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Weil Zeit Geld ist – so nutzen sie die kostbarste Ressource des Unternehmens optimal

Zeiterfassung

Das Einzige, was die meisten Menschen zu Markte tragen können, ist ihre Zeit. Das gilt für Arbeiter, Angestellte, Selbständige, Freiberufler oder Manager in gleichem Maße. Nur machen verschiedene Ausbildungen oder Qualifikationen Arbeitszeit auf dem Markt unterschiedlich wertvoll.

Zeit gehört zu den wichtigsten Ressourcen eines Unternehmens. Der Unternehmer will Zeit wirtschaftlich optimal nutzen. Dazu muss man sie zuverlässig erfassen und berechnen können. Am Anfang der modernen Zeiterfassung stand die Stechuhr – eine einfache und recht präzise Lösung. Den Anforderungen vieler Unternehmen kann eine Stechuhr aber längst nicht mehr gerecht werden. Sie ist unflexibel und eindimensional.

Dafür gibt es viele Beispiele: In einer Agentur arbeiten etwa an einem Kundenauftrag Texter, Grafiker, App-Entwickler – sie alle erhalten unterschiedliche Stundensätze. In einer Autowerkstatt kostet die Meisterstunde mehr als die des Gesellen. Eine Anwaltskanzlei berechnet für das Aufsetzen eines Arbeitsvertrages einen anderen Satz als für das Erstellen eines komplexen Gutachtens.

Einerseits muss man diese Zeit dem Kunden transparent dokumentieren. Ist die erbrachte Leistung nicht plausibel aufgeschlüsselt, drohen Reklamationen. Andererseits verschenken etwa Selbständige oft teure Zeit, weil sie „noch mal schnell“ einen Sonderwunsch des Kunden bearbeiten und den dafür nötigen Zeitaufwand unterschätzen und daher auch falsch berechnen. Ein scheinbar interessantes Projekt kann unterm Strich schnell unrentabel werden, wenn einem die Zeitkontrolle entgleitet.

Effiziente und flexible Online-Zeiterfassung

Gerade für Selbständige, Freiberufler oder KMU gibt es intelligente Zeiterfassungs-Software aus der Cloud. Online-Lösungen bieten einen großen Vorteil: Sie benötigen keine Investitionen in Hardware und aufwändige Software-Installationen.

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Effektiv ist eine solche Lösung freilich nur dann, wenn das Zeiterfassungs-Tool einfach, benutzerfreundlich und intuitiv zu bedienen ist. Denn alle Zeit ist Geld – auch die Zeit zur Zeiterfassung.

Eine gute Online-Software sollte folgende Features bieten:

  • Die Software sollte die Zeit getrennt nach Kunden, Projekten und Tätigkeiten erfassen und diesen Zeitaufwand auch visualisieren können.
  • Idealerweise ist es möglich, in die Zeiterfassung ein Projektbudget zu hinterlegen. So stellt die Software sofort dar, wenn Tätigkeiten vom Zeitaufwand unrentabel werden. Diese Funktion sichert eine exakte Budgetplanung und eine genaue Abrechnung mit dem Kunden.
  • Die Zeiterfassungs-Software muss flexibel und mobil nutzbar sein, also unter allen gängigen Systemen wie Windows, Mac, Linux und als App auf Smartphones und Tablets laufen. Das erlaubt zum Beispiel, dass ein Mitarbeiter seine Tätigkeit im Büro beginnt, dann zum Kunden fährt und am Ende des Termins die Zeiterfassung per App stoppt. Auch Flexibilität bei den Kosten ist für den Anwender praktisch und günstig. Das Online-Tool Clockodo etwa berechnet nur dann die Gebühr für die Zeiterfassung eines angemeldeten Mitarbeiters, wenn der das System auch tatsächlich nutzt.
  • Weil es um sensible Daten geht, ist bei Online-Diensten die IT-Sicherheit so wichtig. Ein leistungsfähiger Online-Anbieter garantiert seinen Kunden täglich mehrere Backups, verschlüsselte Daten-Übertragung etwa nach dem SSL-Standard und eine Verfügbarkeit des Dienstes von 99,9 Prozent.

Foto: Peter Dedeurwaerder / shutterstock.com




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