Existenzgründung, Finanzen & Buchhaltung
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Der Business-Plan – Finanzplanung (1)

Business-Plan

2011 habe ich hier im Unternehmerhandbuch die Struktur meines Business-Plans vorgestellt. Darin erklärte ich zum Beispiel, welche Fragen man sich in den einzelnen Bereichen stellen sollte und wie man zu einem funktionierenden und tragfähigen Business-Plan kommt.

Der Business-Plan – Struktur und wichtige Fragen (1):

  1. Executive Summary – die Zusammenfassung
  2. Produkt / Dienstleistung
  3. Management und Schlüsselpersonen
  4. Branche und Markt

Der Business-Plan – Struktur und wichtige Fragen (2):

  1. Marketing
  2. Unternehmen und Organisation
  3. Finanzplanung
  4. Meilensteine der Gründungsvorbereitungen
  • Executive Summary – die Zusammenfassung (eigentlich Punkt 1, aber man sollte sie zuletzt schreiben)

Was noch fehlte war die detaillierte Anleitung, wie man die Finanzen seines Business am besten plant. Heute reiche ich diese nach: Taschenrechner raus, Excel starten und los geht’s!

Die Finanzplanungs-Vorlage

Als ich mich 2005 selbständig gemacht habe, gab es im Netz eine super Finanzplanungs-Vorlage der Kreissparkasse Köln. Die habe ich benutzt und bin so zufrieden damit, dass ich auch heute noch mit dieser Vorlage meine jährliche Finanzplanung erstelle und mit der Realität abgleiche. Ich habe sie natürlich für meine Zwecke etwas abgewandelt und aufgebohrt, aber für mich ist sie die beste Vorlage, die ich kenne.

Sie ist unterteilt in folgende Bereiche:

  • Prämissen
  • I. Umsatzplanung für das Geschäftsjahr
  • II. Umsatz- und Ergebnisplan für das Geschäftsjahr
  • III. Investitionsplan für das Geschäftsjahr
  • IV. Darlehensaufnahme
  • V. Liquiditätsplan für das Geschäftsjahr

(Teil III – V folgen im zweiten Teil der Finanzplanung)

Im Folgenden erkläre ich, wie man sie ausfüllt und die dafür relevanten Zahlen errechnet oder schätzt.

Prämissen

So sieht das in der Vorlage aus:

Prämissen der Finanzplanung

Prämissen der Finanzplanung

Da ich ein Ein-Frau-Dienstleister bin, haben die beiden Bereiche in der Mitte und rechts keine Bedeutung für mich. Bei anderen Geschäftsideen kann das aber natürlich ganz anders aussehen. Dann trägt man hier die Kosten ein, die Material, Fremdleistungen, Fracht / Versand, Provisionen, Garantieleistungen und sonstige variable Kosten in Prozent vom Umsatz ausmachen.

Lediglich der Abrechnungszins ist auch für kleine Dienstleister wie mich wirklich interessant. Ich musste und muss mir zum Glück nirgendwo Geld leihen für mein Unternehmen, daher habe ich auch dieses Feld leer gelassen. Grundsätzlich gehört hier der Zinssatz rein, den man zahlt, wenn man z.B. mal sein Konto überzieht oder sich anderweitig Geld leihen muss.

Debitoren- und Kreditorenlaufzeit ist für alle Unternehmer ein wichtiges Thema. Dahinter steht die Frage, wie lange Kunden im Schnitt brauchen, um ihre Rechnungen zu begleichen (Debitorenlaufzeit) und wie lange man im Schnitt selber Zeit hat die Rechnungen der Lieferanten zu begleichen (Kreditorenlaufzeit). Diese beiden Laufzeiten haben nämlich direkten Einfluss auf die Liquidität eines Unternehmens! Klar, oder?

