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Verantwortungsvolle Aufgabe: Wie lassen sich hochwertige Arbeitszeugnisse erstellen?

Arbeitszeugnis

Das Arbeitszeugnis hat für die Mitarbeiter einen hohen Stellenwert: Für künftige Arbeitgeber ist nicht nur die Frage entscheidend, wie der Angestellte qualifiziert ist, sondern ebenso die tatsächlichen Leistungen im letzten Unternehmen.

Das Erstellen von Arbeitszeugnissen ist hingegen nicht einfach; denn zum einen soll der Inhalt der Wahrheit entsprechen, zum anderen müssen Arbeitszeugnisse schon von Gesetztes wegen wohlwollend formuliert sein.

Die Lösung liegt in vielen Unternehmen darin, einmal mit viel Mühe ein korrektes Arbeitszeugnis zu erstellen und künftig nur noch einige Passagen zu ändern – was keinesfalls gerecht ist. Dabei gibt es auch einfache Alternativen.

Jedes Wort zählt: Die Tücken im Arbeitszeugnis

Anders als in der üblichen Geschäftskommunikation kommt es bei einem Arbeitszeugnis auf jedes Detail an: Sogar Arbeitsgerichte beschäftigen sich gelegentlich mit der Frage, ob die Formulierung „zur vollen Zufriedenheit“ (was einem „befriedigend“ entspricht) oder „stets zur vollen Zufriedenheit“ (bescheinigt eine „gute“ Leistung) angebracht ist.

Zugegebenermaßen ist diese Frage tatsächlich nicht immer einfach zu beantworten; in jedem Fall muss der Arbeitgeber die Bedeutung seiner Worte ganz genau kennen. Denn mit der Vorgabe, die Arbeitszeugnisse wahrheitsgemäß und wohlwollend zu formulieren, begibt er sich ohnehin schon bei einigen Mitarbeitern in einen Interessenkonflikt.

Zudem sind Rechtschreib- oder Grammatikfehler in einem Arbeitszeugnis besonders peinlich, weil das Dokument vom künftigen Arbeitgeber mit Sicherheit genau studiert wird. Das gilt übrigens auch für klassische Fehler, die sich recht häufig einschleichen: Die Formulierung „zur vollsten Zufriedenheit“ soll die Arbeitsleistung des ausscheidenden Mitarbeiters eigentlich als gut bewerten, ist aber so nicht korrekt. Das Adjektiv „voll“ ist nämlich ebenso wenig steigerungsfähig wie „rund“ oder „ganz“.

Zeitraubend und ineffizient

Es hat also durchaus nicht ganz unberechtigte Gründe, weshalb man sich in vielen Personalbüros bei der Formulierung eines Arbeitszeugnisses auf dünnem Eis wähnt. Selbst wenn dieser Aufwand in Kauf genommen wird, ist ein Arbeitszeugnis keinesfalls schnell formuliert.

Anders gesagt: Insbesondere in mittleren und großen Unternehmen, die sich typischerweise durch eine gewisse Fluktuation häufiger von Angestellten trennen müssen, kann die Erstellung von Arbeitszeugnissen viel Zeit binden – was sich eigentlich verhindern ließe. Während es in sämtlichen Unternehmensbereichen bereits Standard ist, die eigene Produktivität durch maßgeschneiderte Software zu erhöhen, besteht in diesem speziellen Segment oft noch Nachbesserungsbedarf.

Einfach und individuell: Arbeitszeugnis mit Softwaretool erstellen

Dabei gibt es durchaus interessante Tools, die genau diese Erstellung von Arbeitszeugnissen beinahe vollständig automatisieren können. Durch entsprechende Vorlagen müssen praktisch nur noch die Tätigkeiten im Unternehmen sowie das jeweilige Datum zur Einstellung und zum Ausscheiden eingetragen werden.

Der eigentlich kritische Teil, der ein qualifiziertes vom einfachen Arbeitszeugnis unterscheidet, lässt sich besonders einfach gestalten. Nach verschiedenen Bewertungsparametern wie Belastbarkeit, selbstständiges Arbeiten oder die Mitarbeit im Team kann eine Bewertung der Leistung in Schulnoten erfolgen. Hinter jeder dieser Noten verbirgt sich eine Formulierung, die wohlwollend und mit korrekter Rechtschreibung die vergebene Bewertung wiedergibt.

Für jede Note in jedem Bewertungssegment gibt es verschiedene Formulierungen, die dafür sorgen, dass sich auch diese automatisiert erstellten Arbeitszeugnisse keinesfalls ähneln. Üblich sind dabei mehrere Tausend Musterformulierungen, sodass trotz der Automatisierung ein Erstellen von sehr individuell formulierten Zeugnissen problemlos möglich ist.

Doch nicht nur der Bewertungsteil lässt sich automatisieren, auch die Stammdaten des Mitarbeiters können dazu genutzt werden, um das Arbeitszeugnis ganz automatisch zu vervollständigen.

