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Kreditkarte für Mitarbeiter: Das solltest du wissen

Kreditkarte für Mitarbeiter
Gastbeitrag von Max Benz

Sie und Ihre Mitarbeiter sind häufig auf Geschäftsreise und möchten Ihre Angestellten mit bargeldlosen Zahlungsmitteln ausstatten? Dann ist eine Kreditkarte für Mitarbeiter genau das Richtige.

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Die praktischen Plastikkarten sorgen für mehr Zahlungsfreiheit und ermöglichen eine klare Strukturierung der geschäftlichen Finanzen. Dieser Ratgeber gibt Aufschluss darüber, für wen eine Mitarbeiter-Kreditkarte geeignet ist und welche Vor- und Nachteile sich bei der Nutzung ergeben.

Was ist eine Kreditkarte für Mitarbeiter?

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Die Trennung von privaten und geschäftlichen Ausgaben ist ein wichtiges Werkzeug, um finanzielle Strukturen zu bilden. Mit einer Firmenkreditkarte haben Sie als Unternehmer die Möglichkeit, Ihre Mitarbeiter mit einer individuellen Kreditkarte für bargeldlose Geschäftszahlungen auszustatten. Dabei kann es sich um Materialbeschaffungen, Geschäftsessen oder Dienstreisen handeln.

Grundsätzlich wird zwischen der klassischen Business Card und der Corporate Card unterschieden.

  • Business Cards sind für kleine Unternehmen mit überschaubarer Mitarbeiteranzahl ideal geeignet. Allerdings ist die Anzahl der Kreditkarten durch die Bank begrenzt.
  • Die Corporate Card richtet sich an große Unternehmen und basiert auf einem mit der Kreditkartengesellschaft geschlossenen Rahmenvertrag. Da die Corporate Card in höheren Stückzahlen ausgegeben wird, besteht bei den meisten Banken eine Abnahmepflicht, die je nach Kreditinstitut variiert.

Unabhängig davon, um welche Art von Firmenkreditkarte es sich handelt, sind Sie optisch immer gleich aufgebaut. Auf der Karte befindet sich der Name des Unternehmens sowie der Name und die individuelle Kartennummer des Mitarbeiters.

Wann solltest du Kreditkarten für Mitarbeiter einsetzen?

Eine Kreditkarte für Mitarbeiter ist sowohl in kleinen als auch in großen Unternehmen sinnvoll. Dabei gilt es zu beachten, welcher Branche das Unternehmen angehört und wie sich die Tätigkeitsbereiche der Mitarbeiter gestalten.

Beispielsweise profitieren Außendienstmitarbeiter von dem Einsatz einer Firmenkreditkarte, wenn sie häufig Spesen auslegen müssen. Dies kann sich in Form von Verpflegungsmehraufwand, dem Kauf von Arbeitsmaterialien oder Reise-, Fahrt- und Hotelkosten äußern. Der Mitarbeiter ist mit einer Firmenkreditkarte finanziell flexibel und hat jederzeit die Möglichkeit, Bargeld abzuheben.

Zudem können Angestellte, die täglich mit dem Firmenwagen unterwegs sind, mit einer Mitarbeiter-Kreditkarte an der Tankstelle bezahlen. Im Anschluss erfolgt die Zahlungsabwicklung über das Geschäftskonto des Unternehmens.

Abgesehen von den Außendiensttätigkeiten ist eine Kreditkarte für Mitarbeiter auch im Office-Bereich eine sinnvolle Lösung, um Zahlungsabwicklungen zu erleichtern. Anfallende Werbekosten in der Marketingabteilung oder der Kauf von Premium-Software lässt sich auf diese Weise zeitsparend per Kreditkarte abwickeln. Ohne Mitarbeiter-Kreditkarte gestaltet sich die Zahlungsabwicklung zeitaufwendig und nervenaufreibend.

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Welche Mitarbeiter sollten eine Kreditkarte bekommen?

Eine Kreditkarte für Mitarbeiter ist sowohl für den Angestellten als auch für den Arbeitgeber gewinnbringend. Die Kreditkarten sind mit einem Verfügungsrahmen ausgestattet. Somit sind Arbeitgeber nicht mehr darauf angewiesen, ihren Mitarbeitern Bargeld mitzugeben, welches im Anschluss zeitaufwendig abgerechnet werden muss. Jeder, der schon einmal auf einer Dienstreise war, weiß das unkomplizierte Abrechnungssystem einer Firmenkreditkarte zu schätzen.

Oftmals bekommen vielreisende Mitarbeiter eine Firmenkreditkarte, mit der sie alle Ausgaben, die mit der Dienstreise verbunden sind, bargeldlos über das Firmenkonto bezahlen können. In diesem Fall haben Unternehmer die Möglichkeit, für jede Karte ein Ausgabenlimit in Form eines beliebigen Verfügungsrahmens festzulegen. Dies führt zu beschleunigten Buchhaltungsprozessen und gibt Unternehmern die volle Kontrolle über alle getätigten Ausgaben.