Damit hat man schon mal die Grundeinstellungen erledigt. Weiter geht’s mit den Details…

I. Umsatzplanung für das Geschäftsjahr

Umsatzplanung für das Geschäftsjahr

Umsatzplanung für das Geschäftsjahr

Geschäftsbereiche

Nicht jeder hat unterschiedliche Geschäftsbereiche, aber wenn, dann kann man hier die Unterteilung vornehmen, um später besser beurteilen zu können, welcher Geschäftsbereich rentabel ist und welcher nicht. Außerdem ist es oft einfacher, sich sein zukünftiges Geschäft in kleineren Einheiten vorzustellen, als gleich das große Ganze zu schätzen. Bei der Erstellung eines Business Plans basiert ja meist noch vieles auf Schätzungen.

Später, wenn das Business läuft, ergibt sich meist ganz von selbst eine sinnvolle Trennung der Geschäftsbereiche. Bei mir sind das mittlerweile meine Beratungstätigkeit, meine Online-Aktivitäten und dann noch diverse Nebenbaustellen. Bei einem Fitness-Trainer könnte es z.B. die Bereiche Studioarbeit und Personaltraining geben. Oder man fasst Kunden in Gruppen zusammen und schaut, welche Kundengruppe am meisten einbringt. Man kann aber auch einfach alle geplanten Umsätze in eine Zeile eintragen und auf die Trennung verzichten.

Gesamtumsatz

Aus der Summe der Geschäftsbereiche ergibt sich der Gesamtumsatz des Unternehmens. Aufgeteilt in Monats- und Jahresumsatz sieht man hier ganz schnell, wohin der Hase läuft.

Wie plane ich meine Umsätze?

Tja, das ist die Gretchenfrage. Woher weiß ich, was ich wirklich einnehmen werde? Wie viele Kunden kommen werden? Ob die Tische in meinem Restaurant wirklich jeden Abend voll besetzt sind? Wie viele Laufschuhe ich verkaufen kann?

Nun, da seid ihr die Profis. Führt eine Marktrecherche durch, fragt Kollegen und Bekannte. Geht mal ein paar Tage in einen vergleichbaren Laden und guckt, wie es dort so zugeht. Besorgt Brancheninfos von der IHK oder zuständigen Verbänden. Viele Statistiken gibt es auch im Internet.

Macht euch wirklich schlau, nichts ist fataler, als sich bei den Umsätzen grob zu verschätzen! Selbstverständlich weiß man es hinterher immer besser, aber je detaillierter ihr euch vorbereitet, desto eher habt ihr die Chance zu sehen, wo die Probleme stecken und wo ihr noch optimieren müsst.

Und für alle Dienstleister: wenn ihr Zeit verkauft (Beratung, Training etc.), denkt daran, dass ihr als Selbständige auch selbst für die ganze Verwaltung, eure Weiterbildung und auch euren Urlaub zuständig seid. Vergesst nicht diese Zeiten ebenfalls einzuplanen. Niemand kann 100% seiner Arbeitszeit verkaufen oder aber ihr müsst das dann alles nach Feierabend erledigen. Das hält auf Dauer niemand aus, davor müsst ihr euch schon bei der Planung eures Business selbst beschützen!

II. Umsatz- und Ergebnisplan für das Geschäftsjahr

Gesamtleistung

Umsatz- und Ergebnisplan für das Geschäftsjahr

Umsatz- und Ergebnisplan für das Geschäftsjahr

Umsatzerlöse: die werden einfach von oben automatisch übernommen

Erlösschmälerung: Minderung der erzielten Erlöse (Bruttoerlöse) durch Erlösberichtigungen (z.B. Boni), Erlösminderungen (z.B. Rabatte, Skonti) und Erlöskorrekturen (z.B. Korrektur von Berechnungsfehlern); es ergibt sich der Nettoerlös. Als Erlösschmälerung gilt auch ein Preisnachlass aufgrund einer Mängelrüge oder zur Erfüllung von Gewährleistungsansprüchen (Garantie). (Quelle: Gablers Wirtschaftslexikon)

Bestandserhöhung / Bestandsverminderung: hier handelt es sich um Produkte, die zwar produziert, aber nicht verkauft wurden und folglich im Lager landen (Bestandserhöhung) bzw. um Waren, die im letzten Jahr / Monat ins Lager gewandert sind und erst in diesem Jahr / Monat verkauft werden.

