtag wie dem Geschäftsjahresbeginn implementiert. Ab diesem Zeitpunkt sollten alle anfallenden Einzelkosten (im Wesentlichen Eingangsrechnungen von Lieferanten und innerbetriebliche Leistungen) direkt einer Kostenart und einem Kostenträger zugeordnet werden. Die Gemeinkosten können zunächst gesammelt und später umgelegt werden.

Selbstverständlich erfolgt all dies heute nicht mehr mit Papier und Bleistift. Vielmehr haben kleine und mittlere Unternehmen heute die Möglichkeit, sich von einer Software für die Kostenstellenrechnung unterstützen zu lassen. Teils sind entsprechende Lösungen bereits Bestandteil eines Faktura-Systems.

Welche Anforderungen die Software im Einzelnen erfüllen muss, hängt von individuellen Gegebenheiten ab und sollte gemeinsam mit Experten wie Steuerberatern evaluiert werden.

Kostentransparenz ist kein Selbstzweck

Kostenrechnung klingt nach Bürokratie – ist aber ein Werkzeug, um bessere Entscheidungen zu treffen. Welches Produkt lohnt sich? Welche Kunden sind profitabel? Wo versickern Ressourcen? Je größer dein Unternehmen wird, desto wichtiger wird diese Klarheit.

Fang klein an: Erfasse Einzelkosten, schätze Gemeinkosten, berechne Vollkosten. Und wenn du merkst, dass dir der Überblick entgleitet – dann ist der richtige Zeitpunkt für professionelle Software oder einen Steuerberater gekommen.

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