Du willst ausbilden? Dann brauchst du mehr als gute Absichten – du brauchst einen Plan. Und zwar einen, der rechtlich hält und gleichzeitig im Betriebsalltag funktioniert.

Wie die betriebliche Ausbildungsplanung funktioniert, welche Pläne Pflicht sind und worauf du als Ausbilder achten musst, erklären wir hier.

Richtlinie Berufsbildungsgesetz (BBiG)

Die rechtliche Grundlage für deine Ausbildungsplanung ist das Berufsbildungsgesetz (BBiG). Hier findest du die Ausbildungsordnung für deinen Ausbildungsberuf.

Was die Ausbildungsordnung regelt (§ 5 BBiG):

• Bezeichnung des Ausbildungsberufes
• Ausbildungsdauer (2-3 Jahre)
• Fertigkeiten, Kenntnisse und Fähigkeiten (Ausbildungsberufsbild)
• Ausbildungsrahmenplan (sachliche und zeitliche Gliederung)
• Prüfungsanforderungen

Der Ausbildungsrahmenplan ist dabei deine Arbeitsgrundlage: Er legt fest, welche Inhalte zu welchem Zeitpunkt vermittelt werden müssen.

Der Ausbildungsrahmenplan

Aus der für Ihren Ausbildungsberuf geltenden Ausbildungsordnung entnehmen Sie den Ausbildungsrahmenplan. Der Ausbildungsrahmenplan stellt die im Ausbildungsberuf festgelegten Fertigkeiten, Kenntnisse und Fähigkeiten in einen sachlichen und zeitlichen Zusammenhang. Soll heißen: Der Ausbildungsrahmen legt fest, welche Inhalte zu welchem Zeitpunkt der Ausbildung gelehrt werden.

Der betriebliche Ausbildungsplan

Aus dem Rahmenplan leitet sich dann der betriebliche Ausbildungsplan ab. Er muss auf den konkreten Ausbildungsbetrieb abgestimmt, pädagogisch sinnvoll aufgebaut sein und den tatsächlichen Ausbildungsverlauf sachlich und zeitlich darstellen. Im Ausbildungsplan muss konkret festgelegt werden, welche Abteilungen im Betrieb für welche Lernziele zuständig sind, wann und wie lange der Auszubildende in einer Abteilung ausgebildet wird usw.

Für die Probezeit des Auszubildenden müssen berufstypische Ausbildungstätigkeiten eingeplant werden. Nur so kann der Ausbilder innerhalb der Probezeit von maximal vier Monaten einschätzen, ob der Auszubildende tatsächlich für den gewählten Beruf geeignet ist.

Bei der sachlichen und zeitlichen Gliederung des Plans werden die Termine der Zwischen- und Abschlussprüfung berücksichtigt. Betriebliche und eventuelle außerbetriebliche Ausbildungsmaßnahmen sollten zusammenpassen.

In kleinen und mittleren Betrieben ist die Planung in viele Teilschritte und Teilbereiche kaum möglich. Dort wird dann eher ganzheitlich ausgebildet.

Der individuelle Ausbildungsplan

Nun können Sie als Ausbilder wiederum aus dem betrieblichen Ausbildungsplan den individuellen Ausbildungsplan für einen ganz konkreten Auszubildenden ableiten. Daraus können sich dann weiter Pläne ableiten lassen: Lernortplan, Unterweisungsplan, Ausbildereinsatzplan etc.

Bei der Erstellung des individuellen Ausbildungsplanes müssen Sie auch den einzelnen Auszubildenden gut einschätzen können. Es gibt unterschiedliche Voraussetzungen bei den Schulabschlüssen, beim Alter, bei den Begabungen. Hat etwa ein Auszubildender Abitur, kann die Ausbildungszeit verkürzt werden. Ist ein Auszubildender sehr schlecht in seinen Leistungen, kann die Ausbildungszeit auch verlängert werden. Kein Auszubildender ist wie der andere.

