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New Workspaces: Das richtige Setting für Teamarbeit

New Workspace
Gastbeitrag von Dark Horse Innovation

New Work“ oder „Neues Arbeiten“ ist gerade in aller Munde. Teamarbeit ist ein essentieller Aspekt dieses neuen Arbeitens und ein zunehmend wichtiger werdender Arbeitsmodus in jedem Unternehmen. Unsere Themen werden zunehmend komplexer und ungreifbarer – deswegen arbeiten wir zunehmend kollaborativer, agiler, kreativer…und immer häufiger im Team.

Manche Unternehmen haben ihre Arbeitsumgebung bereits auf einen ständigen und spontanen Austausch in den Teams optimiert. In anderen Unternehmen sitzen Teams noch nicht ideal zusammen, oder die Arbeit erfordert, dass Einzelarbeit und Teamarbeit an unterschiedlichen Orten stattfindet.

In beiden Fällen stellt sich aber die Frage: Wie sehen die idealen räumlichen Bedingungen für Teamarbeit aus?

Denn Arbeiten im Team heißt diskutieren, reden und kommunizieren. Es ist somit mental eine vergleichsweise intensive Tätigkeit. Welche Intensität oder welches Energielevel ideal ist, hängt von dem Gegenstand der Session ab.

Das Schöne ist: Auf dieses Energielevel haben wir Einfluss – und zwar über die Ausstattung der jeweiligen Umgebung. Im „New Workspace Playbook“ (Murmann Verlag) beschreiben wir drei Setting-Arten für Team-Meetings, die unterschiedliche Fokusse für die Ausprägung des Meetings haben und durch die Arbeitsumgebungen gesteuert werden können: Das agile Setting im Stehen mit hohem Energielevel, das Couch-Setting für Reflexion in ruhiger Atmosphäre sowie das formelle Setting für wichtige Gespräche, etwa mit Kunden oder Investoren.

Agiles Setting

Ein klassisches Problem von Teammeetings ist ein zu niedriger oder schnell verpuffender Energielevel. Wir hängen in drögen, ausufernden Diskussionen, in denen zwei Kollegen schwadronieren und der Rest E-Mails checkt. Oder in einer lahmen Brainstoming-Session, die schließlich sogar dazu führt, dass jeder E-Mails checkt.

Die räumliche Umgebung ist zwar kein Allheilmittel gegen so etwas, kann aber helfen. Eine Umgebung, die hier einen echten Unterschied macht, ist das agile Setting. Es ist ein »Stehsetting«, das heißt: Wir stehen einfach alle.

Im Zentrum befindet sich ein Stehtisch, der die Gläser und Notizbücher trägt. Einzelne Stehhocker drum herum darf es geben, aber es sollte die ungemütlichere Variante sein. Das zweite Zentrum bildet ein großes Whiteboard.

Ein Klischee? Sicher, aber es funktioniert. Stehen heißt sich bewegen, wir mischen uns öfter, tauschen Plätze, wechseln die Perspektiven, und der Energielevel bleibt oben. Stehen führt außerdem zu einer vielfach höheren Wahrscheinlichkeit, dass wir das Whiteboard nutzen.

Und das visuelle Festhalten von Gesprächselementen führt nachweislich zu fokussierteren Gesprächen mit besseren Ergebnissen in kürzerer Zeit.

Aber warum investieren Unternehmen Tausende Euro pro Raum in wandgroße Whiteboards, statt günstige Flipcharts aufzustellen? Aus demselben Grund: Förderung der Nutzungswahrscheinlichkeit!

Wir schreiben »halb gare« Gedanken naturgemäß ungerne auf nicht reversible Medien. Vielen kommt das nicht finale Mitschreiben auf Flipchartpapier unbewusst wie Materialverschwendung vor.

Auf dem Whiteboard ist unser Gedanke mit einem Wisch weg, wir haben deshalb weniger Angst, einfach alles aufzuschreiben, und nutzen es mehr. Die große zugängliche Fläche ist auch wesentlich einladender als das klassische Dreibein-Flipchart.

Couch-Setting

In manchen Situationen wollen wir den Energielevel senken oder zumindest verhindern, dass es sich erhöht. Hierzu können wir Mitarbeitergespräche zählen sowie generell reflektierende, zurückgelehnte Gespräche, aber auch Gespräche über Probleme.

Außerdem alle Teamtreffen, die nicht vor Produktivität strotzen müssen. Hier ist die beruhigende, relaxte Atmosphäre eines gut gestalteten Couch-Settings angemessen. Es lässt sich in jedem Team-Raum und auf jeder Teamfläche einrichten.

Phasen, in denen wir mal einen Gang zurückschalten müssen, gibt es genug. Und auch für Pausen ist dieses Setting natürlich sehr gut geeignet.

