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Jahresabschluss GmbH: Wichtige Fristen und Vorschriften

Jahresabschluss

Es gibt kleine Kapitalgesellschaften, mittelgroße Kapitalgesellschaften und große Kapitalgesellschaften. Jede Kapitalgesellschaft (so auch die GmbH) ist eine juristische Person des Privatrechts, wie hier näher beschrieben wird.

Daneben gibt es auch juristische Person des Öffentlichen Rechtes, allgemein auch als Körperschaften des Öffentlichen Rechts bekannt. Gemeint sind hiermit zum Beispiel Bund, Länder und Gemeinden.

Da nach § 242 ff. HGB jeder Kaufmann dazu verpflichtet ist, einen Jahresabschluss zu erstellen, sind alle drei Formen der Kapitalgesellschaft – also die kleine, die mittlere und die große Kapitalgesellschaft – von bestimmten Fristen und Vorgaben betroffen. Welche das sind, klärt dieser Beitrag.

Handelsrecht und Steuerrecht

Geschäftsführer und Gesellschafter von GmbHs werden feststellen, dass in der Literatur von handelsrechtlicher und steuerrechtlicher Bilanz gesprochen wird. Ganz typische Unterschiede zwischen Steuer- und Handelsbilanz resultieren aus den nachstehenden Positionen:

  • Im Handelsrecht und Steuerrecht gelten unterschiedliche Abschreibungszeiten. Das bedeutet, dass das Anlagevermögen im Steuerrecht einen anderen Gesamtwert haben kann als im Handelsrecht.
  • In der Handelsbilanz dürfen Rückstellung für drohende Verluste gebildet werden, in der Steuerbilanz nicht.
  • Die Behandlung von Pensionsrückstellungen ist steuerrechtlich und handelsrechtlich unterschiedlich.

Die genannten Punkte stellen nur einen Ausschnitt typischer Unterschiede zwischen Steuer- und Handelsbilanz dar.

Wenn Unternehmen vom Jahresabschluss sprechen, dann haben sie in der Regel den handelsrechtlichen Abschluss vor Augen. Der Steuerberater stellt zum Jahresabschluss die Steuererklärungen auf. Diese berücksichtigen die steuerrechtlichen Vorgaben. So kommt es, dass Steuererklärungen und Handelsbilanz zahlenmäßig auf den ersten Blick nicht übereinpassen. Die Hintergründe liegen in den unterschiedlichen Ansätzen gemäß Handels- und Steuerrecht.

Aufstellungsfristen von handelsrechtlichen Bilanzen

Das Handelsrecht gibt vor, dass alle Kaufleute ihre Bilanz innerhalb einer „angemessenen Zeit“ aufstellen müssen. Viele Unternehmer gehen davon aus, dass diese Frist ungefähr 6 bis 9 Monate nach Ende eines Geschäftsjahres abläuft. Doch das stimmt so nicht.

  • Kleine Gesellschaften haben eine Abgabefrist von sechs Monaten. Das bedeutet, dass sie bis zum 30. Juni des Folgejahres ihre Bilanz nebst Steuererklärungen einzureichen haben.
  • Mittlere und große Gesellschaften haben drei Monate nach Ablauf des Geschäftsjahres Zeit. Ihre Einreichungsfrist läuft am 31.03. des Folgejahres ab.

Die haftenden Geschäftsführer, die als gesetzlicher Vertreter für die Einhaltung der Pflichten und Obliegenheit einer GmbH persönliche geradestehen müssen, können mit einer Geldstrafe von bis zu 25.000 EUR belegt werden, falls diese Fristen nicht eingehalten werden. Das Registergericht hat dadurch die Handhabe, die Aufstellungsfristen einzufordern und die Abgabe der Bilanz zu erzwingen.

Ausnahmen von gesetzlichen Einreichungsfristen

Es gibt jedoch auch Ausnahmen von den oben genannten Fristen. Befindet sich eine kleine, mittlere oder große GmbH in einer Krisensituation, hat der BGH geurteilt, dass die Bilanz bereits 8 bis 10 Wochen nach Ende des Geschäftsjahres, also bis zum 28. Februar bzw. 15. März des Folgejahres, herzustellen ist. Eine Krise sieht der BGH schon dann als erwiesen ab, wenn die GmbH von wesentlichen und existenzbedrohenden Verlusten ausgehen muss.

