Finanzen & Buchhaltung
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Reisekostenabrechnung – so geht’s seit 2014

Reisekostenabrechnung

Schon seit 2011 gibt es im Unternehmerhandbuch eine ausführliche Beschreibung zum Thema „Reisekosten abrechnen“ inklusive einer kostenlosen Vorlage zum Download.

Mit Beginn des Jahres 2014 hat sich jedoch einiges geändert, so dass ich lieber einen komplett neuen Artikel zum Thema Reisekostenabrechnung geschrieben habe.

Natürlich wieder inklusive FAQ, Beispielen und einer kostenfreien Reisekostenabrechnung-Vorlage zum Download!

Als Reisekosten werden im deutschen Steuerrecht Aufwendungen bezeichnet, die bei beruflich oder betrieblich bedingten Reisen anfallen.

Sie setzen sich aus folgenden Kostenarten zusammen:

Fahrtkosten

Neu ist lediglich, dass es ab 2014 keine „regelmäßigen Arbeitsstätten“ mehr gibt sondern nur noch eine „erste Tätigkeitsstätte“. Sie ergibt sich auch daraus, wo der Mitarbeiter täglich arbeitet, wo er jede Woche mindestens zwei volle Tage verbringt oder mindestens ein Drittel seiner Arbeitszeit.

Was heißt das?

Fahrten von der Wohnung zur  „ersten Tätigkeitsstätte“ können wie bisher nur mit 30 ct. pro Entfernungskilometer abgerechnet werden, Fahrten zu anderen Einsatzorten werden gemäß den allgemeinen Reisekostengrundsätzen abgerechnet.

Zu den Fahrtkosten zählen die Aufwendungen für Hin- und Rückfahrt, Fahrten am Reiseziel und für Zwischenheimfahrten bei länger dauernden Geschäfts-(Dienst-)reisen.

Hier hat sich wenig geändert, daher verlinke ich einfach den entsprechenden Absatz im alten Artikel, da stehen alle Details drin: Reisekostenabrechnung bis 2013

Übernachtungskosten

Unterkunftskosten an ein und derselben auswärtigen Tätigkeitsstätte können nur noch bis zu 48 Monate lang uneingeschränkt in Höhe der tatsächlich angefallenen Kosten abgezogen werden. Danach dürfen monatlich nur maximal 1.000 Euro (wie bei der doppelten Haushaltsführung) angesetzt werden.

Als Übernachtungskosten sind die tatsächlich entstandenen Kosten (Hotel, Herberge, Fremdenzimmer, Appartement und Zweitwohnung) abzurechnen. Nebenkosten zur Übernachtung (Garage, Minibar, Fernseher, Telefon) sind keine Übernachtungskosten, sondern ggfs. Reisenebenkosten.

Ist die Hotelrechnung inkl. Frühstück und lässt sich der Kostenanteil für das Frühstück nicht feststellen, ist der Gesamtbetrag bei einer Übernachtung im Inland um 4,80 EUR (20 % von 24 EUR, dem 24-Stunden-Pauschbetrag) und bei einer Übernachtung im Ausland um 20 % des für den betreffenden Staat geltenden 24-Stunden-Pauschbetrags für Verpflegungsmehraufwand (Link zur offiziellen Liste s.u.) zu kürzen.

Achtung: Die Pauschbeträge für Übernachtungskosten sind ausschließlich in den Fällen der Arbeitgebererstattung anwendbar (R 9.7 Absatz 3 und R 9.11 Absatz 10 Satz 7 Nummer 3 LStR). Für den Werbungskostenabzug des reisenden Unternehmers sind nur die tatsächlichen Übernachtungskosten maßgebend (R 9.7 Absatz 2 und R 9.11 Absatz 8 LStR); dies gilt entsprechend für den Betriebsausgabenabzug (R 4.12 Absatz 2 und 3 EStR).

Verpflegungsmehraufwand

Bei den Pauschalen für den Verpflegungsmehraufwand hat sich sehr viel geändert. So gibt es ab dem 01.01.2014 nicht mehr drei, sondern nur noch zwei Pauschalen und zwar für eine mehr als 8-stündige Reise bzw. für eine 24-stündige Abwesenheit von zuhause. Aber auch die Regelungen für An- und Abreisetage haben sich geändert.