Der individuelle Ausbildungsplan wird bereits vor Beginn der Ausbildung Ihrem Auszubildenden oder dessen gesetzlichen Vertretern überreicht.

Nicht nur der Auszubildende und seine Eltern, sondern auch die zuständige Stelle – die Kammer – sollen aus dem individuellen Ausbildungsplan ersehen können, wie die Ausbildung in ihren Einzelschritten verlaufen wird, wie sie sachlich und zeitlich gegliedert ist. Die Kammer überprüft den Ausbildungsplan.

Als Ausbilder werden Sie den Ausbildungsplan immer wieder überprüfen und wenn nötig auch verändern. Das kann dann der Fall sein, wenn sich Rahmenbedingungen im Betrieb verändern oder Veränderungen in der Person des Auszubildenden auftreten, also zum Beispiel eine längere Krankheit o.ä.

Der betriebliche Ausbildungsplan gilt für alle Auszubildende des Betriebes in einem bestimmten Beruf. Der individuelle Ausbildungsplan gilt dagegen nur für einen einzigen Auszubildenden und dessen ganz bestimmte Ausbildungszeit.

Folgende Angaben muss der individuelle Ausbildungsplan zusätzlich zu den Angaben des betrieblichen Ausbildungsplans enthalten: Name des Auszubildenden, genaue Zeitangaben zu den Ausbildungszeiten in den einzelnen Abteilungen und die Reihenfolge, in der der Auszubildende sie durchlaufen soll.

Für die Erstellung dieser Ausbildungspläne finden Sie auf der Homepage Ihrer IHK Mustervordrucke. Vordrucke gibt es auch bei verschiedenen Verlagen.

Ist der Ausbildungsbetrieb größer, müssen weitere Planungen rund um die Ausbildung erstellt werden. Dazu gehören Lernortplan, Ausbildereinsatzplan, Versetzungspläne, Unterrichts- und Unterweisungspläne und Medieneinsatzpläne.

Der Ausbilder als Personalentwickler im Betrieb

Als Ausbilder arbeiten Sie entscheidend an der Personalentwicklung mit. Um Ihren Betrieb wettbewerbsfähig zu halten, benötigt dieser ständig nachrückende qualifizierte Mitarbeiter.

Welche Qualifikationen und wie viele Fachkräfte wann benötigt werden, ergibt sich aus folgenden Faktoren:

• Altersstruktur der Belegschaft
• Fluktuationsrate (Mitarbeiter verlassen den Betrieb um anderswo zu arbeiten)
• Demografische Entwicklung in der Region (Geburtenrate, Pensionierungen, regionale Infrastruktur etc.)
• Rahmenbedingungen wie Image des Unternehmens, Verdienstmöglichkeiten, gesellschaftliche Verantwortung

Die Ausbildungsorte

Innerhalb des Dualen Systems gibt es mehrere Ausbildungsorte. Neben dem Arbeitsplatz können dies Lehrwerkstatt, Lehrbüro, überbetriebliche Ausbildungsstätte und andere Orte sein. Sie alle dienen der Erfüllung der Ausbildungspflichten, die der Betrieb aufgrund des Berufsausbildungsvertrages gemäß der Ausbildungsordnung zu erfüllen hat.

Bei den Lernorten muss der Ausbilder sicherstellen, dass diese Orte gut geeignet sind. Ungeeignet sind beispielsweise Akkordarbeit, Nachtarbeit, fehlende Pausenregelung, gesundheitliche und sittliche Gefahren oder auch ein mangelhaft ausgestatteter Arbeitsplatz.

Achtung: Unfallverhütung!

Sie müssen den Auszubildenden gleich zu Beginn der Ausbildung informieren über

• mögliche Gefahren an seinem Arbeitsplatz
• Unfallverhütungsvorschriften
• Vorhandene Schutzausrüstung und deren Anwendung
• Maßnahmen, wie man Gefahren und Unfälle vermeidet
• Wo ist der nächste Feuerlöscher und wie funktioniert er?
• Rettungswege
• Wer ist Sicherheitsbeauftragter im Betrieb und wie ist er erreichbar?

