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Druckkosten sparen: 10 Tipps und Tricks

Druckkosten sparen

Unternehmen suchen ständig nach Möglichkeiten, Kosten zu sparen und zwar möglichst ohne Qualitäts- oder Komfortverlust.

Typische Kosten mit hohem Einsparpotenzial sind Telefonkosten. Mit dem Umstieg auf Voice IP (VoIP) lassen sich die Telefonkosten drastisch senken und immer mehr KMU entscheiden sich dafür. Das Einsparpotenzial liegt bei bis zu 80 % im Vergleich zum Festnetzanschluss der Telekom.

Weniger augenfällig, aber nicht minder interessant für ökonomische Optimierung ist die Position der Druckkosten.

Die Zahl ist überwältigend: Bis zu 3 % vom Umsatz eines Unternehmens entfallen auf Druckkosten. Das heißt, dass pro 10.000 € Umsatz 300 € Druckkosten anfallen – eine Summe, die anderweitig sicherlich sinnvoller investiert werden könnte.

Laut IDC-Studie zu Print und Document Management in Deutschland entfallen im Schnitt 10.000 Druckseiten auf einen Mitarbeiter. Noch drastischer klingen diese Zahlen: je nach Gerät kostet eine Seite in Schwarz-Weiß 0,04 €, farbige Ausdrucke auf speziellem Papier schlagen pro Seite mit 0,20 € bis 0,60 € zu Buche.

Wie sich in einem Betrieb Druckkosten einsparen lassen, zeigen die gesammelten Tipps und Tricks.

1. Bei der Druckeranschaffung Verbrauchswerte berücksichtigen

Verbrauchswerte geben Auskunft darüber, wie teuer ein Schwarz-Weiß oder Farbdruck ist. Diese ergeben sich aus verschiedenen Faktoren. Eine Vergleichsgröße ist der Preis für Tinte oder Toner im Verhältnis zur geleisteten Anzahl gedruckter Seiten.

Hinzu kommt der Stromverbrauch. Geräte, die sich bei Nichtgebrauch automatisch abschalten und erst mit eingehendem Druckauftrag wieder einschalten, sparen Energie und damit Kosten. Sie sind mit dem Label Energy Star und im besten Fall zusätzlich mit dem Blauen Engel ausgezeichnet, der zudem die Qualität von Verbraucher-, Gesundheits- und weiteren Umweltbelangen bescheinigt. Um sich über die Einzelheiten zu informieren, ist es nötig, die technischen Daten der einzelnen Drucker im Detail zu prüfen.

2. Preise und Daten der Nachfüllpatronen checken

Kaufinteressenten sollten sich vor Anschaffung eines neuen Druckers zusätzlich online die Preise und Werte der Nachfülltinte bzw. des Nachfülltoners ansehen. Im Internet sind meist die Kosten pro Seite aufgeführt, das hilft beim Vergleich.

Am Beispiel der Druckkassette Lexmark 60F2H00 (602H) lässt sich ablesen, dass bei einer Leistung von 10.000 gedruckten Seiten Kosten in Höhe von 1,9 Cent pro Seite anfallen. Wählen Verbraucher als Alternative eine Druckkassette, die nur 2.500 Seiten schafft, erhöhen sich die Kosten auf 3,5 Cent pro Seite.

Das Einsparpotenzial ist enorm. Im Prinzip werden die Kosten pro Seite mit wachsender Seitenzahl pro Druckkassette immer niedriger.

3. Druckermodell mit einzelnen Farbpatronen anschaffen

Ein Drucker, der mit mehreren Farbpatronen arbeitet, hat den Vorteil, dass diese auch einzeln ausgetauscht werden können. Das spart Kosten beim Nachkauf der Verbrauchsmaterialien.

4. Papierverbrauch eindämmen

Es ist so einfach, zu drucken. Doch der kleine Klick auf die Maus verursacht sofort Kosten. Es muss nicht immer der 100-prozentig perfekte Ausdruck auch chlorgebleichtem Papier sein, auch ist die Nutzung von kostengünstigem und umweltfreundlichem Recyclingpapier kostensparend.

