Ein virtuelles Büro ist für viele Selbstständige und kleinere Unternehmen interessant. Gerade junge Startup-Unternehmen haben nicht die finanziellen Mittel, um einen teuren Büroraum mieten zu können. Die private Adresse auf dem Firmenbriefkopf anzugeben ist außerdem unprofessionell und schreckt vielleicht Kunden ab.

Virtuelle Büros werden immer beliebter

In Deutschland gibt es die Virtual-Office-Center bereits seit den neunziger Jahren. Doch erst jetzt boomt das Geschäftsmodell Virtual Office richtig.

Durch die Wirtschaftskrise haben sich viele Angestellte selbstständig gemacht. Unter den rund 7 Millionen Freiberuflern und Selbstständigen sind viele auf der Suche nach einer kleineren Bürofläche. Den meisten ist die Miete für einen klassischen Büroraum jedoch zu hoch.

Im Gegensatz zu einem physisch vorhandenen Büro, ist ein Virtual Office nur eine virtuelle Geschäftsadresse. Diese ist für ein professionelles Auftreten aber deutlich besser geeignet als die Adresse der Privatwohnung. Außerdem möchten viele Selbstständige nicht ihre private Adresse öffentlich machen.

Welche Vorteile bieten virtuelle Büros?

• geringe Fixkosten im Vergleich zu klassischen Mietbüros
• es gibt keine langfristigen Verbindlichkeiten
• die privaten Adressen bleiben weiterhin privat
• die Kunden erhalten eine repräsentative Geschäftsadresse in einer bevorzugten Lage
• eigene Postanschrift für Visitenkarten und Briefköpfe
• das Unternehmen ist unter einer lokalen Telefonnummer dauerhaft erreichbar
• alle Telefonate werden im Namen des Unternehmens angenommen und weitergeleitet
• zusätzliche Services und weitere Büroräume sind individuell hinzubuchbar

Was muss bei einem virtuellen Büro beachtet werden?

Zahlreiche Bürobetreiber bieten Selbstständigen und kleineren Unternehmen virtuelle Büroräume an. Außer der virtuellen Anschrift können noch diverse Zusatzleistungen gebucht werden. Die Höhe der monatlichen Mietzahlungen hängt vom Standort der virtuellen Büros und den Zusatzleistungen ab.

Selbstständige, Freiberufler oder Unternehmen können bei den virtuellen Bürobetreibern viele unterschiedliche Zusatzleistungen buchen. Welche Leistungen und Zusatzdienste im Detail sinnvoll sind, hängt natürlich von den individuellen Bedürfnissen der Kunden ab.

Die alltäglichen Verwaltungsaufgaben in einem Büro nehmen z.B. viel Zeit in Anspruch. Müssen sich die Selbstständigen täglich noch um die Post und das Telefon kümmern, dann verlieren Sie viel Zeit. Kontakte zu Kunden müssen regelmäßig gepflegt und ausgebaut werden. Dies ist für den langfristigen Erfolg des Unternehmens enorm wichtig.

Gerade in der Anfangszeit haben die meisten Startup-Unternehmen jedoch nicht genügend Zeit für die alltäglichen Verwaltungsaufgaben oder für den Kundenkontakt. Sie müssen sich vorwiegend um ihr Kerngeschäft kümmern. Auf dieses können sie sich voll und ganz konzentrieren, wenn sie in ihrem virtuellen Büro die passenden Zusatzdienste gebucht haben.

Durch einen persönlichen Sekretariatsservice werden alle eingehenden Telefonate angenommen und auf Wunsch weitergeleitet. Der Postservice kümmert sich um die Post- und Paketannahme und leitet die Sendungen auf Wunsch ebenfalls weiter. Die Unternehmen sind dauerhaft erreichbar, können sich aber trotzdem voll und ganz auf ihr Kerngeschäft konzentrieren.

Bei der UBC Collection können Selbstständige und Unternehmen virtuelle Büroräume zu preiswerten Konditionen mieten. Sie erhalten eine repräsentative Geschäftsadresse z.B. in Wien im Goldenen Quartier und eine eigene Telefon- sowie Faxnummer. Zusätzlich profitieren die Unternehmen bei den Unique Business Centres von einer Brief- und Paketannahme und von einer Anrufentgegennahme.