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So erstellen Sie eine erfolgreiche PowerPoint Präsentation

PowerPoint Präsentation

Präsentationen sind aus unserem Berufsalltag nicht mehr wegzudenken. Sei es um Mitarbeiter zu schulen, Kunden von einer Idee zu überzeugen – ja sogar im Bewerbungsgespräch kommt es heutzutage gut an, wenn man sich präsentiert.

Das üblichste Medium für eine Präsentation ist das PC-Programm PowerPoint von Microsoft. Mit diesem Programm können Sie schicke Folien erstellen, die Sie dann über einen Beamer auf einer Leinwand oder einem Whiteboard, auch: Smartboard, präsentieren.

Doch bevor Sie mit Doppelklick auf das PowerPoint Icon das Programm starten, brauchen Sie zunächst den guten alten Bleistift und ein Blatt Papier.

Erstellen Sie im ersten Schritt ein Script für Ihre PowerPoint Präsentation

Mit Ihrem Script sollten Sie sich folgende Fragen beantworten:

  • Welches Ziel verfolge ich mit meiner PowerPoint Präsentation? Will ich meine Zuhörer überzeugen? Will ich sie informieren? Will ich Ideen erarbeiten?
  • Was sind meine Argumente, Informationen oder was ist meine Problemstellung?
  • Wer sind meine Zuhörer und mit welchen Worten erreiche ich sie?
  • Wie viel Zeit habe ich für meine Präsentation inkl. möglicher Verständnisfragen und Diskussionen?

Planen Sie für Ihre PowerPoint Präsentation eine Einleitung ein, in der Sie sich, Ihr Unternehmen und den Zweck der Präsentation kurz vorstellen (10-15 % der gesamten Präsentation). Motivieren Sie Ihre Zuhörer an dieser Stelle durch eine knappe Inhaltsübersicht des Hauptteils Ihrer Präsentation. Der Hauptteil sollte 70-80 % der eingeplanten Zeit beanspruchen und sich in einzelne Kapitel gliedern, die wiederum aus Einleitung, Hauptteil und Schluss bestehen. Hier bauen Sie die Argumente, Informationen, Beweise und Beispiele aus Ihrem Skript ein. Mit einer Zusammenfassung oder Schlussfolgerung, einem Dank für die Aufmerksamkeit und Ihren Kontaktdaten beenden Sie die Präsentation (10-15%).

PowerPoint Präsentation – die Gliederung

PowerPoint Präsentation – die Gliederung

Legen Sie nun das Layout für Ihre Folien fest

Nun können Sie durch Doppelklick auf das PowerPoint Icon endlich das Programm starten. Die aktuellste Version und Grundlage für meine Erläuterungen ist PowerPoint 2010. Wenn Sie mit PowerPoint 2007 arbeiten, können Sie die die einzelnen Schritte in „Präsentieren mit PowerPoint“ auf www.studium-und-pc.de nachvollziehen

PowerPoint startet mit einer leeren Folie. Im Prinzip könnten Sie also gleich loslegen und Ihr Skript auf die Folien übertragen. Professioneller ist es jedoch, wenn Sie mit Hilfe des Folienmasters ein Layout für Ihr Unternehmen entwerfen, welches Sie zukünftig bei all Ihren PowerPoint Präsentationen verwenden. Außerdem erleichtern Sie sich damit die Arbeit und stellen sicher, dass jede Folie gleich aussieht.

Öffnen Sie hierzu im Reiter Ansicht den „Folienmaster“.

PowerPoint – Folienmaster

PowerPoint – Folienmaster

Sicherlich hat Ihr Unternehmen ein Logo oder ein anderes Markenzeichen. Bei OTTO Office etwa binden wir einen blauen Balken und unser Logo auf jeder Folie ein. Außerdem zeigen wir auf allen Folien nach der Titelfolie den Titel der Präsentation, das Datum und die Foliennummer in der Fußzeile an. Als Schriftart verwenden wir Arial und als Schriftfarbe Schwarz.

Ich füge also den blauen Balken und unser Logo als Grafik in die erste, in der Gliederung größer abgebildete, Masterfolie ein. Der Balken wird am oberen Seitenrand ausgerichtet, das Logo in der rechten unteren Ecke. PowerPoint übernimmt diese Änderung nun automatisch auf alle übrigen Masterfolien. Das Feldhinter unserem Logo lösche ich, ebenso das Feld „Fußzeile“. Das Feld mit dem Datum ziehe ich höher, sodass ich über dem Datum „Titel der Präsentation“ und unter dem Datum die Foliennummer einfügen kann. Den Befehl zum Einfügen der Foliennummer finden Sie übrigens unter dem Reiter Einfügen.

Während sich die eingefügten Grafiken auf die Folgefolien vererben, muss ich die Fußzeilen-Felder auf der zweiten und dritten Folie nochmals definieren. Für die Titelfolie lösche ich sie alle, für die dritte Folie lege ich sie wie auf der ersten Folie an. Damit das gerade definierte Textfeld in der Präsentation angezeigt wird, setze ich im Reiter Einfügen unter „Kopf- und Fußzeile“ die Häkchen bei „Datum und Uhrzeit“, „Foliennummer“ und „Auf Titelfolie nicht anzeigen“. Die übrigen Folien lösche ich durch Anklicken in der Gliederungsansicht, die brauche ich nicht. Ob Sie diese Vorlagen für Ihre Zwecke brauchen, müssen Sie für sich entscheiden.

