Egal ob Tagung, Veranstaltung oder ein Kick-Off-Event: für den Veranstalter sind diese Events von großer Wichtigkeit. Hier verbringen potenzielle oder bestehende Kunden und natürlich auch die eigenen Mitarbeiter nicht nur eine gute Zeit, sondern hier werden auch künftige Geschäfte vorbereitet und anstehende Projekte und Vorhaben besprochen und auf diese angestoßen.

Aus diesem Grund sind die Erwartungen an Location, Catering und Co. sehr hoch. Wir präsentieren Ihnen 5 Tipps, wie Sie diese Erwartungen nicht nur erfüllen, sondern eventuell auch übertreffen.

1. Das Catering

Nicht nur Liebe geht durch den Magen, sondern auch erfolgreiche Veranstaltungen. Gerade deshalb steht das Catering bei unserer Liste an erster Stelle. Jeder Teilnehmer erinnert sich an die Speisen und wie sie geschmeckt haben. Hinzu kommt noch die Präsentation des Essens. So können Deko-Details wie zum Beispiel personalisierte Trinkgefäße, stilvoll gedeckte Tische oder bedruckte Fingerfood-Fähnchen bei Ihrer Veranstaltung für das gewisse Etwas sorgen. Denn wir wissen ja: das Auge isst bekanntlich mit.

Natürlich müssen die Speisen auch sehr gut schmecken und zum Abend passen. Ein Dinner-Event braucht anderes Essen als eine lockere Abendveranstaltung mit Stehtischen. Gleiches gilt im Übrigen auch für die Getränke. Bars, wo Barkeeper speziell für das Event konzipierte Getränke servieren, bieten einen Ort, wo sich Kunden mit Mitarbeitern zu einem 4-Augen Gespräch zurückziehen können.

2. Die Location

Neben dem servierten Essen ist die Location, wo die Veranstaltung stattfindet, ebenfalls von hoher Bedeutung. Einerseits muss diese zum Unternehmen passen und andererseits muss eine Balance zwischen „haben wir das passende Budget für den Ort“ und „wir möchten unsere Kunden beeindrucken“ geschaffen werden.

Und dann gibt es noch zusätzliche Anforderungen, wie die Kapazität, welche Infrastruktur gibt es vor Ort und welche muss angemietet werden. Welche Leistungen stellt die Location zur Verfügung und welche gibt es schlicht nicht.

Der Event soll keine Kostenfalle werden. Mit einer Checkliste können Sie sicherstellen, dass Sie auch bei der Technik nichts vergessen.

3. Die Agenda

Jede Veranstaltung braucht ein Programm. Eine Agenda, an der sich der Caterer, der DJ, aber auch die Gäste und Sie als Veranstalter orientieren können. Wann kommen die Gäste, wie lange gibt man ihnen Zeit, um anzukommen? Wann wird das Essen serviert? Wann tritt welcher Speaker auf? Wann beginnt der offizielle Teil und – das ist wohl auch die wichtigste Frage – wie lange dauert denn die gesamte Veranstaltung?

Mit diesem Programm erleichtert man sich als Veranstalter viele Unklarheiten bei der Organisation und gibt den Gästen gewisse Rahmenbedingungen für den Event vor. Mit einem fixen Programm weiß jeder Gast, wann welcher Programmpunkt auf ihn zukommt, und kann entsprechend auch den Tag planen. Denn nicht jeder Kunde kann an der gesamten Veranstaltung teilnehmen. So mancher pickt sich für ihn wichtige Talks oder Punkte aus dem Programm heraus und kommt nur zu zwei Vorträgen, lässt aber das Essen und den inoffiziellen Teil aus, weil es sein Terminkalender nicht anders erlaubt.

4. Von Moderatoren und Speakern

Jede Veranstaltung braucht eine Person, die durch das Programm führt. Viele Unternehmen engagieren hier externe Moderatoren, Profis, die tagtäglich nichts anderes machen. So lassen sich viele aus dem TV oder Radio bekannte Persönlichkeiten für solche Events „mieten“. Diese sind eng mit dem Organisationsteam abgestimmt, kennen Gäste, Speaker und andere Redner. Sie sorgen auch für die Unterhaltung der Gäste, um Wartezeiten zwischen den Programmpunkten zu überbrücken.

Und dann gibt es die Speaker, die Experten, die zu Themen aus ihren Bereichen interessante und hoffentlich kurzweilige Reden halten.

5. Nachberichterstattung

„Tue Gutes und sprich darüber“. Ein allgemein gültiges Sprichwort, das sich viele Unternehmen zu Herzen nehmen sollten. Es spricht absolut nichts dagegen über eine erfolgreiche Veranstaltung zu informieren – egal ob es ein Beitrag auf der eigenen Webseite oder eine Presseaussendung ist. Das ist ein elementarer Bestandteil, um einerseits einen Event zu dokumentieren und andererseits immer wieder in Erinnerung zu rufen.

Eine Nachberichterstattung kann unterschiedlich aussehen. Es kann auf die vergangenen Veranstaltungen hingewiesen werden (Artikel, Presseaussendungen, …), um die Vorfreude auf die kommenden Events zu steigern und so sicherzustellen, dass sich genug Kunden und eingeladene Gäste anmelden.

Solch eine Nachberichterstattung muss ein Teil der Organisation des Events sein. Der Umfang muss geklärt werden: brauche ich nur einen Fotografen, oder soll auch das Ganze auch als Video zur Verfügung stehen? Die Foto- und Videografen müssen dann ebenfalls in den Prozess der Planung eingebunden werden, damit sie wissen, wann welcher Programmpunkt stattfindet und welche Person zu dem Zeitpunkt wichtig ist.

Fazit

Wie Sie sehen, gibt es für eine erfolgreiche Kunden-Veranstaltung viele Dinge zu beachten. Wir haben die fünf Wichtigsten für Sie herausgearbeitet, aber die sind bei weitem nicht vollständig und es fehlen hier noch viele weitere Punkte, wie ob es für die Gäste Geschenke gibt usw.

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