Human Resources, kurz HR, sind fast immer das wichtigste Kapital eines Unternehmens.

Moderne Personalmanagement-Software entlastet die Fachabteilungen und schafft Zeit für das persönliche Gespräch.

Von den Großen lernen

Firmen mit mehreren tausend Mitarbeitern haben so komplexe Anforderungen an ihre Personalabteilungen, dass die dafür entwickelte Software eine optimierte Funktionsvielfalt hat, die Außenstehende verblüfft.

Kleineren und mittelständischen Unternehmen kann sie ebenfalls helfen, die Effizienz deutlich zu steigern.

Talente fördern und entdecken

Selbstverständlich sind die Standards wie regelmäßige Überweisung der Gehälter und digitalisierte Personalakten. Richtig spannend wird Personalmanagement-Software, wenn es zum Beispiel darum geht, Talente zu entdecken, zu fördern oder einfach nur im Auge zu behalten für den Fall, dass sie in absehbarer Zeit gebraucht werden.

Zentrale Recruiting-Funktionen moderner Software:

• Personalbedarfsplanung
• Stellenausschreibungen erstellen und veröffentlichen
• Bewerbungen verwalten und auswerten
• Kommunikation mit den Bewerbern
• Auswahl passender Bewerber und Vorstellungsgespräch-Management

Online-Börsen erlauben schnellere Datendigitalisierung

Maßgeblich erleichtert werden diese Aufgaben durch die Tatsache, dass sich der Stellenmarkt praktisch komplett auf Online-Börsen verlagert hat. So können gleich beim Eingang der Bewerbungen Filter für eine Vorsortierung der eingegangenen Unterlagen sorgen und automatisch Standard-Daten wie Adresse etc. in die neue Personalakte eintragen. In dieser Datei läuft künftig alles zusammen.

Daten-Pool für kommende Leistungsträger

Eine besondere Rolle für das Erspähen von Hoffnungsträgern sind sogenannte Talent-Relationship-Management-Tools, kurz TRM. Im Gegensatz zu einem Applicant-Tracking-System (ATS), das Prozesse des Bewerbungsmanagements vereinfacht, soll ein TRM Kontaktdaten von Bewerbern sammeln, die bei laufenden Ausschreibungen positiv aufgefallen sind. Diese Daten fließen dann in einen Talent-Pool, auf den zurückgegriffen werden kann, wenn Stellen im Unternehmen frei werden.

Weniger Zeit und Kosten pro Einstellung

Wer über einen solchen Pool verfügt, kann sich im Zweifel die eine oder andere Stellenanzeige und dadurch Zeit und Geld sparen. Die Stichworte heißen hier „Time-to-Hire“ und „Cost-per-Hire“, also Zeit und Kosten pro Einstellung. Wichtige Vergleichsgrößen für die Effizienz einer Personalabteilung.

Mitarbeiter werden einbezogen

Moderne Personalmanagement-Software muss kein für die Fachabteilungen geschlossenes System sein. Team- oder Gruppenleiter können zum Beispiel Einsicht in Bewerbungsprozesse bekommen, um an geeigneter Stelle einzugreifen oder eine Vorauswahl zu treffen. So ein Zugriff kann auch für Mitarbeiter möglich gemacht werden, wenn es Sinn ergibt, sich von ihnen Bewertungen zu dann in der Regel anonymisierten Bewerbungsunterlagen zu holen.

Im Arbeitsalltag kommt Personalmanagement-Software auch zum Einsatz, um Arbeitszeiten eigenständig zu erfassen und Urlaubsanträge zu stellen. Persönliche Daten können eigenständig aktualisiert werden – wenn sich zum Beispiel die Adresse geändert hat.

Besser strukturierte Feedbackgespräche

Feedbackgespräche lassen sich ebenfalls mit moderner Personalmanagement-Software deutlich strukturierter planen und gestalten. Dazu gehört nicht nur eine automatische Erinnerungsfunktion für anstehende Gespräche, Inhalte lassen sich auch bequem dokumentieren. Dabei können auch Fortschritte, Themen und Ziele fixiert werden. Das hilft in einem nächsten Schritt, erforderliche Fortbildungsmaßnahmen zu erkennen und dann folgerichtig auch anzubieten.

Mitarbeiter wiederum können sich über ihren Account entweder selbst über anstehende Angebote für die Weiterbildung informieren oder werden gezielt angeschrieben.

Mehr Luft für persönliche Gespräche

Ein solches Leistungsspektrum bei der Automatisierung gibt der Personalabteilung Luft für mehr persönliche Gespräche. Den direkten Kontakt von Mensch zu Mensch kann keine Personalmanagement-Software ersetzen. Und ein offenes Ohr, das Ernstnehmen der Sorgen und Probleme war schon immer ein wichtiger Faktor für die Mitarbeiter-Motivation.

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