Die Flexibilitätsklausel: Spielraum für deinen Betrieb

Die Ausbildungsordnung ist kein starres Korsett. Die Flexibilitätsklausel gibt dir Spielraum:

• Du darfst mehr lehren als die Mindestanforderungen vorgeben
• Du darfst vom Ausbildungsrahmenplan abweichen, wenn betriebliche Gründe das erfordern (z. B. Saisongeschäft, Umstrukturierung)
• Du darfst selbst entscheiden, mit welchen Techniken du bestimmte Inhalte vermittelst

Hilfreiche W-Fragen für Ausbilder

Bei der Planung der Ausbildung können sich Ausbilder an folgenden Fragen orientieren:

• WO: können die Inhalte des Ausbildungsrahmenplanes vermittelt werden?
• WER: ist für den Auszubildenden im Betreib zuständig und welche Verantwortung trägt er?
• WAS: welche Fertigkeiten und Kenntnisse sollen vermittelt werden?
• WANN: Zu welchem Zeitpunkt sollen die Ausbildungsinhalte vermittelt werden?
• WIE: welcher methodische Ansatz soll zur Vermittlung gewählt werden?

Den Ausbildungserfolg überprüfen und sichern

Führen Sie regelmäßige Gespräche mit dem Auszubildenden und den an der Ausbildung beteiligten Personen.

Kontrollieren Sie in bestimmten Zeitabständen das Ausbildungsnachweises (Berichtsheft). Nach § 14 BBiG muss der Ausbildende den Auszubildenden dazu anhalten, schriftliche Ausbildungsnachweise zu führen.  Diese Nachweise sind Voraussetzung für die Zulassung zur Abschlussprüfung (§ 43 BBiG). Bestimmungen dazu stehen auch in Ausbildungsordnungen der einzelnen Berufe.

Werten Sie die Berufsschulnoten aus und dokumentieren Sie schriftliche Beurteilungen am Ende einzelner Ausbildungsabschnitte.

Zwischenprüfung vs. Gestreckte Abschlussprüfung

Die Zwischenprüfung (§ 48 BBiG) ist Pflicht, aber nicht entscheidend: Der Azubi kann nicht durchfallen. Sie dient nur zur Standortbestimmung – und als Zulassungsvoraussetzung zur Abschlussprüfung.

Weil die Zwischenprüfung so unverbindlich ist, gibt es inzwischen in vielen Berufen die gestreckte Abschlussprüfung. Hier wird die Zwischenprüfung durch einen ersten Teil der Abschlussprüfung ersetzt – mit Benotung. Dieser Teil fließt mit 20-40 % in die Gesamtnote ein.

Deine Aufgabe als Ausbilder: Werte beide Prüfungen aus und leite daraus ab, wo dein Azubi noch Unterstützung braucht.

Ausbildungsplanung ist keine Bürokratie – sie ist Qualitätssicherung

Drei Pläne (Rahmenplan, betrieblicher Plan, individueller Plan), Unfallverhütung, Berichtsheft, Zwischenprüfung – das klingt nach viel Aufwand. Und ja, es ist Aufwand.

Aber diese Planung sorgt dafür, dass dein Azubi am Ende der Ausbildung wirklich etwas kann. Dass er die Prüfung besteht. Und dass du ihn als qualifizierte Fachkraft übernehmen kannst – statt extern suchen zu müssen.

Wer hier schlampig plant, zahlt am Ende drauf: durch verlängerte Ausbildungszeiten, nicht bestandene Prüfungen oder Azubis, die nach der Lehre trotzdem nicht einsatzfähig sind.

Tipp: Nutze die Mustervordrucke deiner IHK oder HWK. Die meisten Kammern bieten auch kostenlose Beratung zur Ausbildungsplanung an – gerade für Betriebe, die zum ersten Mal ausbilden.

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