Die Zukunft des Arbeitens ist nicht mehr an feste Orte gebunden und zumindest partiell auch mobil. Passend zu dieser erforderlichen Flexibilität wurde vor etwa zehn Jahren das Konzept BYOD (Bring your own device) geboren, also die berufliche Nutzung privater Smartphones und Tablets.
Doch so schnell wie die Idee in den Medien gehypt und gefeiert wurde, so schnell wurde sie in den meisten Unternehmen auch wieder ad acta gelegt.
Der Grund: In den meisten Fällen erwies sich BYOD nicht als umsetzbar, da den mobilen Betriebssystemen zu dieser Zeit noch die Möglichkeiten fehlten, Berufliches und Privates voneinander zu trennen.
Warum BYOD?
Doch betrachten wir zunächst, welche Vorteile ein BYOD-Konzept bietet.
- Das Unternehmen muss keine kostspieligen Geräte anschaffen. Stattdessen werden – sofern die Mitarbeiter einverstanden sind – die privaten Geräte auch beruflich genutzt. Allerdings sollte dies unbedingt zu fairen Konditionen erfolgen. So sollten Arbeitgeber sich angemessen an den Anschaffungskosten für das Gerät sowie anteilig an den Gebühren beteiligen. All dies sollte in einem BYOD-Vertrag geregelt werden.
- Mitarbeiter haben den Vorteil, dass sie nur ein Gerät mit sich herumtragen müssen. Und ihr finanzieller Aufwand kann sich durch eine Beteiligung des Arbeitgebers verringern.
Wichtig ist aber unbedingt, dass Arbeitgeber die Privatsphäre der Mitarbeiter respektieren und sie nicht zu Abendzeiten oder am Wochenende mit Beruflichem behelligen. So kann man beispielsweise die „Später-Senden“-Funktion von Outlook nutzen.
Der gesetzliche Rahmen
Wichtig ist im Falle eines BYOD-Konzepts die rechtliche Seite. Der Arbeitgeber sollte in einem BYOD-Vertrag ganz deutlich formulieren, worauf Arbeitnehmer zu achten haben. Es muss klar sein, dass das Gerät mit einer sicheren PIN geschützt und dass ein Geräteverlust umgehend gemeldet werden muss, damit die IT ggf. den beruflichen Teil des Gerätes aus der Ferne löschen kann.
Ebenfalls wichtig: Soll der Arbeitnehmer für den Ersatz aufkommen, gibt es eine Versicherung oder werden Ersatzgeräte gestellt? Und auch das Vorgehen bei einem Ende des Arbeitsverhältnisses sollte im Vorfeld schriftlich fixiert sein.
Last but not least sollte geklärt werden, dass Unternehmensdaten nicht privat und private Unterlagen nicht im Unternehmensnetzwerk verwendet werden sollen.
Eine Vorlage für einen BYOD-Vertrag finden Sie hier. Dieses Template ist vielleicht nicht auf jedes Unternehmen 1:1 übertragbar, kann aber bei der Gestaltung eines eigenen Vertrages hilfreich sein.
BYOD Umsetzung: iOS, Android und der Datenschutz
Android und iOS (seit Version 13) bieten mittlerweile die Basis für eine sichere BYOD-Strategie. Sowohl bei Android als auch bei iOS wird hierzu ein geschützter Geschäftsbereich – ein Business Container – angelegt. Nur dieser wird vom Unternehmen verwaltet.
Für die Zuteilung der Rechte, die Verteilung der Apps und vieles andere mehr sorgt ein passenden Mobile Device Management System – kurz MDM. Je nach Nutzergruppen können unterschiedliche Rechte und unterschiedliche Anwendungen auf die Geräte verteilt werden. Sehr zur Freude der IT-Abteilung können Updates auch aus der Ferne vorgenommen werden. Es müssen also keine Geräte zwecks Aktualisierung eingesammelt werden.
Fazit
Ob BYOD für ein Unternehmen passend ist, ist individuell unterschiedlich. Es gibt aber viele Anwendungsbereiche, in denen BYOD genau die passende Strategie ist, um Arbeitsabläufe zu verbessern und die Erwartungen von Mitarbeitern und Arbeitgebern besser gerecht werden kann.
Dank der aktuellen MDM-Systeme und den aktuellen mobilen Betriebssystemen steht BYOD technisch wie auch rechtlich nichts mehr im Weg.
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