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Verfahrensdokumentation leicht gemacht – dank Software-Unterstützung

Verfahrensdokumentation
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Bereits seit 2017 gelten die GoBD-Richtlinien unwiederbringlich. Sie fordern von Unternehmen jeder Branche und Größe die komplette Buchführung nachvollziehbar und nachprüfbar zu gestalten. Hierfür ist es wiederum notwendig, sämtliche Prozesse in Form einer Verfahrensdokumentation abzubilden.

Die Erstellung dieses „Werkes“ gestaltet sich jedoch äußerst komplex, zeitaufwendig und kostenintensiv. Insbesondere kleinere Unternehmen und Freiberufler sind oftmals überfordert. Eine cloud-basierte Software löst diese Problematik nun mit einem einfachen und sicheren Ansatz.

Betriebsprüfer können jederzeit eine Verfahrensdokumentation verlangen

Unternehmer haben in den Bereichen Steuern und Buchhaltung seit jeher zahlreiche Pflichten zu erfüllen. Mit den GoBD („Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“) verschärften sich die Rahmenbedingungen zusätzlich. In Summe fordert das Regelwerk, dass die Buchführung auch bei digitalen Belegen nachprüfbar, nachvollziehbar, vollständig, rechtzeitig, richtig, geordnet und unveränderbar erfolgt.

In Punkt 10.1 verlangt das Bundesfinanzministerium in seiner GoBD-Veröffentlichung vom 14. November 2014 eine Verfahrensdokumentation, mit deren Hilfe unter anderem folgende Fragen beantwortet werden können:

  • Welche EDV-Systeme werden eingesetzt?
  • Wie entstehen steuerrelevante Belege?
  • Wie erfolgt die Verarbeitung der Daten?
  • Wie werden die Informationen gespeichert?
  • Wie werden die gespeicherten Daten gegen Manipulation, Verlust und Reproduktion geschützt?

Zu beschreiben sind all diese Prozesse sowohl aus organisatorischer als auch aus technischer Sicht.

Betriebsprüfer können jederzeit auf die Vorlage der Verfahrensdokumentation bestehen. Sie muss so gestaltet sein, dass sie für den Mitarbeiter der Finanzbehörde verständlich und in kurzer Zeit nachvollziehbar ist.

Wichtig ist außerdem, dass es sich um eine aktuelle Version handelt. Entsprechend müssen Änderungen am Verfahren oder an den Systemen zeitnah und lückenlos in die Dokumentation einfließen. Notwendig ist hierfür eine Versionierung samt vollständiger Änderungshistorie.

Musterverfahrensdokumentationen lösen das Problem nicht

Was den Aufbau und Umfang der Verfahrensdokumentation betrifft, so machen die GoBD keine spezifischen Vorgaben. Zahlreiche Unternehmer bedienen sich daher einer Vorlage wie der Musterverfahrensdokumentation der Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e.V., die in Zusammenarbeit mit dem Deutschen Steuerberaterverband entstand.

Problematisch ist hierbei, dass sich Muster dieser Art vordergründig an Großunternehmen richten. Dies wird bereits bei einer oberflächlichen Betrachtung der Inhalte deutlich. Für Freiberufler und kleine Unternehmen sind die Vorlagen schlicht überdimensioniert und unübersichtlich. Es ist für sie kaum zumutbar, eine Dokumentation in dieser Komplexität zu erstellen.

Erschwerend kommt hinzu, dass auch Aktualisierungen nur schwierig realisierbar sind. Alternativ kann für diese Aufgaben ein Steuerberater eingesetzt werden, was unter Kostengesichtspunkten jedoch ebenfalls keine Optimal-Lösung darstellt.

Intelligente Cloud-Lösung vereinfacht Verfahrensdokumentation deutlich

Eine intelligente Möglichkeit, den GoBD-Vorgaben zu entsprechen, bietet die Software für Verfahrensdokumentation von dokutar.de. Sie richtet sich insbesondere an Freelancer und Unternehmer, die ihrer Dokumentationspflicht selbst nachkommen möchten – ohne unübersichtliche Muster oder einen Steuerberater.

Die Cloud-Lösung führt Benutzer intuitiv durch die verschiedenen Fragenkomplexe und unterstützt mit Erläuterungen an den entscheidenden Stellen. Somit entsteht die Verfahrensdokumentation ohne Vorwissen schnell und sicher.

Änderungen lassen sich auf einfache Weise einfügen und führen zu einer automatischen Aktualisierung der betroffenen Passagen. Gleichzeitig wird die geforderte Versionierung realisiert. Ablage– und Archivierungsorte von Belegen können frei definiert und mit Belegarten verknüpft werden. Die Dokumentation steuerlich relevanter Geschäftsprozesse wird zusätzlich durch 18 bereits vordefinierte Workflows vereinfacht.

Zudem lassen sich mit der Software sämtliche Dokumentationspflichten der Kassenführung erfüllen. Auch das ersetzende Scannen wird unterstützt. Zu den weiteren Features zählt die Möglichkeit, eine IT-Dokumentation zu erstellen.

In Summe entfällt durch dokutar das langwierige Einarbeiten in die Vorgaben der GoBD. Dennoch können Nutzer einer eventuellen Betriebsprüfung gelassen entgegensehen. Die Software überzeugt jedoch nicht nur durch ihren Funktionsumfang, sondern auch durch attraktive Konditionen.

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