Das Wichtigste beim Couch-Setting: Es muss gemütlich und ein Kontrast zur restlichen Umgebung sein. Warme Materialien und pointiertes Licht sind die Schlüssel dafür.

An dieser Stelle noch eine ganz wichtige Anmerkung: Wenn wir in unserer direkten Umgebung ein solches »Traumsetting« vorsehen, werden wir dort kaum mehr wegkommen. Der teamübergreifende Austausch steht damit auf dem Spiel. Es gilt hier also, eine Balance zu schaffen. Auch der teamübergreifende, gemeinsam genutzte Bereich sollte seinen Reiz haben. Zum Beispiel, dass es dort den einzigen Kaffee auf der ganzen Etage gibt.

Formelles Setting

Wir können unseren Team-Raum auch größer machen, einen großen weißen Meeting-Tisch hinein- und zehn Konferenzstühle drum herumstellen und darüber eine Pendelleuchte eines bekannten italienischen Lampenherstellers hängen. Dann haben wir unseren eigenen formellen und repräsentativen Meeting-Raum geschaffen.

Wofür benötigt man einen solchen Raum? Zum Beispiel für Investorengespräche oder Ergebnispräsentationen vor Kunden im Anzug – allerdings nur, wenn man hierfür keinen Raum auf der Meeting-Etage mieten kann.

Der Bedarf insbesondere an großen (ab zehn Plätzen) und formellen Meeting-Räumen schrumpft jedoch. Kunden schauen gern hinter die »Kulissen«, und wir haben immer weniger zu verbergen.

Team-Räume mit agilem Setting werden auch von Kunden meist als Erfrischung wahrgenommen. Und das Whiteboard kann in der Präsentation vor Kunden eine willkommene Alternative oder Ergänzung zur PowerPoint-Präsentation sein.

Also: Brainstomings auf der Couch funktionieren eher weniger, und hitzige Diskussionen am Stehtisch sind nicht zu empfehlen. Und auch für ein formelles Setting sollte sich nur mit Bedacht entschieden werden. Es lohnt sich daher, im Team etwas genauer zu überlegen, wie wir uns hautsächlich Austauschen und Zusammenarbeiten, und auf dieser Grundlage ein passendes Setting für uns auswählen.

Es macht wirklich einen Unterschied!

Der Beitrag ist ein teilweise überarbeiteter Auszug aus dem Buch „New Workspace Playbook: Das unverzichtbare Praxisbuch für neues Arbeiten in neuen Räumen“ von Dark Horse Innovation, erschienen am 22. Mai 2018 im Murmann Verlag.

Die Autoren

Dark Horse Innovation berät Unternehmen, Gründer und Start-ups weltweit bei ihren Innovationsvorhaben und ist selbst eine Innovation: Die 2009 in Berlin gegründete Agentur besteht aus 30 völlig gleichberechtigten Gründern aus 25 verschiedenen Disziplinen. Zu ihren Kunden gehören DAX-Konzerne, Mittelständler und NGOs.

Dark Horse Innovation

Foto: © Dark Horse Innovation

Das Buch zum Thema

New Workspace Playbook

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Die Arbeitsumgebung hat einen enormen Einfluss auf dieses neue Arbeiten. Und für Mitarbeiter und Bewerber klettert die Wichtigkeit der Arbeitsumgebung bei der Wahl des Arbeitgebers kontinuierlich nach oben.

Dieses Buch richtet sich an alle (Führungskräfte, vom Teamleiter bis zum Vorstandsvorsitzenden), die das erkannt haben und jetzt handeln wollen. Es bietet ihnen Inspiration und Argumentationshilfe. Und es ist für alle, die jetzt den Weg aus Dauermeetings und schnöden Zellenbüros hinein in den nächsten Level des Arbeitens gehen wollen.

Das Buch beschreibt die wichtigsten Kategorien des neuen Arbeitens. Es zeigt in Wort und Bild, welche Arbeitsumgebungen verschiedenste Unternehmen, vom Silicon Valley bis in die Lüneburger Heide, spezifisch für die von ihnen verwendeten Kategorien des neuen Arbeitens geschaffen haben.

Es erklärt das Wie und Warum dahinter und legt offen, welche Ansatzpunkte sich daraus für den Leser ergeben. Der Leser kann mit dem Buch seine eigene Arbeitssituation genau evaluieren und die jeweils passenden räumlich-gestalterischen Maßnahmen ergreifen, um die Arbeit zu optimieren.

Für die wirtschaftliche Praxis ist dies eines der Megathemen unserer Zeit.

Das Buch ist in Gestaltung und Funktionalität an das enorm erfolgreiche Digital Innovation Playbook (ebenfalls von Dark Horse Innovation) angelehnt.

Gebundene Ausgabe: 280 Seiten
Verlag: Murmann Publishers; Auflage: 1 (22. Mai 2018)
ISBN-13: 978-3867745994
Preis: 34,00 EUR

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