Wie sich der Papierverbrauch senken lässt, zeigt die folgende Zusammenstellung:




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  • Beidseitiger Druck: Die Duplexfunktion macht es möglich, dass das Papier von zwei Seiten bedruckt wird. Dafür muss der Drucker allerdings einen automatischen Papiereinzug haben. Wann immer möglich, sollte die Duplex-Funktion aktiviert sein. Damit lassen sich 50 % der Papierkosten sparen.
  • Druckbereich definieren: Vor dem Ausdruck den Druckbereich festlegen. Die Voransicht auf dem Bildschirm zeigt, wie das Druckergebnis sein wird. Gerade bei Excel-Tabellen und großen Dokumenten lohnt sich der Check. Tipp: Der Wechsel von Hochformat auf Querformat eignet sich gelegentlich, um Druckdaten effizient zu organisieren.
  • Einzelne Druckseiten auswählen: Man sollte auf unnötige Seiten verzichten und zum Beispiel druckintensive Deckblätter und Grafiken aussparen. Das spart Tinte und Platz.
  • Zwei Seiten auf eine Seite drucken: Wenn möglich können auf eine Seite 2 Seiten (wie bei einem Buch) gedruckt werden. Das spart weitere 50 % Papier. In Kombination mit dem zweiseitigen Druck lässt sich der Papierverbrauch im Vergleich zum einseitigen Druck auf 25 % senken.
  • Schriftgröße anpassen: Vor dem Ausdruck die Schriftgröße reduzieren spart Platz und damit Papier und Tinte. Diesen Schritt kann man nach dem Ausdruck wieder rückgängig machen.
  • Schriftart umstellen: Die Schriftart Century Gothic benötigt beispielsweise rund 30% weniger Tinte als die Schriftart Arial.
  • Papier mit geringer Saugkraft nutzen: Papier mit geringer Saugkraft in Kombination mit einem sparsamen Tintenverbrauch ergibt optisch perfekte Ausdrucke zum kleinen Preis.

5. Im Entwurfsmodus oder als Konzeptdruck drucken

Im Entwurfsmodus wird weniger Tinte verwendet, der Ausdruck ist dennoch gut lesbar. Grafiken sind in den meisten Fällen akzeptabel. Bei reinen Textausdrucken ist der Entwurfsmodus ideal.

Der Konzeptausdruck unterdrückt Grafiken und liefert nur den Text. Das spart Platz, Papier und Tinte.

6. Druck in Graustufen vermeiden

Wer mit Tintenstrahldrucker arbeitet, sollte nicht im Modus Graustufen drucken. Damit werden keine Kosten gespart, vielmehr werden alle Farben übereinander gedruckt, um die Grauabstufungen zu erreichen. Das erhöht den Verbrauch und damit die Kosten.

Für Tintenstrahldrucker ist der Entwurfsmodus die sinnvolle Alternative.

7. Druckpatronen/Toner erst bei deutlich schlechterem Druckbild tauschen

Drucker melden rechtzeitig, wenn die Patrone oder der Toner zu Neige geht. Nutzer sollten jedoch erst dann austauschen, wenn die Patrone wirklich leer ist. Zu sehen ist das an deutlich schlechteren Ausdrucken.

8. Alternativprodukt statt Originaltoner kaufen

Alternativprodukte müssen nicht schlechter als die Originale sein. Die Anschaffungskosten sind allerdings deutlich geringer. Hier steckt sattes Einsparpotenzial.

Doch Vorsicht vor unseriösen Händlern, die Druckpatronen nur halb füllen oder beschädigte Ware verschicken. Verbraucher sollten sich die Bewertungen der User ansehen und erst dann entscheiden, wo sie ggf. das Alternativprodukt einkaufen.

9. Drucker doppelt installieren

Ein einfacher Trick mit großer Wirkung ist es, den Drucker doppelt zu installieren. Eine Installation sollte den Drucker mit effizienten Spareinstellungen anbieten, die andere Installation ist für hochwertige Druckergebnisse konfiguriert. So können Mitarbeiter grundsätzlich auf die kostenschonende Variante zurückgreifen.

10. Mitarbeiter schulen

Die effektivsten Spartipps nutzen nichts, wenn Mitarbeiter nicht Bescheid wissen. Eine umfassende Mitarbeiterschulung ist deshalb eine der wesentlichen Maßnahmen, die Unternehmen ergreifen müssen, um ihre Druckkosten langfristig deutlich zu senken.

Foto: Bruno Martins / unsplash.com

Kategorie: IT & Technik

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Dieses Fachmagazin richtet sich an kleine und mittlere Unternehmen, Selbständige und Existenzgründer, die nicht für jedes Thema eine Fachabteilung haben. Hier gibt es praktische Tipps zur Unternehmensführung, die selbständig umgesetzt werden können.

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