Schon lange gibt es im Unternehmerhandbuch eine ausführliche Beschreibung zum Thema „Reisekostenabrechnung“ inklusive einer Vorlage zum Download.

Mit der Zeit haben sich viele Detail-Fragen und Fragen zu Sonderfällen angesammelt, die ich hier einfach mal zusammenfasse und beantworte!

Reisebeginn und -ende der Geschäftsreise

Frage: Meines Wissens erfolgt die Berechnung der Dienstreisezeit ab dem Verlassen des Wohnsitzes (d.h. die Anreise zum Flughafen zählt schon zur Reisezeit). Genau wie das Ende, d.h. der Heimkehr zum Wohnsitz. Gibt es einen Gesetzestext o.ä. hierzu?

Antwort: Ja – diese Sichtweise ist steuerlich korrekt, allerdings nicht unbegrenzt, sondern an eine zentrale Voraussetzung geknüpft: Es darf keine erste Tätigkeitsstätte aufgesucht werden.

Die folgende Einordnung bezieht sich auf das steuerliche Reisekostenrecht, nicht auf arbeitsrechtliche Regelungen zur Vergütung von Reisezeiten.

Beginnt oder endet eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit direkt an der Wohnung, zählt die Zeit ab Verlassen der Wohnung bis zur Rückkehr als Abwesenheitszeit im Sinne des Reisekostenrechts. Das gilt zum Beispiel bei:

• Fahrt von zu Hause direkt zum Flughafen
• Fahrt von zu Hause direkt zu einem Kunden
• Rückreise vom Einsatzort direkt nach Hause

Maßgeblich ist dabei die Abwesenheit von der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte. Sobald eine erste Tätigkeitsstätte aufgesucht wird, endet die Auswärtstätigkeit steuerlich an dieser Stelle.

Fahrtkosten

Reisebeginn und -ende der Geschäftsreise

Frage: Wenn die Berechnung der Dienstreisezeit ab dem Verlassen des Wohnsitzes bzw. der Heimkehr gilt (s.o.), kann ich dann auch die Fahrtkosten entsprechend abrechnen?

Antwort: Ja – unter denselben Voraussetzungen wie bei der Abwesenheitszeit können auch die Fahrtkosten steuerlich als Reisekosten berücksichtigt werden.

Fahrtkosten zählen dann als Reisekosten, wenn die beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit direkt an der Wohnung beginnt oder endet und keine erste Tätigkeitsstätte aufgesucht wird. In diesen Fällen können die Fahrtkosten ab Verlassen der Wohnung bis zur Rückkehr angesetzt werden, zum Beispiel:

• Fahrt von zu Hause direkt zum Flughafen
• Fahrt von zu Hause direkt zu einem Kunden
• Rückfahrt vom Einsatzort direkt nach Hause

Sobald jedoch eine erste Tätigkeitsstätte aufgesucht wird, gelten die Fahrten dorthin nicht mehr als Reisekosten, sondern als Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte. Diese sind nicht als Reisekosten, sondern nur im Rahmen der Entfernungspauschale zu berücksichtigen.

Ob und in welcher Höhe der Arbeitgeber die Fahrtkosten erstattet, ist arbeitsrechtlich freiwillig. Erstattet der Arbeitgeber die Fahrtkosten nicht oder nur teilweise, können sie vom Arbeitnehmer als Werbungskosten in der Einkommensteuererklärung geltend gemacht werden.

Fahrtkostenerstattung für Mitfahrer

Frage: Früher gab es 0,02 EUR/km für Mitfahrer. Gilt das immer noch? Im Gesetz steht davon nichts mehr…

Antwort: Der Arbeitgeber kann weiterhin höhere Fahrtkosten erstatten, die über die steuerfreie Kilometerpauschale hinausgehen. Diese Mehrbeträge gelten jedoch als steuerpflichtiger Arbeitslohn.

Fahrtkostenerstattung für Radfahrer

Frage: Und was gilt, wenn ich ein Fahrrad benutze?