Übrigens: Für internationale Bewerbungen gewinnt ein in englischer Sprache ausgestelltes Zeugnis immer stärker an Bedeutung. Sämtliche Formulierungen der Zeugnis-Tools stehen auch in korrekter englischer Übersetzung zur Verfügung.

Unkomplizierte technische Umsetzung

Die Alternative lag in der Vergangenheit für viele Unternehmen darin, diese Leistung an Spezialisten outzusourcen. Dies ist prinzipiell mit guten Ergebnissen möglich, lohnt aber in finanzieller Hinsicht nur dann, wenn selten ein Arbeitszeugnis ausgestellt werden muss. Für kleinere Unternehmen ist das Outsourcing daher überlegenswert, doch schon Betriebe mittlerer Größe sollten besser in ein entsprechendes Tool investieren.

Technische Probleme sind dabei übrigens kaum zu erwarten: Aktuelle Lösungen setzen dabei auf webbasierte Dienste, die sich vollkommen ohne Installation oder Updates ganz einfach im Browser ausführen lassen – und so den Workflow des Unternehmers einfach und schnell verbessern können.

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Unternehmerhandbuch

Dieses Fachmagazin richtet sich an kleine und mittlere Unternehmen, Selbständige und Existenzgründer, die nicht für jedes Thema eine Fachabteilung haben. Hier gibt es praktische Tipps zur Unternehmensführung, die selbständig umgesetzt werden können.

4 Kommentare

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    Wichtig ist insbesondere, dass das Zeugnis branchentypisch formuliert, also mit einem aussagekräftigen Aufgabenprofil und einem darauf angepassten Leistungsteil versehen ist, der die individuellen Stärken des Arbeitnehmers bzw. der Arbeitnehmerin wiedergibt. Hierin liegt aber auch die Problematik, da den meisten Arbeitnehmern zwar die Leistungszusammenfassung z.B.: „stets zu unserer vollsten Zufriedenheit“ (Note 1) bekannt ist, weniger jedoch, ob die einzelnen Formulierungen auch dieser Note entsprechen und ob der Leitungsteil auch vollständig formuliert wurde.
    Der Leistungsteil gliedert sich dabei in Angaben zu: Arbeitsbereitschaft, Arbeitsbefähigung, Fachwissen, Arbeitsweise, Arbeitserfolg, konkrete Erfolge, Führungsleistung, Leistungszusammenfassung, Verhalten in- und extern, Beendigungsgrund, Dank (und Bedauernsformel – bei Abschlusszeugnissen). Als branchentypische Merkmale bei einem Journalisten versteht man z. B. sorgfältiges Recherchieren, sicheres Textverständnis und gute, kreative Textideen.

  2. Avatar
    Gaby Feile sagt

    Als jemand, die jede Woche 1-2 Zeugnisse schreibt, kenne ich das Dilemma. Es ist sehr aufwendig, ein Zeugnis so zu schreiben, dass es aussagt, was es soll, wohlwollend ist und dennoch allen Vorgaben entspricht. Genauso aufwendig ist es, ein Zeugnis zu „dechiffrieren“, das jemand anders geschrieben hat. Trotz der „hilfreichen“ Codes, stelle ich mehr und mehr fest, dass (die meisten guten) Zeugnisse das Papier nicht wert sind, auf dem sie stehen.

    Viele Zeugnisse schreibt der Mitarbeiter selbst (zumindest den Entwurf), andere lässt er so lange korrigieren, bis sie ihm passen und wieder andere sind eingeklagt. Außerdem kommt hinzu, dass viele Unternehmen nicht wissen, wie es richtig geht (auch weil sie keine Personalabteilung haben). Und seien wir ehrlich: so viel hilft ein Zeugnis nun auch nicht. Mir sind Referenzen irgendwie lieber, und ich überfliege die meisten Zeugnisse nur, wenn ich Bewerbungen bekomme.

    Und noch ein Hinweis zu englischen Zeugnissen: in anderen Ländern (außer in Österreich) gibt es diese Unart nicht, dort wird alles mit Referenzen gelöst. Wenn man ein Zeugnis aus dem Deutschen ins Englische übersetzt, kommen, wegen der Codes, sehr komische Satzgebilde heraus, über die sich so mancher Muttersprachler bestimmt wundert. Ich empfehle das deshalb nicht, sondern weise immer darauf hin, dass sich der Mitarbeiter eine englische Referenz von seinem/r Vorgesetzten geben lässt.

    Viele Grüße

    Gaby Feile

    • Heike Lorenz

      Hi Gaby,
      ich finde du hast total Recht – diese deutschen Zeugnisse mit ihren komplizierten Codes sind wenig aussagekräftig.
      Ich bin sehr froh, dass ich das als Selbständige nicht mehr brauche :-)

      Viele Grüße
      Heike

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