Was ist die digitale Personalakte? Eine digitale Personalakte ist eine durch ein Softwaresystem verwaltete und funktional unterstützte Sammlung digitalisierter Dokumente oder elektronischer Unterlagen mit HR-Bezug.

Sie ermöglicht es, dass alle Personal-Dokumente an einem zentralen Speicherort abgelegt werden.

Funktionen einer digitalen Personalakte

Digitale Personalakten können darauf beschränkt sein Dokumente bloß zu archivieren, was aber nicht den Regelfall darstellt. Sie sind normalerweise modular erweiterbar und können dann Workflows vorsehen, mit denen Anträge gestellt und bearbeitet werden. Auch Employee Self Service Lösungen sind möglich, bei denen Mitarbeiter direkt auf das System zugreifen und in gewissem Umfang auch Daten eingeben können. Ein Beispiel, wie derartige modulare Erweiterungen gestaltet sein können, bietet die digitale Personalakte von Haufe.

Personaldaten sind sensible personenbezogene Daten. Sie sind daher besonders gegen unberechtigten Zugriff und sonstige missbräuchliche Verwendung zu schützen. Dementsprechend braucht es eine Softwarelösung die den datenschutzrechtlichen Anforderungen genügt, indem sie zum Beispiel eine Verschlüsselung der Dokumente und eine sichere Übermittlung vorsieht, abgestufte Nutzerrollen und Berechtigungen definiert sowie Verarbeitungsprozesse sicher und nachvollziehbar protokolliert.

Vor und Nachteile der digitalen Personalakte

Durch einen zentralen Speicherort sind Dokumente einfacher aufzufinden, mühsames Suchen entfällt. Auch die Datensicherung ist besser möglich, weil es keine dezentralen Ablageorte mehr gibt.

Die digitale Personalakte beschleunigt durch die gleichzeitig möglichen Zugriffe unterschiedlicher Personen, die orts- und zeitunabhängig erfolgen können, sowie die Implementierung von Workflows die Prozesse im HR-Bereich deutlich.

Mitarbeiter des Personalbereichs werden dadurch entlastet und können sich auf andere Tätigkeiten konzentrieren. Employee Self Service Lösungen und rasche Erledigung von Workflows erhöhen die Mitarbeiterzufriedenheit und wirken positiv im Sinne des Employer Brandings.

Ein weiterer Vorteil der digitalen Personalakte besteht darin, dass diese mit anderem IT-Systemen und Datenquellen durch Schnittstellen verbunden werden kann. Dadurch erfolgt eine tiefe Systemintegration und ein Arbeiten mit Echtdaten wird möglich.

Die Arbeitsabläufe werden effizienter, Raumkapazitäten für die Ablage von Dokumenten fallen weg, Kosten für Papierausdrucke sinken drastisch.

Zu bedenken ist aber, dass besonders hohe Anforderungen im Hinblick auf datenschutzrechtliche Vorgaben zu stellen sind. Dafür ist entsprechendes Expertenwissen im Unternehmen erforderlich. Vielfach wird es erforderlich sein, einen Datenschutzbeauftragten zu bestellen.

Die Umstellung bestehender Archivierungssysteme auf Softwarelösungen ist vor allem bei größeren Unternehmen mit nennenswertem Aufwand verbunden. Wenn Dokumente erst digitalisiert und abgespeichert werden müssen, ist der Arbeitseinsatz hoch. Außerdem müssen die erforderlichen Software-Systeme angeschafft und implementiert werden. Auch dies kostet Zeit und Geld.

Ein gewisses Nebeneinander von physischer und elektronischer Ablage lässt sich jedoch nicht vermeiden, weil wichtige arbeitsrechtliche Dokumente in Papierform vorhanden sein müssen, wie zum Beispiel Arbeitsverträge oder Kündigungen.

Besondere Vorteile für Existenzgründer

Existenzgründer sind damit beschäftigt, ihr Unternehmen aufzubauen. Sie haben meistens nicht die Zeit sich mit administrativen Dingen zu beschäftigen.

Gerade in der Phase der Gründung können Unternehmer die Vorteile der Digitalisierung im Personalbereich nützen. Wenn sie nämlich von Anfang an auf die elektronische Personalakte setzen, und Papierabwicklungen konsequent vermeiden, entfallen Umstellungsaufwand und Kosten, die bei einer späteren Implementierung digitaler Systeme unvermeidlich sind.

Die Einsparungsmöglichkeiten, welche die elektronische Personalakte bietet, sind besonders für Existenzgründer interessant, die naturgemäß auf eine schlanke Kostenstruktur achten müssen. Sie können Ihre IT-Systeme von vornherein voll integriert gestalten.

Die dezentralen Zugriffsmöglichkeiten auf die Personalakte kommen Existenzgründern und deren Mitarbeitern, die vorwiegend unterwegs sein sollten um Umsatz zu generieren, besonders entgegen.

Elektronische Workflows und dezentrale Zugriffsmöglichkeiten sparen Zeit, die Existenzgründer und ihr Team anderweitig einsetzen können.

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