Antwort: Für Fahrräder gibt es im allgemeinen Reisekosten-Steuerrecht keine feste Kilometerpauschale wie beim Pkw. In der Praxis läuft es entweder über tatsächliche Kosten oder – im öffentlichen Dienst – über Regelungen nach dem BRKG (Bundesreisekostenrecht).

Für Arbeitnehmer (steuerfreie Erstattung möglich):

Nutzen Arbeitnehmer ein Fahrrad für beruflich veranlasste Fahrten, kann sich die steuerfreie Erstattung an den Regelungen orientieren, die über § 9 EStG an die Wegstreckenentschädigungen nach dem BRKG anknüpfen.Für Fahrräder sieht die Verwaltungsvorschrift zum BRKG eine Wegstreckenentschädigung von 5 EUR je maßgeblichem Monat vor, wenn das Fahrrad mindestens zweimal im Monat benutzt wird.

Höhere Erstattungen sind grundsätzlich möglich, dann aber mit Einzelnachweis bzw. außerhalb der Pauschal-Systematik.

Für Selbständige:

Selbständige setzen Fahrradfahrten in der Regel über die tatsächlichen (anteiligen) Kosten als Betriebsausgaben an (z. B. Reparaturen, Ersatzteile, AfA).

Kurz zusammengefasst:

• ✅ 5 EUR/Monat (BRKG-Wegstreckenentschädigung), ab 2 Nutzungen/Monat
• 📄 Höhere Beträge: Einzelnachweis
• 🚲 Selbständige: typisch tatsächliche Kosten (anteilig) / AfA

Fahrtkosten vom Home-Office ins Headquarter

Frage: Gibt es Reisekostenerstattung auch auf Fahrten von Home-Office zum Headquarter? Angeblich wird die Zeit nicht als Reisetätigkeit angerechnet …

Antwort: Das kommt darauf an… Leider. Nämlich darauf, wo die „erste Tätigkeitsstätte“ liegt und ob es überhaupt eine gibt. Steuerlich ist nicht entscheidend, ob Zeit „als Reisetätigkeit zählt“, sondern ob es sich um Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte oder um berufliche Auswärtstätigkeiten handelt.

Ein Home-Office gilt steuerlich grundsätzlich nicht als erste Tätigkeitsstätte, sondern als Teil der Wohnung. Maßgeblich für die Beurteilung ist daher ausschließlich, ob das Headquarter vom Arbeitgeber als erste Tätigkeitsstätte festgelegt wurde.

Zusammenfassung:

• Tätigkeitsstätte ist eine von der Wohnung getrennte, ortsfeste betriebliche Einrichtung.
• Der Arbeitnehmer kann je Dienstverhältnis höchstens eine erste Tätigkeitsstätte, ggf. aber auch keine erste, sondern nur auswärtige Tätigkeitsstätten haben.
• Die Bestimmung der ersten Tätigkeitsstätte erfolgt vorrangig anhand der dienst- oder arbeitsrechtlichen Festlegungen durch den Arbeitgeber.
• Sind solche nicht vorhanden oder sind die getroffenen Festlegungen nicht eindeutig, werden hilfsweise quantitative Kriterien herangezogen.
• Führen auch diese Kriterien zu keinem Ergebnis, so hat der Arbeitnehmer einfach keine erste Tätigkeitsstätte.
• Ein Arbeitnehmer ohne erste Tätigkeitsstätte ist bei beruflichen Fahrten außerhalb seiner Wohnung grundsätzlich auswärts tätig.
• Wird ein Arbeitnehmer außerhalb seiner Wohnung und seiner ersten Tätigkeitsstätte beruflich tätig, können Reisekosten vom Arbeitnehmer als Werbungskosten bei der Steuererklärung angesetzt oder vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet werden.

Fazit: Ist das Headquarter die „erste Tätigkeitsstätte“, gelten Fahrten dorthin steuerlich als Wege zwischen Wohnung und Arbeitsstätte – Reisekosten können dann nicht geltend gemacht werden. Falls nicht, dann schon :-)

Ãœbernachtungskosten

Private Ãœbernachtung

Frage: Wie ist es eigentlich, wenn man als Angestellter auf Reisen privat unterkommt. Gibt es Möglichkeiten, hier etwas abzurechnen?