Auf der ersten Masterfolie definiere ich nun für alle Masterfolien, dass für alle Textfelder die Schriftart Arial und die Schriftfarbe schwarz gelten soll. Für alle Folien jenseits des Titels soll zudem gelten, dass der Text linksbündig ausgerichtet ist. Die Eingabefelder hierzu finden Sie im Reiter Start. Nun speichere ich meine Layoutvorlage im Reiter Datei unter „speichern unter“ als PowerPoint-Vorlage mit der Dateiendung .potx ab und mein Monitor zeigt folgendes Ergebnis:

PowerPoint Präsentation – Masterlayout

PowerPoint Präsentation – Masterlayout

Dies war nur ein kleiner Ausschnitt der Möglichkeiten, wie Sie das Layout Ihrer PowerPoint Präsentation gestalten können. PowerPoint bietet auch vorgefertigte Layouts an und Sie können Makros und Animationen einbinden.

Doch aus meiner Sicht ist weniger oft mehr und die Erläuterung aller Finessen dieses tollen Programms würde den Rahmen an dieser Stelle sprengen. Vielleicht haben Sie ja mal eine ruhige Minute, in der Sie diese Finessen selbst austüfteln oder in der PowerPoint Hilfe nachlesen können.

Übertragen Sie jetzt die Inhalte aus Ihrem Script auf Ihre Folien

Wenn Sie nun auf „Masteransicht schließen“ klicken, erscheint die Titelfolie Ihrer Präsentation. Am besten speichern Sie Ihre erste Firmenpräsentation zunächst als PowerPoint-Präsentation mit der Dateiendung .pptx ab. Jetzt klicken Sie sich in „Titel durch Klicken hinzufügen“ und geben den Titel Ihrer Präsentation ein. Sofern Sie einen Untertitel angeben möchten, verfahren Sie im Feld darunter genauso. Die Schriftgröße und die Position der Textfelder können Sie nach Bedarf im Reiter Start variieren.

Um eine weitere Folie in Ihre PowerPoint Präsentation einzufügen, klicken Sie im Reiter Start auf „Neue Folie“ und „Titel und Inhalt“.

PowerPoint Präsentation – Neue Folie einfügen

PowerPoint Präsentation – Neue Folie einfügen

Ab dieser Folie können Sie endlich die Inhalte Ihres Skripts auf die einzelnen Folien übertragen. Beherzigen Sie hierbei, dass eine PowerPoint Präsentation kein Printmedium ist. D.h. sie ist nicht zum Ausdrucken, Verteilen und Nachlesen gedacht, sondern zur Visualisierung, damit sich die Zuhörer den Sachverhalt besser merken und ihn besser verstehen können. Daher:

  • Mit Überschriften arbeiten und Texte gliedern.
  • Keine ganzen Sätze, sondern Stichpunkte formulieren.
  • Grafiken und Bilder zum Visualisieren verwenden.
  • Farben sparsam einsetzen und mit Bedeutung, etwa zur Abgrenzung von Themen.
  • Max. drei Schriftgrößen und mind. Schriftgröße 16 verwenden.
  • Im Querformat präsentieren.
  • KISS: Keep it simple and smart.

Würde ich diesen Artikel in eine PowerPoint Präsentation übertragen, sehen die Titelfolie und die Gliederung hierzu wie folgt aus:

PowerPoint Präsentation – die fertige Präsentation

PowerPoint Präsentation – die fertige Präsentation

Auf den einzelnen Folien würden Sie die Screenshots, Grafiken und Aufzählungen wiederfinden. Meine Fließtexte würde ich ebenfalls in stichwortartige Aufzählungen übertragen.

Damit ist Ihre PowerPoint Präsentation fertig und ich wünsche Ihnen viel Erfolg beim Präsentieren!

Ein guter Rat zum Schluss

Falls Sie Ihre PowerPoint Präsentation bei einem Kunden bzw. bei einem externen Geschäftspartner halten möchten, erkundigen Sie sich vorher nach der technischen Ausstattung des Besprechungsraumes. Falls es dort weder PC noch Beamer oder Leinwand gibt, bringen Sie die Geräte mit. Sind die Geräte alle vorhanden, reicht ein USB Stick mit Ihrer Präsentation.

Wenn Sie kein Notebook, keinen portablen Beamer und keine portable Leinwand haben, es in dem Besprechungsraum Ihres Geschäftspartners jedoch einen Overheadprojektor gibt, dann drucken Sie die PowerPoint Präsentation auf Folien aus und nutzen Sie den OHP. Einzelheiten hierzu schildere ich in meinem Artikel „Präsentieren mit Overheadprojektor und Flipchart“.

Die Autorin

Katja Blohm ist Projektmanagerin für Internet Verkaufsförderung bei OTTO Office, einem Versandhändler für Bürobedarf, Bürotechnik und Büromöbel. Während ihrer Tätigkeit als wissenschaftliche Hilfskraft am Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik an der Universität Göttingen erstellte sie PowerPoint Präsentationen für Lehrveranstaltungen und eBooks.

Foto: Wilhelmine Wulff / pixelio.de

1 Kommentare

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    Andreas Wiese sagt

    Schöner Einführungsartikel, insbesondere die Idee, dass man sich zuerst ein „Script“ überlegt finde ich gut.

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