Finanzen & Buchhaltung
Kommentare 1

Reisekosten korrekt abrechnen

Reisekosten

Dienstreisen waren in den letzten Jahren kein großes Thema, aber das ändert sich gerade wieder. Denn eines hat die Pandemie gezeigt, manch geschäftliche Beziehung lässt sich auf persönlicher Ebene besser aufrechterhalten als in einem Online-Meeting. Außerdem brauchen wir auch im beruflichen Kontext den zwischenmenschlichen Kontakt und wir wollen alle wieder hinaus in die Welt.

WERBUNG

Wenn da nur nicht diese mühsame Abrechnung der Reisekosten wäre. Ein Thema, das jeden Unternehmer irgendwann beschäftigt. Egal ob es sich um die eigenen Kosten oder um die Aufwände von Mitarbeitern handelt.

Verpflegungsmehraufwand und Spesenpauschale

WERBUNG

Umgangssprachlich werden alle diese Bezeichnungen unter „Spesen“ zusammengefasst. Allerdings ist, wie der Name schon sagt, ist beim Verpflegungsmehraufwand nicht die generelle Erstattung der Kosten für die Verpflegung gemeint, sondern nur der Mehraufwand, der durch die Dienstreise entsteht.

Das wird auch als Spesenpauschale bezeichnet. Deren Höhe wird nicht vom Arbeitgeber, sondern vom Gesetzgeber vorgegeben. Für 2022 wurden durch das Bundesfinanzministerium pandemiebedingt für die Verpflegungsmehraufwände innerhalb von Deutschland dieselben Beträge wie 2021 festgelegt:

  • Kleine Pauschale (Dienstreisen von 8 bis 24 Stunden): 14,00 Euro
  • Große Pauschale (Dienstreisen ab 24 Stunden): 28,00 Euro

Zu beachten ist, dass im Ausland jeweils andere Pauschalen anfallen.

Tatsächliche Reisekosten

Hingegen werden Fahrtkosten (unabhängig ob mit Auto, Bahn, Schiff oder Flugzeug), die Übernachtungskosten und die Reisenebenkosten als Reisekosten bezeichnet. Im beruflichen Alltag werden diese Kosten oft ebenfalls als Spesen bezeichnet. Generell ist der Arbeitgeber verpflichtet bei angeordneten Dienstreisen diese sogenannten Spesen abzugelten (diese können vom Unternehmer als Betriebsausgaben von der Steuer abgesetzt werden).

Um Schwierigkeiten zu vermeiden, sollten Arbeitgeber und Arbeitnehmer bereits im Vorfeld klären, welche Reisekosten wie abgegolten werden. Kommen Pauschalen zum Einsatz oder werden die tatsächlichen Kosten abgegolten, und wenn ja, bis zu welcher Höhe?

Als Reisekosten gelten:

  • Fahrtkosten mit Auto, Bahn oder Flugzeug; dazu zählen auch Mietwagen, Taxi oder öffentliche Verkehrsmittel und Maut– sowie Parkgebühren
  • Übernachtungskosten
  • Verpflegungsmehraufwand
  • Reisenebenkosten
  • Telefon- und Internetkosten
WERBUNG

Wann fallen Reisekosten an?

In einigen Fällen muss man als Unternehmer nicht für die entstandenen Reisekosten aufkommen. Das ist zum Beispiel dann der Fall, wenn die Entfernung von der Wohnung zur Auswärtstätigkeit kürzer als zum Büro ist. In diesem Fall kann der Arbeitnehmer aber seine Reiskosten über die Einkommenssteuer als Werbungskosten steuerlich absetzen.

Grundsätzlich gelten folgende Tätigkeiten als Dienstreise deren Kosten auch entsprechend abgegolten werden müssen:

  • Kundentermine außerhalb der Stadtgrenze
  • Persönliche Kontakte zu Geschäftspartnern außerhalb des eigenen Unternehmens
  • Reisen zu unternehmenseigenen Niederlassungen
  • Besuch von Messen, Schulungen oder Tagungen

Für Arbeitnehmer ist die Erstattung der Reisekosten steuerfrei, allerdings ist eine korrekte Abrechnung unabdingbar. Dazu müssen wirklich alle Kosten durch Belege dokumentiert, in einer Liste eingetragen und in der Lohnverrechnung oder Personalabteilung abgegeben werden. Meistens kommen dabei Excel-Listen zum Einsatz.

Allerdings gibt es für das Reisekostenmanagement am Markt bereits sehr clevere Lösungen für eine automatisierte Reisekostenabrechnung, bei denen der Mitarbeiter alle Belege sofort scannen und speichern kann. So gehen keine Belege mehr verloren und der Unternehmer kann die Mehrwertsteuer aller Belege geltend machen (was bei sogenannten Eigenbelegen nicht möglich ist).

Außerdem wird die Auszahlung der Spesen auf diese Weise beschleunigt. Denn als Unternehmer sollte man diese Kosten, die ja meistens durch die Mitarbeiter ausgelegt werden, möglichst schnell ersetzen damit kein Unmut beim Personal entsteht.

Mehr Infos zum Thema Reisekosten

Hier im Unternehmerhandbuch findet ihr natürlich noch viel mehr Infos zum Thema Reisekosten und auch eine Vorlage zum Download:

Reisekosten

Pin it!

WERBUNG

1 Kommentare

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht.

Wenn Du wissen möchtest, welche Daten wir beim Hinterlassen eines Kommentars speichern, schau bitte in unsere Datenschutzerklärung.