Antwort: Ja, es gibt Möglichkeiten. Der Arbeitgeber darf bei Inlandsübernachtungen pauschal 20 EUR pro Nacht steuerfrei erstatten, auch ohne Einzelnachweis. Diese Pauschale gilt nur für Arbeitgebererstattungen.

Möchte der Arbeitnehmer Übernachtungskosten selbst in der Steuererklärung geltend machen, können ausschließlich die tatsächlich nachgewiesenen Kosten angesetzt werden. Eine Pauschale ist in diesem Fall nicht zulässig.

Frage: Und wie ist das, wenn ich selbständig bin?

Antwort: Selbstständige können ebenfalls nur ihre tatsächlichen Übernachtungskosten geltend machen.

(Diese Grundregel gilt sowohl für Inlands- als auch für Auslandsübernachtungen.)

Ãœbernachtung im Ausland und Vorsteuerabzug

Frage: Ich habe im Ausland dienstlich übernachtet. Nehme ich den Netto- oder den Bruttobetrag in meine Reisekosten?

Antwort: Bei Übernachtungen im Ausland gilt eine wichtige Besonderheit: Hotelübernachtungen unterliegen immer der Umsatzsteuer des jeweiligen Landes. Das sogenannte Reverse-Charge-Verfahren findet hier keine Anwendung. Die Umsatzsteuer wird also ganz regulär vom Hotel in Rechnung gestellt.

Hotelübernachtungen gelten umsatzsteuerlich als grundstücksbezogene Leistungen; der Leistungsort liegt daher stets im Belegenheitsstaat des Hotels.

Eine Erstattung der ausländischen Vorsteuer ist nur über das jeweilige Vorsteuervergütungsverfahren möglich. Dieses ist aufwendig und lohnt sich in der Praxis oft nur bei höheren Beträgen.

Verpflegungsmehraufwand

Muss ich ein Formular ausfüllen oder eine Excel-Tabelle führen?

Frage: Ich führe ein Fahrtenbuch. Reicht es, dass ich das kopiere und die entsprechenden Tage, für die ich den Verpflegungsmehraufwand geltend machen will, markiere? Oder muss ich für jede Dienstreise ein Formular ausfüllen und ausdrucken? Bzw. kann bzw. soll/muss ich eine Excel-Tabelle anlegen?

Antwort: Die Frage ist etwas komplexer, als man auf den ersten Blick meint! Ich versuche sie jetzt mal nach bestem Wissen zu beantworten, wobei ich keine finale Antwort geben kann, denn wie immer kommt es auf den speziellen Fall an:

1. Weder Excel noch ein bestimmtes Formular sind verpflichtend. Sie helfen beide lediglich den Ãœberblick zu behalten, wenn die Reisen komplexer sind.
2. Stellt sich als nächstes die Frage, ob du die Verpflegungsmehraufwendungen bei der Einkommenssteuer oder in deiner Einnahme-Überschuss-Rechnung oder bei deinem Arbeitgeber geltend machen möchtest? Je nachdem gibt es bestimmte Felder in den Formularen der Steuererklärung, wo die Beträge einzutragen sind oder es gibt Vorgaben vom Arbeitgeber.
3. Ergibt sich aus deinem Fahrtenbuch eindeutig, wie lange deine Reise gedauert hat? Denn je nach Reisedauer kannst Du ja unterschiedlich hohe Beträge geltend machen. Im Ausland wird es dann noch komplexer, denn da gelten je nach Land andere Werte.
4. Was ist mit Frühstück? Wenn Du ab und zu im Hotel übernachtest, dann musst du ja ggfs. die VTP um 20% kürzen …
5. Wo schreibst Du den Betrag hin, den du für den jeweiligen Tag geltend machen möchtest? Mit der Hand auf die Kopie?

Fazit: Das ist alles gar nicht so einfach pauschal zu beantworten… Ich finde jedoch immer, dass eine Liste hilft den Überblick zu behalten.

Abzüge für Mahlzeiten

Frage: Wie hoch sind die Abzüge von den Verpflegungs-Tages-Pauschalen, falls ich Essen erhalte? Und wie berechne ich diese?