Allgemeines

Verpflegungsmehraufwand umfasst die zusätzlichen Kosten, die eine Person deswegen zu tragen hat, weil sie sich aus beruflichen Gründen außerhalb der eigenen Wohnung oder außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte aufhält und sich daher nicht so günstig wie zu Hause verpflegen kann.

Pauschalbeträge für den Verpflegungsmehraufwand werden Verpflegungsmehraufwand-Tagesgeld-Pauschalen (VTP) genannt. Werden dem Reisenden vor Ort z.B. Frühstück oder Mittagessen gestellt, so sind die Tagespauschalen um 20% für Frühstück bzw. 40% für Mittagessen bzw. Abendessen zu kürzen (Achtung: Prozentberechnung immer mit dem 24-Stunden-Satz als Basis). Sofern ein Minusbetrag errechnet wird, wird dieser nicht angerechnet, sondern die Erstattung auf 0 EUR gesetzt.

Achtung: Normalerweise werden Arbeitnehmer und Arbeitgeber steuerlich stets gleich behandelt. Das gilt zumindest bei Ermittlung der Entfernungspauschale für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeit. Bei der Verpflegungspauschale gibt es aber glücklicherweise eine Ausnahme. Denn die als Betriebsausgabe abziehbare Verpflegungspauschale anlässlich einer Geschäftsreise mindert sich nicht, wenn ein Unternehmer zum Essen eingeladen wird (BMF, Schreiben v. 23.12.2014, Az. IV C 5 – S 2145/10/10005;001; Tz. 12).

Verpflegungspauschalen für Dienstreisen im Inland

Hier kurz zusammengefasst die neuen Regelungen:

  • eintägige Abwesenheit, bis zu acht Stunden = 0 Euro
  • eintägige Abwesenheit, mehr als acht Stunden = 12 Euro
  • Abwesenheit 24 Stunden = 24 Euro (Zwischentag)
  • An- und Abreisetag bei mehrtägiger Abwesenheit mit Übernachtung = 12 Euro (egal wann man losgefahren bzw. angekommen ist)
  • Abwesenheit über Nacht, insgesamt mehr als acht Stunden, ohne Übernachtung = 12 Euro für den Tag, an dem man überwiegend abwesend ist (selbst, wenn man insgesamt mehr als 24 Stunden unterwegs war)

Verpflegungspauschalen für Dienstreisen im Ausland

Für Dienstreisen im Ausland gelten vom Zielland abhängige Pauschalen, die meistens über den inländischen Pauschalen liegen. Aber auch für Auslandsreisen gelten ab dem 01.01.2014 nur noch zwei Pauschalen (mehr als 8 Stunden bzw. 24 Stunden) und für An- / Abreisetage die 8-Stunden-Pauschale des jeweiligen Landes. Für in der Liste nicht aufgeführte Länder sind die Beträge für Luxemburg anzusetzen. (Link zur aktuellen Liste)

Besonderheiten bei Auslandsreisen

  • Werden an einem Kalendertag Auswärtstätigkeiten im In- und Ausland durchgeführt, ist für diesen Tag das entsprechende Auslandstagegeld maßgebend, selbst dann, wenn die überwiegende Zeit im Inland verbracht wird.
  • Bei Reisen vom Inland in das Ausland ist der Tagegeldsatz für das vor 24 Uhr Ortszeit zuletzt erreichte Land bzw. die zuletzt erreichte gesondert in der Auslandsreisekostentabelle aufgeführte Stadt maßgebend.
  • Bei Reisen innerhalb des Auslands ist der Tagegeldsatz für das vor 24 Uhr Ortszeit zuletzt erreichte Land bzw. die zuletzt erreichte gesondert in der Auslandsreisekostentabelle aufgeführte Stadt maßgebend.
  • Bei Rückreisen vom Ausland in das Inland richtet sich der Tagegeldsatz nach dem Land bzw. der gesondert aufgeführten Stadt, wo der Arbeitnehmer zuletzt im Ausland tätig war.