Wer es genau wissen will, guckt einfach in unseren kleinen Kurs zum Thema Rechnungswesen, speziell in diese beiden Beiträge:




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Aktivierte Eigenleistung: Aktivierte Eigenleistungen sind alle Leistungen eines Betriebes, die nicht oder zumindest im laufenden Abrechnungszeitraume nicht absatzbestimmt sind (Quelle: Controlling-Portal). D.h. ich arbeite zwar für mein Unternehmen und erbringe auch Leistungen, diese gehen jedoch nicht in den Verkauf, sondern kommen dem Unternehmen selbst zu gute. Beispiel: eine Kfz-Werkstatt repariert ihre eigenen Firmenwagen.

Zum Glück kommen alle diese Punkte (außer vielleicht Rabatte oder Skonti) für Dienstleister wie mich gar nicht in Betracht.

Alle anderen müssen hier gucken, wie es sich in ihrem Unternehmen verhält. Produziert man z.B. im Winter vor, um dann den Bedarf im Sommer decken zu können? Dann ist das eine klare Bestandserhöhung im Winter und eine Bestandsverminderung im Sommer. Wichtig, wenn man gucken will, ob man de benötigte Leistung auch wirklich mit den geplanten Mitteln erreichen kann!

Fixkosten

Was sind Fixkosten? Das sind Kosten, die immer anfallen, egal ob man Leistungen erbringt, Produkte verkauft, Projekte umsetzt oder nicht. Kosten, die immer anfallen, egal wie die Auslastung im Betrieb ist.

Auch bekannt als „Eh-da-Kosten“, weil sie eh da sind 🙂

Es ist ganz wichtig, dass man gut darüber nachdenkt, welche Kosten wann auf jeden Fall im Betrieb entstehen. Dies trägt man dann jeweils im entsprechenden Monat in die Tabelle ein. Das ist ja auch nicht jeden Monat gleich, Weihnachtsgelder kommen z.B. nur im Dezember vor. Wichtig also, dass man neben der Höhe der Kosten auch den Zeitpunkt plant, an dem gezahlt werden muss, denn dann muss das nötige Geld ja auch vorhanden sein!

Möglich Kosten können sein:

  • Personalkosten
  • Miete
  • Heiz/Nebenkosten
  • Stromkosten
  • Telefongebühren
  • Kfz-Kosten
  • Werbe/Reisekosten
  • Reparatur/Instandhaltung
  • Versicherungen/Beiträge
  • Leasing
  • Steuer/Rechtsberatung
  • Sonstige Kosten

Abschreibungen

Die Abschreibungssumme pro Jahr ermittelt die Excel-Vorlage selbständig, lediglich ggf. bereits bestehende mtl. AfA-Beträge muss man manuell einsetzen (Achtung: Der Ablauf dieser AfA-Beträge muss dann auch manuell berücksichtigt werden!).

Tätigt man jedoch „neue“ Investitionen, so ermittelt die Vorlage die zugehörige AfA selbständig und verteilt diese auf die Laufzeit.

Fremdkapitalzinsen

Auch die Zinsen, die man auf geliehenes Geld zahlen muss, werden von der Vorlage automatisch errechnet und dem jeweiligen Monat zugeordnet. Dafür wird der erwähnte Abrechnungszins genutzt. Der Betrag, den man sich wahrscheinlich jeweils monatlich leihen muss, bzw. den man sich geliehen hat, setzt sich dabei zusammen aus den Eingaben, die man unter Darlehensaufnahme einträgt und dem Kontostand, der sich im laufenden Monat ergibt. Ist ja klar, wer auf dem Konto ins Minus rutscht, wegen fehlender Umsätze oder zu hoher Kosten, der wird sich wohl Geld leihen müssen, selbst wenn dies über den Dispo erfolgt. Darlehen zzgl. Dispo bilden die Basis zur Berechnung der monatlichen Fremdkapitalzinsen des Unternehmens.