Antwort: Gibt es z.B. Frühstück im Hotel oder werde ich zum Mittagessen eingeladen, so muss ich die Verpflegungs-Tages-Pauschalen kürzen. Um 20% für Frühstück und um jeweils 40% für Mittag- und Abendessen.

WICHTIG: die Abzüge werden jeweils auf Basis des 24-Stunden-Satzes berechnet! Ergibt sich dann ein negativer Betrag, so muss ich natürlich nichts an meinen Arbeitgeber bezahlen, sondern erhalte einfach nur keinen Verpflegungsmehraufwand erstattet :-)

Beispiel: Ich bin von 8 Uhr bis 21 Uhr im Inland auf Dienstreise und werde zum Mittagessen eingeladen.

• Verpflegungspauschale für eintägige Abwesenheit, mehr als acht Stunden = 14 EUR
• Abzüge vom 24-Stunden-Satz (28 EUR): 40% für Mittagessen = 11,20 EUR
• Auszahlung: 2,80 EUR

Bewirtungskosten auf Dienstreisen

Frage: Ich weiß noch immer nicht so genau, wie ich es handhaben muss, wenn auf einer Dienstreise Bewirtungskosten entstehen – was ist dann mit dem Verpflegungsmehraufwand? Muss ich da was abziehen oder nicht?

Antwort: Wie immer: das kommt darauf an :-)

Wenn ein Arbeitnehmer die VTP-Pauschale erstattet bekommen möchte, dann sind alle erhaltenen Mahlzeiten davon abzuziehen (20% Frühstück, 40% Mittag- und Abendessen). Und wenn er an einem Geschäftsessen teilgenommen hat, dann muss er die Pauschale entsprechend kürzen, da er ja das Essen erhalten hat. Das gilt auch, wenn er selbst der Gastgeber ist. In diesem Fall wird natürlich der Arbeitgeber die Bewirtungskosten erstatten, falls der Arbeitnehmer z.B. Kunden eingeladen hat.

Anders der Fall beim Unternehmer, der erhält die volle Verpflegungs-Tages-Pauschale. Egal, ob er zum Essen eingeladen wurde oder selbst jemanden bewirtet hat. Die Bewirtungskosten sind davon getrennt zu behandeln und unterliegen den allgemeinen steuerlichen Abzugsbeschränkungen.

Verpflegungskosten, Vorsteuer und Privatanteil buchen

Frage: Die Vorsteuer aus tatsächlichen Verpflegungskosten auf Reisen sind für mich als Unternehmer abziehbar. Wenn ich also auf Geschäftsreise essen gehe, kann ich die Mehrwertsteuer der Restaurant-Rechnung abziehen. Wie verbuche ich denn den nicht abziehbaren Teil (also den Nettobetrag der Rechnung)? Als Privatentnahme?

Antwort: Der Nettobetrag der Verpflegungskosten ist keine Privatentnahme, sondern eine nicht abzugsfähige Betriebsausgabe. Die Vorsteuer ist dagegen – bei ordnungsgemäßer Rechnung – abziehbar. Hier findest du die perfekte Erklärung inkl. Buchungskonten: https://www.haufe.de/finance/steuern-finanzen/reisekosten-verpflegungskosten-vorsteuerabzug_190_416732.html.

Inland oder Ausland – welcher VTP-Satz gilt wann?

Frage: Ein Mitarbeiter macht eine dreitägige Dienstreise. Der erste Tag ist in München mit Übernachtung und Frühstück. Der zweite Tag ist in Österreich, am dritten Tag Rückreise von Österreich. Welchen Satz nehme ich wann?