Reisenebenkosten

Aus Anlass einer Dienstreise sind die verschiedensten Nebenkosten denkbar: Hotelgarage, berufliche Telefongespräche oder Telefaxübermittlungen, Parkgebühren, Maut, Umbuchungs- und Stornokosten bei Flug- und Fährtransporten. Voraussetzung für die Abzugsfähigkeit dieser Kosten ist der belegmäßige Nachweis. Gebühren für Gepäckaufbewahrung, Parkuhren, Trinkgelder und ähnliches können durch einen Eigenbeleg glaubhaft gemacht werden.

ACHTUNG: Niemals Belege (Barbelege / Kreditkartenbelege oder Rechnungen) zerschneiden bzw. zerschnitten aufkleben. Sicherlich ist dies zum Kopieren einfacher, aber: zerschnittene Belege verlieren ihre Gültigkeit und werden bei einer Betriebsprüfung nicht mehr akzeptiert.

Beispiele

A. Tagesreise nach Hamburg von München aus, 1 Person

Reisedauer 15 Stunden / Mittagessen wird gestellt / An- & Abreise mit dem Flugzeug:

    legalBase
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  • Fahrtkosten = Flugkosten gem. Beleg
  • Übernachtungskosten = keine
  • Verpflegungsmehraufwand = 12 EUR (Satz für mehr als 8 Stunden) abzgl. 9,60 EUR (40% von 24-Stunden-Satz i.H.v. 24 EUR) = 2,40 EUR
  • Reisenebenkosten = ggfs. Taxikosten gem. Beleg

B. 2-Tagesreise nach Würzburg von München aus,  4 Personen

Reisedauer 7 Stunden an Tag 1 und 17 Stunden an Tag 2 / Frühstück & Abendessen werden gestellt / An- & Abreise gemeinsam mit dem PKW:

  • Fahrtkosten = 2 x 280 km x 0,36 EUR (0,30 EUR + 3 x 0,02 EUR für Mitfahrer) = 201,60 EUR
  • Übernachtungskosten = 4 Hotelzimmer à 75 EUR gem. Beleg = 300 EUR
  • Verpflegungsmehraufwand Tag 1 = 12 EUR (Satz für Anreisetage) abzgl. 9,60 EUR (40% von 24-Stunden-Satz i.H.v. 24 EUR) = 2,40 EUR x 4 = 9,60 EUR
  • Verpflegungsmehraufwand Tag 2 = 12 EUR (Satz für Abreisetage) abzgl. 4,80 EUR (20% von 24-Stunden-Satz i.H.v. 24 EUR) = 7,20 EUR x 4 = 28,80 EUR
  • Reisenebenkosten = ggfs. Parkgebühren gem. Beleg

C. 4-Tagesreise nach Berlin von München aus, 2 Personen

Reisedauer 7 Stunden an Tag 1, 24 Stunden an Tag 2 & 3 und 17 Stunden an Tag 4 / Frühstück wird gestellt / An- & Abreise mit dem Flugzeug:

  • Fahrtkosten = Flugkosten gem. Beleg
  • Übernachtungskosten = 2 Hotelzimmer je 3 Tage à 75 EUR gem. Beleg = 450 EUR
  • Verpflegungsmehraufwand Tag 1 = 12 EUR (Satz für Anreisetage) = 12 EUR x 2 = 24 EUR
  • Verpflegungsmehraufwand Tag 2 & 3 = 24 EUR (Satz für 24-Stunden) abzgl. 4,80 EUR (20% von 24-Stunden-Satz i.H.v. 24 EUR) = 19,20 EUR x 2 = je 38,40 EUR pro Tag
  • Verpflegungsmehraufwand Tag 4 = 12 EUR (Satz für Abreisetage) abzgl. 4,80 EUR (20% von 24-Stunden-Satz i.H.v. 24 EUR) = 7,20 EUR x 2 = 14,40 EUR
  • Reisenebenkosten = ggfs. Taxikosten gem. Beleg

FAQ

WO ist Beginn & Ende der Reisetätigkeit?

