Als Arbeitsmodell bleibt Home-Office auch in Zukunft für Arbeitnehmer attraktiv. Arbeitgeber, die ihren Mitarbeitern das Arbeiten von zuhause aus ermöglichen wollen, sehen sich jedoch insbesondere in Hinblick auf den Datenschutz vor einige Herausforderungen gestellt. Mit einem CRM-System ergeben sich jedoch vielfältige Möglichkeiten, die Remote Arbeit praktikabel und sicher zu gestalten.

Immer mehr Arbeitnehmer arbeiten im Home-Office – das ist nicht zuletzt Corona geschuldet. Im Zuge der bundeseinheitlichen Notbremse zur Bekämpfung von Covid-19 hat der Gesetzgeber eine Home-Office-Pflicht eingeführt.

Aktuell lässt sich bereits absehen, dass Remote Work auch nach Corona als Arbeitsmodell bestehen bleiben wird. Einer Umfrage zufolge, die die Beratungsgesellschaft Boston Consulting Group im Dezember 2020 unter 9.000 Angestellten aus 20 Berufsgruppen und Branchen durchgeführt hat, will die Mehrheit abwechselnd im Büro und von Zuhause aus arbeiten.

Die Entscheidung, Home-Office anzubieten, liegt letztlich jedoch beim Arbeitgeber. Entscheidet er sich dafür, gilt es nicht nur arbeitsrechtliche Vorgaben zu berücksichtigen und in eine Home-Office-Regelung umzusetzen, sondern ebenfalls digitale Werkzeuge zur Verfügung zu stellen, um Mitarbeitern die effektive Arbeit von zuhause aus zu ermöglichen.

Home-Office-Arbeit einfach gestalten mit CRM-System

Neben der Beachtung und Einhaltung von Vorschriften in Bezug auf das Arbeitszeitgesetz, den Gesundheits-, Arbeits- und Datenschutz ist der Arbeitgeber in der Verantwortung, seinen Angestellten einen Home-Office-Arbeitsplatz einzurichten, indem er Mobiliar und sonstige Arbeitsmittel, wie zum Beispiel Laptop, Monitore, Tastaturen und Smartphones bereitstellt, die notwendig für die Erbringung der Arbeitsleistung sind.

Im besten Fall wird die Hardware durch eine entsprechende Software ergänzt, die die Kommunikation und Arbeit im Team ermöglicht. Als Gesamtlösung ist ein browserbasiertes System mit Cloudspeicher besonders praktikabel.

Ein Customer-Relationship-Management-, kurz CRM-System, bietet einfache Bedienbarkeit, Funktionsvielfalt und die Möglichkeit, E-Mails mit angeschlossener Kalenderfunktion, Anrufe und Projektmanagement in einem System zu integrieren, das von jedem Mitarbeiter zu jederzeit und von überall mit einem Klick erreichbar ist. Ein CRM-System kann sämtliche firmeninterne Prozesse digital und zentral abbilden und erlaubt durch die Einbindung weiterer Tools als All-in-One Handling.

Datenschutz und DSGVO beachten bei Remote Work

Besondere Herausforderungen bei der Arbeit im Home-Office ergeben sich jedoch in Hinblick auf den Datenschutz. Arbeitgeber sind in der Pflicht die datenschutzrechtlichen Vorgaben der DSGVO zu beachten und bei der Einrichtung eines Home-Office-Arbeitsplatzes entsprechende Datenschutzvorkehrungen zu treffen, um die gesetzlichen Maßgaben einzuhalten.

Gemäß Artikel 5 Absatz 1 Buchstabe f der DSGVO sind insbesondere personenbezogene Daten vor der unbefugten und unberechtigten Verarbeitung sowie unbeabsichtigten Zerstörung, Beschädigung oder ihrem Verlust zu schützen. Der Arbeitgeber muss den Arbeitnehmer über den Schutz wertvoller Unternehmensdaten unterweisen und gewährleisten, dass dieser die datenschutzrechtlichen Voraussetzungen im Home-Office auch einhält.

So können Arbeitgeber Datensicherheit im Home-Office gewährleisten

Da private Rechner oder Drucker keinen ausreichenden Schutz für die sensiblen Unternehmensdaten bieten, hat der Arbeitgeber seinen Angestellten PC, Laptop und Smartphone bereitzustellen.

In einer Home-Office-Vereinbarung im Arbeitsvertrag, kann der Arbeitgeber seinen Mitarbeitern die Nutzung privater Arbeitsmittel verbieten. Sinnvoll ist ebenfalls eine Richtlinie für den Arbeitnehmer zur Verarbeitung personenbezogener Daten.

Es ist sicherzustellen, dass Familienangehörigen oder Dritten keinen Zugang zu den sensiblen Unternehmensdaten haben. Zudem bietet sich das Speichern auf einem Server im Betrieb und ein VPN-Zugang an, um auf die IT-Infrastruktur des Arbeitgebers zugreifen zu können und die Datensicherheit bei der Datenübertragung zu gewährleisten.

Mit einem CRM-System besteht die Möglichkeit, Unternehmensdaten zentral zu speichern und zu verwalten – sei es auf einem betriebseigenen Server oder in einer privaten oder Open Cloud. Bei der Erhebung von Kundendaten stellt die Software das Datenschutz- und DSGVO-konforme Arbeiten sicher, indem so wenig wie möglich personenbezogene Daten wie möglich erhoben werden und diese sicher mittels eines SSL-Zertifikats und 4096-Bit-Verschlüssung übertragen werden.

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