Sollte ein Geschäftsführer einer krisengefährdeten GmbH die Jahresabschlusserstellung nicht rechtzeitig in Auftrag geben, muss er mit strafrechtlichen Konsequenzen rechnen. Diese würden im Insolvenzverfahren zum Tragen kommen. Der Bundesgerichtshof sagt, wer gegen die Buchführungs-und Bilanzierungspflichten verstößt, begeht ein Bankrottdelikt. Darauf steht eine Freiheitsstrafe von bis zu fünf Jahren oder eine Geldbuße.

Formale Vorschriften

Die Finanzbehörden schreiben den Gesellschaften vor, in welcher Form der Jahresabschluss aufgestellt werden muss. Die Bestandteile eines ordentlichen Jahresabschlusses sind bei allen Gesellschaften

  • Bilanz
  • Gewinn-und Verlustrechnung
  • Anhang

Mittlere und große Gesellschaften müssen zusätzlich einen Lagebericht einreichen. Die Grenzen der unterschiedlichen Gesellschaftsgrößen sind in § 267 HGB wie folgt festgelegt:

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Kleine Kapitalgesellschaften Mittlere Kapitalgesellschaft Große Kapitalgesellschaften
Bilanzsumme max. 6 Mio. max. 20 Mio. Bei Überschreiten von zwei der genannten Merkmale für mittlere Kapitalgesellschaften
Umsatzerlöse max. 12 Mio. Max. 40 Mio.
Arbeitnehmer max. 50 Max. 250

Quelle: Handelsgesetzbuch, § 267 Umschreibung der Größenklassen

Die Geschäftsführer müssen die Jahresabschlüsse persönlich unterschreiben. Außerdem ist der Abschluss offiziell festzustellen und innerhalb von zwölf Monaten nach dem Abschlussstichtag zu veröffentlichen. Für Abschlüsse, die beispielsweise zum 31.12.2015 aufgestellt werden, muss die Offenlegung spätestens zum 31.12.2016 erfolgen. Wer die Offenlegung versäumt, kann mit einem Ordnungsgeld zwischen 2.500 und 25.000 EUR bestraft werden.

Die Veröffentlichung beim Bundesanzeiger geschieht auf elektronischem Wege. Wer einen Steuerberater hat, kann dessen Zugang nutzen. Alternativ dazu können sich Unternehmen selbst registrieren. Nach der Registrierung erhalten sie ein Passwort, mit dem sie sich einloggen können. Danach erst melden sich Unternehmen verbindlich als „Kunde“ an.

Um einen Jahresabschluss offen zu legen, erfolgt die Auswahl im Bereich Rechnungslegung/Finanzberichte auf dem Portal des Bundesanzeigers. Dort ist das Feld Jahresabschlüsse/Jahresfinanzberichte auszuwählen. Die Software führt durch den weiteren Prozess, in dem die relevanten Daten abgefragt werden. Empfehlenswert ist, die Daten vorzubereiten, damit sie zeitnah und unkompliziert an der richtigen Stelle ihren Platz finden. Da es erfahrungsgemäß immer wieder zu Problemen bei der korrekten Eingabe kommt, empfiehlt es sich, diese Aufgabe einem Steuerberater zu überlassen.

Die gesetzlichen Offenlegungspflichten

Jedes Unternehmen, das den Jahresabschluss offen legen muss, kann in Abhängigkeit von der Größe der Gesellschaft bestimmte Erleichterungen geltend machen. Was genau im Bundesanzeiger zu publizieren ist, ist in §325 HGB aufgeführt. Kleine Gesellschaften beispielsweise müssen nur eine verkürzte Bilanz veröffentlichen. Der Anhang ist nur dann offen zu legen, soweit in ihm Bezug auf relevante Bilanzpositionen genommen wird.

Buchführung und Jahresabschluss selber erstellen?

Da die handelsrechtlichen Anforderungen an eine Bilanz sehr speziell sind, empfiehlt es sich für Kapitalgesellschaften, die Bearbeitung der Jahresabschlüsse von einem Steuerberater vornehmen zu lassen. Die unterjährigen Buchführungsarbeiten lassen sich zum Beispiel aus Kostengründen auch intern erledigen. Allerdings stellt sich hier immer die Frage, ob es nicht sinnvoll ist, bereits während der laufenden Buchhaltung herrschendes Recht zu berücksichtigen. Wer nicht ausreichend informiert ist, könnte bei der späteren Korrekturarbeit durch den Steuerberater die vermeintliche Ersparnis schnell aufzehren. Und falls aus Unwissenheit falsche Zahlen veröffentlicht werden, kann es unterm Strich sogar noch viel teurer werden.

Foto: Aleksandrart / shutterstock.com

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