Darüber hinaus basiert die klassische Verteilung darauf, dass ausschließlich Manager eine Kreditkarte bekommen oder dass die komplette Belegschaft mit Karten ausgestattet wird. An dieser Stelle erlauben moderne Softwarelösungen mit intelligentem Ausgabenmanagement, dass jeder Mitarbeiter eine eigene Firmenkreditkarte bekommt.

Dies kann durch die Vergabe von haptischen oder virtuellen Kreditkarten erfolgen, die mit wenigen Klicks erstellt sind. Virtuelle Kreditkarten sind im Grunde digitale Daten (bestehend aus Kreditkartennummer, Ablaufdatum, Karteninhaber und Sicherheitskennzahl) und werden nicht als physische Karte ausgegeben. Sie sind risikoarm und lassen sich aufgrund der Zweckgebundenheit für bestimmte Ausgaben zielgerichtet einsetzen.

Wie verhält es sich mit der Haftung bei Firmenkreditkarten?

In der Vergangenheit war es in vielen Unternehmen üblich, die Kreditkartenabrechnung über das private Bankkonto der Mitarbeiter auszugleichen. In diesem Fall haftet der Mitarbeiter mit seinem Privatvermögen für die Kartenausgaben. Aufgrund einer 2015 erlassenen EU-Verordnung ist dies heute nicht mehr erlaubt.

Seitdem haftet ausschließlich das Unternehmen für sämtliche Ausgaben der Firmenkreditkarten und ist dazu verpflichtet, einen Überblick über alle getätigten Kartentransaktionen zu haben. Dabei ist es unerheblich, um welche Art von Kreditkarte es sich handelt. In diesem Zusammenhang ist die Kreditwürdigkeit des einzelnen Mitarbeiters nicht relevant, wodurch eine Bonitätsprüfung entfällt.

Hierbei gilt es jedoch zu beachten, dass jede Kreditkarte unabhängig davon, ob es sich um eine private oder geschäftliche Karte handelt, ein Haftungslimit beinhaltet. Dabei haftet das Unternehmen nur begrenzt, wenn es zum Verlust, Diebstahl oder Datenklau kommt. Das Haftungslimit liegt bei Kreditkarten zwischen 0 € – 150 € und ist je nach Bankinstitut unterschiedlich hoch angesetzt. Wenn die Karte durch Dritte über das Haftungslimit hinaus belastet wird, kommt die Bank für den entstandenen Schaden auf.

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Welche Vor- und Nachteile haben Kreditkarten für Mitarbeiter?

Im Folgenden gehen wir darauf ein, welche Vor- und Nachteile Firmenkreditkarten bereithalten.

Vorteile

  • Anders als bei privaten Kreditkarten entfällt bei Mitarbeiter-Kreditkarten die Bonitätsprüfung des einzelnen Angestellten. Da das Unternehmen vollständig haftet, ist die Kreditwürdigkeit der Mitarbeiter für die Bank unwichtig.
  • Getätigte Zahlungen sowie Spesen und Reisekosten lassen sich mit einer personalisierten Mitarbeiter-Kreditkarte direkt zuordnen. Dies erleichtert die Buchhaltung im Unternehmen erheblich.
  • Oftmals beinhalten Firmenkreditkarten attraktive Zusatzleistungen und Versicherungspakete. Der Umfang dieser Zusatzleistungen ist je nach Bank und jeweiligem Angebot unterschiedlich. In den meisten Fällen ist bei der Firmenkreditkarte eine Reiserücktrittsversicherung, Unfallversicherung, Haftpflichtversicherung für Auslandsreisen oder ein Vollkaskoschutz für Mietwagen inkludiert.
  • Bei Kreditkarten für Mitarbeiter gewähren die Banken häufig ein längeres Zahlungsziel als 30 Tage. Somit haben Sie als Unternehmer mehr Zeit, ohne Zinsbelastung das Firmenkonto
  • Viele Banken stellen Kreditkarten für Mitarbeiter zu günstigen Konditionen zur Verfügung und bieten gebührenfreie Bargeldabhebungen im Ausland an, was besonders für Geschäftsreisen von Vorteil ist.
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Nachteile

  • Die Anbieterauswahl ist geringer als bei privaten Kreditkarten.
  • Kreditkarten für Mitarbeiter beinhalten wenig Bonusprogramme.
  • Trotz der smarten Softwarelösungen ist der Administrationsaufwand komplex und gestaltet sich bei großen Unternehmen recht aufwendig.

Fazit

Eine Kreditkarte für Mitarbeiter sorgt für finanzielle Flexibilität und erleichtert die Buchhaltung innerhalb des Unternehmens. Dank der intelligenten Verwaltungsprogramme lassen sich unterschiedliche Zahlungsströme unkompliziert verwalten.

Zudem runden attraktive Versicherungsleistungen das Angebot ab und sorgen für eine sichere Geschäftsreise.

Da sich die Konditionen und die Leistungen je nach Bankinstitut stark unterscheiden, ist ein sorgfältiger Preisvergleich vor der Beantragung empfehlenswert.

Der Autor

Max BenzMax ist selbst als Freelancer tätig und hat zusammen mit seiner Freundin Lisa den Blog Let’s be crazy ins Leben gerufen, der sich um Reisen, Familie und Remote Work dreht.

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