Finanzen & Buchhaltung
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Was tun wenn eine Quittung fehlt? Ein Eigenbeleg hilft!

Eigenbeleg

Wer die Grundlagen in der Buchhaltung beherrscht und sich mit der Abrechnung von Belegen beschäftigt hat, kennt das Buchhalter-Grundgesetz „Keine Buchung ohne Beleg. Damit Betriebsausgaben geltend gemacht werden können, muss jede Ausgabe mit einem Beleg nachgewiesen werden. Doch was ist zu tun, wenn eine Quittung fehlt? Dann können sich Unternehmer mit einem sogenannten Eigenbeleg helfen. Bei der Erstellung dieses Dokuments gibt es einiges zu beachten.

Ausnahme-Regelung: Der Eigenbeleg für Betriebsausgaben

Nichts ist ärgerlicher, als ein fehlender Beleg von Betriebsausgaben in der Buchhaltung. Schließlich sind Ausgaben wichtig, um den Gewinn zu reduzieren und gleichzeitig die anfallenden Steuern zu mindern. Doch im Alltagsgeschäft ist es schnell passiert. Die Quittung für gekauftes Büromaterial wird vergessen, beim bargeldlos per Karte bezahlen während der Geschäftsreise geraten die Zahlungsbelege in Vergessenheit oder Rechnungen werden im Büro verlegt. Es gibt dutzende Ursachen für fehlende Belege. Meistens ist es beim Bearbeiten der Buchhaltung zu spät und ein zweites Exemplar wird nicht mehr ausgestellt. Oft steht der Betrag einer Ausgabe in keinem Verhältnis zum notwendigen Aufwand, der zum Anfordern des Belegs nötig wäre.

Wenn trotz aller Bemühungen ein Beleg verschwindet oder keiner ausgegeben wurde, müssen sich Unternehmer nicht unnötig ärgern. Denn, was viele nicht wissen: Es gibt eine Ausnahme-Regelung in der Buchhaltung, die trotz des Buchhalter-Grundsatzes gilt. Sollte ein Zahlungsbeleg fehlen, dürfen sich Unternehmer mit einem Eigenbeleg für Betriebsausgaben helfen. Mit diesem Dokument dürfen Betriebsausgaben ohne ordnungsgemäße Quittung geltend gemacht werden. Allerdings gilt das nur für die reine Betriebsausgabe und nicht für den ursprünglich enthaltenen Umsatzsteuer-Betrag! Der Umsatzsteuer-Verlust der Ausgabe ist unumgänglich.




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Eigenbeleg korrekt ausstellen

Damit das Finanzamt die Betriebsausgaben anerkennt, muss der Eigenbeleg bestimmte Angaben enthalten. Neben dem Namen und der Anschrift des entsprechenden Dienstleisters, Einzelhandels-Geschäfts beziehungsweise Lieferanten, muss das Datum der Leistung oder der Lieferung sowie der Rechnungsbetrag enthalten sein. Außerdem sind Bezeichnung und Menge der Ware oder der Umfang und die Art einer Dienstleistung genau anzugeben. Mit diesen Angaben enthält der Eigenbeleg alle wichtigen Daten, wie ein korrekter Fremdbeleg. Der Eigenbeleg sollte als solcher ausgewiesen und anschließend mit aktuellem Datum und Unterschrift versehen werden. Welche Form für den Eigenbeleg gewählt wird, ist egal. Auch ein handschriftlicher Eigenbeleg wird anerkannt.

Grundsätzlich sollte der Eigenbeleg als Notlösung genutzt werden. Vor dem Finanzamt muss plausibel erklärt werden, warum der Originalbeleg fehlt. Je höher die Ausgabe, desto schwieriger wird das. Im Zweifelsfall ist die Beratung durch den Steuerberater empfehlenswert.

Foto: Thommy Weiss / pixelio.de

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