Antwort: Dieses Beispiel ist leider nicht ganz präzise formuliert! Wo geht der Mitarbeiter am ersten Tag ins Bett? Je nachdem ist die Berechnung nämlich anders …

Es gelten folgende Besonderheiten bei Auslandsreisen:

• Werden an einem Kalendertag Auswärtstätigkeiten im In- und Ausland durchgeführt, ist für diesen Tag das entsprechende Auslandstagegeld maßgebend, selbst dann, wenn die überwiegende Zeit im Inland verbracht wird.
• Bei Reisen vom Inland in das Ausland ist der Tagegeldsatz für das vor 24 Uhr Ortszeit zuletzt erreichte Land bzw. die zuletzt erreichte gesondert in der Auslandsreisekostentabelle aufgeführte Stadt maßgebend.
• Bei Reisen innerhalb des Auslands ist der Tagegeldsatz für das vor 24 Uhr Ortszeit zuletzt erreichte Land bzw. die zuletzt erreichte gesondert in der Auslandsreisekostentabelle aufgeführte Stadt maßgebend.
• Bei Rückreisen vom Ausland in das Inland richtet sich der Tagegeldsatz nach dem Land bzw. der gesondert aufgeführten Stadt, wo der Arbeitnehmer zuletzt im Ausland tätig war.

Berechnung der VTP, falls am ersten Abend in München übernachtet wird (Stand 2020):

Hinweis: Die folgenden Beträge gelten für den Stand 2020. Maßgeblich sind immer die jeweils gültigen Pauschalen des Bundesfinanzministeriums.

Tag 1: VTP 8 Stunden Inland = 14 EUR (bis Ende 2019 waren es 12 EUR)

Tag 2: VTP 24 Stunden Österreich = 40 EUR abzgl. 20% für Frühstück = 32 EUR

Tag 3: VTP 8 Stunden Österreich = 27 EUR

Summe = 73 EUR

Berechnung der VTP, falls am ersten Abend in Österreich übernachtet wird (Stand 2020):

Tag 1: VTP 8 Stunden Österreich = 27 EUR

Tag 2: VTP 24 Stunden Österreich = 40 EUR abzgl. 20% für Frühstück = 32 EUR

Tag 3: VTP 8 Stunden Österreich = 27 EUR

Summe = 86 EUR

Herumreisen im Ausland

Wir erinnern uns an die Besonderheiten im Ausland:

Bei Reisen innerhalb des Auslands ist der Tagegeldsatz für das vor 24 Uhr Ortszeit zuletzt erreichte Land bzw. die zuletzt erreichte gesondert in der Auslandsreisekostentabelle aufgeführte Stadt maßgebend.

Frage: Wenn ich beruflich 2 Wochen in Australien war, davon 8 Tage in Newcastle und dazwischen 4 Tage in Sydney und ich die 4 Tage nach Sydney immer morgens mit dem Auto angereist und abends in meine Unterkunft nach Newcastle zurückgereist bin – darf ich dann für die 4 Tage in Sydney den Pauschbetrag für Sydney ansetzen (=gesondert in der Auslandsreisekostentabelle aufgeführte STADT) oder muss ich hier trotzdem den Pauschbetrag für „im Ãœbrigen“ nehmen (da vor 24 Uhr erreichter Ort = Newcastle)?

Antwort: Ach herrjee, da kommst Du jetzt aber wirklich mit einer kniffeligen Frage um die Ecke…

Maßgeblich ist hier der Ort, der vor 24 Uhr Ortszeit zuletzt erreicht wird. Da die Übernachtung in Newcastle erfolgt und dieser Ort auch vor Mitternacht wieder erreicht wird, ist für alle Tage der Pauschbetrag für Newcastle anzusetzen – auch wenn tagsüber beruflich in Sydney gearbeitet wurde.

Das mag im Einzelfall unlogisch erscheinen, entspricht aber der geltenden Systematik der Auslandsreisekostenregelung.

Muss der Arbeitgeber die Verpflegungs-Tages-Pauschalen erstatten?

Frage: Mein Arbeitgeber zahlt mir nur 8,00 EUR / pro Tag, obwohl ich 16 Tage im Monat rund 700 km von zu Hause weit weg arbeite, ist es genug?

Antwort: Ich bin mir nicht sicher, ob ich die Frage verstehe… Ich denke Du meinst, dass dir dein Arbeitgeber statt 8 EUR pro Tag deutlich mehr erstatten muss, oder?

Dem ist nicht so. Die Verpflegungsmehraufwand-Tages-Pauschalen sind nur die Beträge, die er dir steuerfrei erstatten kann aber nicht muss.