Variable Kosten

Variable Kosten sind Kosten, die nur dann entstehen, wenn man auch wirklich arbeitet. Z.B. braucht ein Schuster ja nur dann Leder, wenn er auch wirklich Schuhe herstellt. Miete hingegen muss er immer bezahlen, auch bei schlechter Auftragslage.

Im produzierenden Gewerbe kann man diese variablen Kosten häufig in Prozent vom Umsatz darstellen. Hat man die entsprechenden Werte bei den Prämissen ordentlich eingetragen, so ermittelt die Vorlage ganz automatisch die monatlichen Kosten für:

  • Materialverbrauch
  • Fremdleistungen
  • Fracht Versand
  • Provisionen
  • Garantieleistungen
  • sonstige variable Kosten

Bei Dienstleistern ist das mit den variablen Kosten meist anders. Ich kann z.B. nicht sagen, bei mir entstehen pro Job 12,5% Kosten oder so. Das ist je nach Projekt total unterschiedlich. Dann muss man sich anders helfen und beispielsweise einen Sicherheitspuffer einbauen von 10% oder die fixen Kosten etwas großzügiger planen.

Der wichtigste Unterschied zwischen den beiden Bereichen: fixe Kosten entstehen unabhängig vom Umsatz, variable Kosten entstehen relativ zum Umsatz!

Betriebsergebnis

Aus der Gesamtleistung abzüglich fixer und variabler Kosten ergibt sich das Betriebsergebnis.

Jetzt muss man noch außerordentliche Erträge hinzurechnen und außerordentliche Aufwendungen abziehen, um den Gewinn bzw. Verlust vor Steuern zu erhalten. Diese „außergewöhnlichen“ Erträge und Aufwendungen außerhalb der gewöhnlichen Geschäftstätigkeit sowie seltene und/oder in ungewöhnlicher Höhe angefallene Erträge und Aufwendungen sollte man schon allein deshalb aus der Gesamtleistung heraus lassen, da sie den Blick auf den „Normalfall“ im Betrieb verzerren.

Beispiele können z.B. der Verkauf von alten Maschinen sein. Da hat man spontan viel Geld auf dem Konto, aber mit der Leistung des Betriebs hat das gar nichts zu tun und lässt sich daher weder einplanen noch wiederholen. Plant man also auch im nächsten Jahr mit diesen Einnahmen, wird man wahrscheinlich eine böse Überraschung erleben.

Daher werden diese „außergewöhnlichen“ Erträge und Aufwendungen separat betrachtet, versteuert werden müssen sie aber natürlich wie alles andere auch.

Jahresergebnis

Auf Basis der Werte der GuV vor Steuern kann man jetzt die Steuerzahlungen ermitteln. Entweder trägt man die vom Finanzamt festgelegten Vorauszahlungen ein, sofern man diese schon kennt, oder aber man schätzt die Steuerlast mit Hilfe eines Online-Steuer-Rechners. Lieber ein bisschen zu hoch schätzen, sonst hat man nachher nicht genug Geld auf der hohen Kante, wenn der Steuerbescheid ins Haus flattert.

Aus GuV abzüglich der Steuern ergibt sich dann der Reingewinn/Verlust und aus diesem das Jahresergebnis.

Mein Fazit

Ich denke, wir haben für heute erst einmal Feierabend, oder? Mir raucht schon der Kopf und die Themen Investitionsplanung, Darlehensaufnahme und Liquiditätsplanung möchte ich lieber mit frischem Geist erläutern.

