Viele Unternehmen statten ihre Mitarbeiter mit Firmenwagen aus. Vor allem im höheren Management und in Berufszweigen, welche viel unterwegs sind, gehören Dienstwagen zum Alltag.

Allerdings stellt sich immer die Frage, ob die private Nutzung von Firmenwagen gestattet ist und was bei einem Unfall zu beachten ist. Denn auch hier gibt es deutliche Unterschiede von Vertrag zu Vertrag.

Der Dienstwagen und die private Nutzung

Arbeitgeber können frei bestimmen, ob die Mitarbeiter den Dienstwagen nur für dienstliche Fahrten oder auch privat nutzen dürfen. Ist der Wagen nur für Dienstfahrten freigegeben, kann eine Benutzung außerhalb dieser engen Grenzen zu einer Abmahnung oder sogar zur Entlassung des Angestellten führen. Wird der Dienstwagen jedoch auch privat genutzt, handelt es sich hierbei um einen geldwerten Vorteil, welcher vom Arbeitnehmer zu versteuern ist.

In dieser Zusammenfassung zur Besteuerung des Dienstwagens können Sie sich umfassend über die verschiedenen Optionen informieren.

Die vertragliche Vereinbarung ist besonders wichtig

Im Vertrag zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer sollte die private Nutzung des Dienstwagens umfassend geregelt werden. Das bedeutet, dass Arbeitgeber mit ihren Angestellten verschiedene Punkte im Vorfeld abklären sollten, um in jedem Fall abgesichert zu sein.

Darunter fallen unter anderem folgende Fragen:

• Ist die private Nutzung von Firmenwagen generell gestattet?
• Sind auch Fahrten ins Ausland in dieser Erlaubnis inkludiert?
• Darf neben dem Arbeitnehmer auch dessen Partner das Fahrzeug steuern?
• Wie sind Unfälle bei privater Nutzung versichert?
• Darf der Dienstwagen nur für Fahrten zwischen Dienststelle und Wohnung verwendet werden?

Vor allem der letzte Punkt ist durchaus interessant. Denn wenn im Arbeitsvertrag vereinbart wurde, dass der Dienstwagen insofern privat genutzt werden darf, als dass der Mitarbeiter den Wagen privat nur für die Fahrt zur und von der Arbeit nutzen kann, müssen Sie sich weniger Gedanken um die Steuer machen. Wie in diesem Urteil des Bundesfinanzhofs definiert wurde, darf in einem solchen Fall steuerlich nicht von einer privaten Nutzung und somit auch nicht von einem geldwerten Vorteil ausgegangen werden (BFH, Urteil vom 6. Oktober 2011, Az. VI R 56/10).

Bei einem Unfall gilt es die Versicherungsbedingungen zu kennen

Darf der Angestellte den Firmenwagen vollumfänglich privat nutzen, spielt vor allem die Frage nach der Versicherung und deren Leistung eine wichtige Rolle. Kommt es zu einem Schaden am Fahrzeug, ist es erst einmal unerheblich, ob es sich um eine dienstliche oder eine private Fahrt handelte.

Zunächst ist die Versicherung des Arbeitgebers gefragt, welche in diesen Fällen die Leistungen übernehmen sollte. Es ist wichtig, dass sich der Arbeitgeber nach Prüfung und Vergleich für eine passende Kfz-Versicherung entscheidet, welche die Kosten nach Möglichkeit umfassend abdeckt.

Zudem gibt es immer noch den Punkt der Selbstbeteiligung, welchen man nicht außer Acht lassen sollte. Es kann bei privaten Fahrten durchaus üblich und vereinbart sein, dass der Mitarbeiter die Selbstbeteiligung selbst tragen muss. Diese ist zwar meist auf die Höhe von 500 Euro limitiert, dennoch tut ein solcher Schaden im Geldbeutel weh.

Anders sieht es aus, wenn der Mitarbeiter einen Unfall aus grober Fahrlässigkeit verursacht. Trunkenheit am Steuer und nicht verkehrskonformes Verhalten sind hier zwei häufige Beispiele. Oftmals sind Fälle von grober Fahrlässigkeit von der Versicherung nicht abgedeckt, sodass der Arbeitnehmer in diesen Fällen vollständig auf dem Schaden sitzen bleibt.

Je besser Sie als Arbeitgeber Ihre Angestellten über die Versicherungsbedingungen des Dienstwagens informieren, umso sicherer können diese agieren.

Fazit: Gut informiert ist die private Nutzung von Firmenwagen sicher möglich

Mit einer guten Informationsgrundlage und vor allem einem Arbeitsvertrag, welcher das Thema Dienstwagen und private Nutzung von Firmenwagen umfassend definiert, können Ihre Mitarbeiter Firmenwagen ganz entspannt für private Fahrten nutzen.

Sie sollten allerdings in jedem Fall alle Details mit Ihren Angestellten besprechen, damit keine Missverständnisse oder unbefugte Fahrten erfolgen.

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