Datenschutz ist ein Thema, das viele kleine Unternehmen und Selbstständige gerne auf die lange Bank schieben. Doch seit Einführung der DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) sind die Anforderungen klarer und die Strafen härter geworden. Viele denken, Datenschutz sei nur für große Konzerne relevant – ein gefährlicher Irrtum! Gerade kleine Unternehmen haben oft Lücken, die schnell teuer werden können.

In diesem Artikel zeigen wir dir die häufigsten Datenschutz-Fehler und geben praxisnahe Tipps, wie du sie vermeidest.

1. Fehlende Datenschutzerklärung auf der Website

Jede Website, die personenbezogene Daten verarbeitet (z. B. Kontaktformulare, Cookies, Analyse-Tools), benötigt eine Datenschutzerklärung. Viele kleine Unternehmen haben entweder gar keine oder eine unzureichende Erklärung.

Was ist falsch?

• Keine Datenschutzerklärung oder versteckt in der Navigation.
• Fehlende Angaben zu verwendeten Tools wie Google Analytics oder Facebook-Pixel.
• Unvollständige Informationen zu Betroffenenrechten.

So machst du es richtig:

• Nutze einen DSGVO-konformen Generator, um eine vollständige Datenschutzerklärung zu erstellen.
• Stelle sicher, dass sie leicht auffindbar ist (z. B. in der Fußzeile der Website).
• Halte sie aktuell und ergänze neue Tools oder Änderungen in der Datenverarbeitung.

2. Google Fonts und Tracking-Tools ohne Zustimmung

Google Fonts und Tracking-Tools wie Google Analytics oder Meta Pixel sind praktisch, aber oft nicht DSGVO-konform eingebunden. Websites laden Google Fonts oft von externen Servern, wodurch die IP-Adresse des Besuchers ohne Zustimmung übertragen wird – ein klarer Datenschutzverstoß.

Was ist falsch?

• Google Fonts wird von Google-Servern geladen, statt lokal eingebunden.
• Analyse- und Tracking-Tools setzen ohne vorherige Zustimmung Cookies.
• Keine klare Information darüber, welche Daten gesammelt werden.

So machst du es richtig:

• Google Fonts lokal einbinden und nicht direkt von Google-Servern laden.
• Einwilligungspflichtige Cookies erst nach Zustimmung setzen (Cookie-Banner mit Opt-in).
• Datenschutzerklärung anpassen und alle verwendeten Tools angeben.

3. Unverschlüsselte Kontaktformulare und E-Mails

Viele kleine Unternehmen nutzen einfache Kontaktformulare ohne zusätzliche Schutzmaßnahmen.

Das Problem: Daten, die unverschlüsselt übermittelt werden, sind ein gefundenes Fressen für Hacker. Auch die Weiterleitung von Kontaktanfragen per unverschlüsselter E-Mail ist kritisch.

Was ist falsch?

• Kein SSL-Zertifikat auf der Website.
• Kontaktformulare senden Daten unverschlüsselt.
• Kundenanfragen werden per ungesicherter E-Mail weitergeleitet.

So machst du es richtig:

• Stelle sicher, dass deine Website ein SSL-Zertifikat (https:// statt http://) hat.
• Nutze ein DSGVO-konformes Formular-Plugin mit Verschlüsselung.
• E-Mails mit sensiblen Daten nur über verschlüsselte Verbindungen versenden.

4. Keine Auftragsverarbeitungsverträge (AVV) mit Dienstleistern

Wenn du externe Dienstleister nutzt, die personenbezogene Daten für dich verarbeiten (z. B. Newsletter-Tools, Cloud-Dienste, Buchhaltungssoftware), brauchst du einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV).

Was ist falsch?

• Nutzung von Newsletter-Diensten wie Mailchimp ohne AVV.
• Nutzung von Cloud-Speichern wie Google Drive oder Dropbox ohne vertragliche Regelung.
• Fehlende Dokumentation der eingesetzten Dienstleister.

So machst du es richtig:

• Prüfe, ob deine Dienstleister einen AVV bereitstellen – viele Tools bieten dies als Download an.
• Nutze nur Anbieter mit Serverstandorten in der EU oder mit DSGVO-konformen Datenverarbeitungsverträgen.
• Dokumentiere alle Dienstleister, die personenbezogene Daten für dich verarbeiten.

5. Kein Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten

Viele kleine Unternehmen wissen nicht, dass sie laut DSGVO ein Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten (VVT) führen müssen. Darin wird dokumentiert, welche personenbezogenen Daten verarbeitet werden, zu welchem Zweck und mit welchen Schutzmaßnahmen.

Was ist falsch?

• Keine Aufzeichnung über die Verarbeitung personenbezogener Daten.
• Fehlende Übersicht über genutzte Tools und Speicherdauer.
• Keine klare Regelung, wer für Datenschutz im Unternehmen verantwortlich ist.

So machst du es richtig:

• Erstelle eine einfache Liste mit: Datenkategorien, Zweck der Verarbeitung, Speicherdauer, Sicherheitsmaßnahmen.
• Falls du Mitarbeiter hast: Ernennung eines Datenschutzbeauftragten (ab 20 Mitarbeitern Pflicht).
• Dokumentation regelmäßig aktualisieren, besonders bei neuen Tools oder Prozessen.

Datenschutz betrifft jedes Unternehmen – auch dich!

Die DSGVO ist kein „großes Firmenproblem“, sondern betrifft jedes Unternehmen, das mit Kundendaten arbeitet – und das tun fast alle. Viele kleine Betriebe machen sich angreifbar, weil sie unabsichtlich gegen Datenschutzregeln verstoßen. Dabei sind viele Maßnahmen leicht umzusetzen.

Sorge jetzt dafür, dass deine Website, Kommunikation und Datenverarbeitung DSGVO-konform sind – so vermeidest du Abmahnungen, Strafen und sorgst für mehr Vertrauen bei deinen Kunden.

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