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3 Tipps für mehr Zeit

3 Tipps für mehr Zeit

„Ich habe keine Zeit!“ – das Gefühl kennt doch (fast) jeder. Und wer hat diesen Satz noch nicht benutzt, um zu erklären, warum dies oder das noch nicht angegangen oder nur halb erledigt wurde?

Aber wie komme ich denn nun an mehr Zeit? Der Tag hat ja nur 24 Stunden und daran können wir auch nichts ändern!

Meine 3 Tipps verlängern den Tag natürlich auch nicht, aber sie helfen euch Freiräume zu schaffen, in denen ihr dann etwas wirklich Wichtiges erledigen könnt und schon fühlt sich der Tag nicht mehr so voll an :-)

Delegieren schafft Freiraum

Das ist natürlich mein erster Tipp: sorgt dafür, dass ihr nicht immer alles selbst erledigen müsst! Lasst euch Arbeit abnehmen und delegiert sie an jemand anderen, dann habt ihr sofort mehr Zeit :-)

Das klingt jetzt so flapsig, aber in Wirklichkeit will Delegieren gut vorbereitet sein, sonst habt ihr nachher total viel Stress alle Fehler wieder auszubügeln.

Wie Delegation geht? Wenn ihr diese 8 Schritte beachtet, sollte eigentlich nichts schief gehen:

A – Aufgaben präzise formulieren

B – Delegationsempfänger sorgfältig auswählen

C – Ziele eindeutig und klar formulieren

D – Informationen umfassend und vollständig weiter geben

E – Methoden und Ressourcen festlegen

F – Zeitrahmen und wichtige Termine klären

G – Reporting planen

H – Befugnisse anpassen

Die ausführliche Version findet ihr hier: Delegieren, so geht’s!

Und wer immer noch nicht überzeugt ist, dass Aufgaben abgeben eine tolle Lösung für Zeitmangel ist, der lies bitte hier weiter: Delegieren – die vier häufigsten Irrtümer.

Prioritäten setzen

Ich gehe jetzt mal davon aus, dass ihr meinen ersten Tipp beherzigt habt und daher jetzt ein wenig mehr Zeit als vorher :-)

Aber wie setzt man diese Zeit jetzt am sinnvollsten ein? Einfach irgendwo anfangen und gucken, wie weit man kommt? Kann man machen, halte ich aber nicht für so richtig sinnvoll…

Besser ihr überlegt euch vorher ein wenig, was wirklich wichtig ist und dringend erledigt werden muss und was noch ein bisschen liegen bleiben kann!

Denn das ist auch so eine klassische Zeitfalle, in die wir alle immer wieder gerne tappen: Zeit mir unwichtigen Dingen verplempern und am Ende des Tages feststellen, dass man irgendwie nicht so richtig vorangekommen ist…

Also: besser vorher mal kurz die ToDo-Liste checken und die anstehenden Aufgaben vorsortieren.

Zu nervig denkt ihr? Acht Minuten Planung erwirtschaften eine Stunde Zeit – das sollte man immer berücksichtigen, wenn man meint keine Zeit für Planung zu haben!

Also los: setzt Prioritäten und haltet euch dran, dann erreicht ihr deutlich mehr in der vorhandenen Zeit :-)

Und hier steht, wie es geht: Prioritäten setzen bei der Tagesplanung? So geht’s.

Gleichartige Aufgaben zusammenfassen

Mein dritter Tipp kommt aus der industriellen Produktion, lässt sich aber ganz wunderbar fürs Zeitmanagement verwenden: schaut immer, dass ihr gleichartige Aufgaben zusammenfasst und möglichst hintereinander weg erledigt.

Warum? Das minimiert die Rüstzeiten!

Rüstzeiten sind die Zeiten, die benötigt werden, um zum Beispiel eine Maschine für die neue Produktionsserie umzurüsten. In dieser Zeit ist die Maschine nicht produktiv und daher ist es wichtig Rüstzeiten kurz zu halten.

Wechselt zum Beispiel mehrfach am Tag die Produktion zwischen A und B hin und her, so fallen jedes Mal wieder Rüstzeiten an. Produziert man aber alle A an einem Stück und dann erst alle B, so fallen diese unproduktiven Zeiten eben nur zweimal an und nicht mehrfach :-)

Für das eigene Zeitmanagement gilt genau das gleiche: hier geht es um die Zeit, die ihr benötigt, um euch auf eine Aufgabe vorzubereiten. Programm starten, Rechnungspapier einlegen, Dateien öffnen etc. – je öfter ihr da hin und her wechseln müsst, umso länger werden die unproduktiven Zeiteinheiten am Tag. Gar nicht gut, oder?

Daher: möglichst immer alle Aufgaben derselben Art am Stück erledigen, dann spart ihr wirklich Zeit!

Noch mehr Tipps für mehr Zeit findet ihr hier:

Zeitmanagement

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