Erhältst Du vom Arbeitgeber weniger als die o.g. Erstattungen für den Verpflegungsmehraufwand, dann kannst du die Differenz bei deiner Einkommensteuererklärung als Werbungskosten geltend machen und musst weniger Steuern zahlen.

Kürzungen der VTPs berechnen: jeden Tag einzeln berechnen oder als Summe über die ganze Reise?

Frage: Muss man bei Kürzungen der VTPs für erhaltene Mahlzeiten jeden Tag einzeln berechnen oder kann man auch einfach alle VTPs addieren und dann die Kürzungen abziehen?

Antwort: Die typisierende, pauschale Kürzung der Verpflegungspauschale ist tagesbezogen und maximal bis auf 0 Euro vorzunehmen. So steht es im Schreiben vom Bundesfinanzministerium!

Reisekostenabrechnung-Vorlage

Jährliche Änderungen

Frage: Wieso gibt es für jedes Jahr eine neue Reisekostenabrechnung-Vorlage? Seit 2014 gelten doch in Deutschland immer die gleichen Sätze, oder?

Antwort: Jein, in Deutschland hat sich von 2014 bis 2019 nichts mehr geändert. Wenn man nur in Deutschland unterwegs war, dann gibt es VOR und AB 2014. Wobei für 2020 nun auch endlich die Pauschalen für Deutschland angehoben wurden: von 12 auf 14 EUR bzw. von 24 auf 28 EUR!

Die Sätze für Verpflegungsmehraufwendungen & Übernachtungen im Ausland ändern sich aber jährlich. Und daher gibt es jedes Jahr eine neue Reisekostenabrechnung-Vorlage :-)

Mit meiner  Vorlage könnt ihr die gefahrenen Kilometer abrechnen, euren Verpflegungsmehraufwand ermitteln und auch alle sonstigen Kosten, die auf der Reise entstanden sind, ordentlich erfassen. Heraus kommt eine fertige Reisekostenabrechnung, die ihr nur noch zu den anderen Buchhaltungsunterlagen packen müsst und fertig!

Zum Download der Vorlage Reisekostenabrechnung geht es hier:

Vorlage Reisekostenabrechnung

Divers

Workflow zur Reisekostenabrechnung

Frage: Was mir jetzt fehlt, ist sowas wie ein Workflow zur Reisekostenabrechnung, bzw. einpflegen in die Buchhaltung. Wie mache ich das am besten?

Antwort: Ich würde es so machen: Nach jeder Reise füllt der Reisende die Reisekostenabrechnung aus. Dann erhält er seine Reisekosten entweder via Barauszahlung aus der Kasse & die Abrechnung wird entsprechend in die Kasse abgeheftet. Oder er erhält eine Überweisung, dann wird die Reisekostenabrechnung natürlich zu den Kontoauszügen geheftet.

Dienstreise mit privatem Abstecher

Frage: Bei mir kam grade noch folgende Überlegung auf: Dienstfahrt hin Dortmund → Hamburg. Aus eigenem Anliegen heraus Privatfahrt Hamburg → Berlin. Besteht dann für die Rückreise von Berlin nach Dortmund irgendeine Möglichkeit Reisekosten geltend zu machen?

Antwort: Maßgeblich sind nur die beruflich veranlassten Fahrtstrecken. Der private Abstecher nach Berlin unterbricht die Dienstreise steuerlich.

Für die Abrechnung können daher nur die Fahrtkosten angesetzt werden, die ohne den privaten Umweg angefallen wären, also:

• Dortmund → Hamburg (dienstlich)
• Hamburg → Dortmund (gedachte direkte Rückreise)

Mehrkilometer und zusätzlicher Zeitaufwand durch den privaten Abstecher sind nicht abzugsfähig. Gleiches gilt für eventuelle Mehrkosten (z. B. zusätzliche Übernachtungen).

Mehr Informationen

Und wer jetzt alles rund um die Reisekostenabrechnung nochmal im Detail lesen möchte – bitteschön, hier entlang: Reisekostenabrechnung – so geht’s!.