Für heute habt ihr also frei und könnt ja schon einmal anfangen eure Zahlen für die Umsätze und Kosten eures eigenen Unternehmens zusammen zu tragen!

Viel Erfolg – wir lesen uns dann in der nächsten Woche wieder mit Teil 2 der Finanzplanung 🙂

P.S.: Dies ist mein bester Beitrag des Jahres 2014. Gelistet bei der Blogparade von der Kellerbande mit Herz und Seele

Foto: ULKASTUDIO / shutterstock.com

10 Kommentare

  1. Existenzgründer-Beratung Koblenz sagt

    Super Informationen. Vielen Dank. Gerade für das Gespräch mit der ist ein professioneller Businessplan von entscheidender Bedeutung.

  2. Beim Thema Umsatz- und Erlösplanung schlagen irgendwie zwei Herzen in meiner Brust. Einerseits stellt sich mir immer wieder die Frage, ob man das überhaupt integer planen kann. Anderseits sollte man sich grobe Tendenzen (z.B. Saison) im Jahresverlauf bewusst machen. Plankosten im Projektmanagement sind auch so eine ähnliche Kiste. Vielleicht gefällt mir nur die Vokabel auch nicht so richtig, bei einem Kompositum mit „Erwartung“ hätte ich nicht so viel inneren Widerstand.

    Niemand kann 100% seiner Arbeitszeit verkaufen oder aber ihr müsst das dann alles nach Feierabend erledigen. Das hält auf Dauer niemand aus, davor müsst ihr euch schon bei der Planung eures Business selbst beschützen!

    Diese Aussage gefällt mir von allem am Besten. Jetzt wäre nur noch die Frage, ob es (gerade in der Gründungszeit) überhaupt einen Feierabend gibt. Schließlich ist man doch selbst und ständig.

    • Hi Marco,
      planen heißt doch nicht, dass alles zu 100% so kommt (wie bei Bahnfahrten)…
      Planen heißt für mich, sich eine detaillierte Vorstellung zu bilden und daraus Handlungsansätze abzuleiten. Natürlich muss man immer wieder überprüfen, ob der Plan noch stimmt, ob sich etwas geändert hat und ob man vielleicht umplanen muss!

      Und das gleiche gilt auch für die Arbeitszeiten. Natürlich ist es am Anfang viel und gerne auch mal bis spät abends, aber wenn man schon keine Pufferzeiten einplant, dann werden niemals welche da sein und die schöne Selbständigkeit wandelt sich ganz schnell zum Horrortrip…

      Liebe Grüße
      Heike

      • Hey Heike.

        Ja, aber „planen“ impliziert die Möglichkeit der direkten Einflussnahme. Beispielsweise kann man eine Produktion planen. Wann produziere ich was, welche Rohstoffe müssen bereitstehen, welche Maschinen müssen eingestellt werden, wen brauche ich vom Personal. Aber Umsätze lassen sich aus meiner Sicht nicht derart planen und beeinflussen, dass sie kommen, wie man das benötigt. Aus meiner Sicht geht sowas hauptsächlich nur im Rahmen fester und langfristiger Partnerschaften, aber weniger bei Unternehmensgründungen. Eigentlich geht es bei Gründungen mehr um Umsatzziele oder -erfordernisse. Wie viel Umsatz benötige ich in welcher Periode, um entsprechend die Kosten zu decken, oder andere Anforderungen zu erfüllen. Ich weiß, Umsatzplanung ist ein bewährtes Instrument, aber ich störe irgendwie ein bisschen an der Vokabel.

        Bei den Arbeitszeiten bin ich voll bei dir. Weiß grad auch nicht, was mich vorgestern zu dieser bitteren Infragestellung verleitet hat.

        Lieber Gruß, marco

      • :-))) Wir streiten nicht. Wir diskutieren. Wir philosophieren. Wir laufen einfach nicht blind hinterher, sondern stellen uns Fragen. 😉

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