Dort wo die Dienstreise tatsächlich beginnt und dort wo die Dienstreise tatsächlich endet.

Ein paar einfache Beispiele:

  • Start im Büro: Berechnung der Dienstreise beginnt ab Büro
  • Start ab eigenem Wohnsitz: Berechnung der Dienstreise beginnt ab Wohnsitz
  • Start ab fremder Wohnsitz : Berechnung der Dienstreise beginnt ab fremder Wohnsitz (fremder Wohnsitz soll heißen, z.B. wenn man im Hotel, bei den Eltern oder dem Partner/in übernachtet hat u. von dort aus startet)

Dies bezieht sich genau wie beschrieben auch auf das Ende der Dienstreise.

WANN ist Beginn & Ende der Reisetätigkeit?

Es gelten die tatsächlichen Abreise- bzw. Ankunftszeiten am Ort von Beginn & Ende der Reisetätigkeit.

Ein paar einfache Beispiele:

  • Start im Büro: Berechnung der Dienstreisezeit beginnt ab dem Verlassen des Büros
  • Start ab eigenem Wohnsitz: Berechnung der Dienstreisezeit beginnt ab dem Verlassen des Wohnsitzes (d.h. die Anreise zum Flughafen zählt schon zur Reisezeit)
  • Start ab fremder Wohnsitz : Berechnung der Dienstreisezeit beginnt ab dem Verlassen des fremden Wohnsitzes (d.h. auch hier zählt die Anreise zum Bahnhof schon zur Reisezeit)

Dies bezieht sich genau wie beschrieben auch auf das Ende der Dienstreisezeit. Erst wenn man die finale Destination wirklich erreicht hat endet die Dienstreise (so zählen z.B. Verzögerungen durch Stau o.ä. zur Dienstreisezeit dazu).

Und hier gibt es noch eine Zusammenfassung der häufigtsne Fragen und natürlich Antworten rund um das Thema Reisekosten abrechnen: Reisekostenabrechnung – FAQ.

Reisekostenabrechnung-Vorlage

Gibt es eine VORLAGE für das alles? Natürlich 🙂

Reisekosten abrechnen – so geht’s! Mit Vorlage zum Download 🙂 Klick um zu Tweeten

Mehr Informationen

Weitere Informationen findet man auf Wikipedia unter Reisekosten oder direkt beim Bundesfinanzministerium: Reform des steuerlichen Reisekostenrechts – Grundsätze ab dem 1. Januar 2014.

Mehr Infos zu Finanzthemen findet ihr außerdem in der Kategorie „Finanzen“.

Foto: Andrew Beierle / freeimages.com

57 Kommentare

  1. Kaschuba sagt

    Hallo Heike,
    zunächst einmal ein großes Lob für die tolle Zusammenfassung, auf die ich immer wieder gerne zurückgreife, wenn sich Fragen zu den Reisekosten ergeben.

    Zu Dienstreisen im Ausland steht bei Besonderheiten:
    „Bei Reisen innerhalb des Auslands ist der Tagegeldsatz für das vor 24 Uhr Ortszeit zuletzt erreichte Land bzw. die zuletzt erreichte gesondert in der Auslandsreisekostentabelle aufgeführte Stadt maßgebend.“

    Meine Frage dazu nun:
    Wenn ich beruflich 2 Wochen in Australien war, davon 8 Tage in Newcastle und dazwischen 4 Tage in Sydney und ich die 4 Tage nach Sydney immer morgens mit dem Auto angereist und abends in meine Unterkunft nach Newcaste zurückgereist bin.
    Darf ich dann für die 4 Tage in Sydney den Pauschbetrag für Sydney ansetzen (=gesondert in der Auslandsreisekostentabelle aufgeführte STADT) oder muss ich hier trotzdem den Pauschbetrag für „im Übrigen“ nehmen (da vor 24 Uhr erreichter Ort = Newcastle)?

    Vielen Dank für deine Antwort.

    Schöne Grüße,
    Kaschuba

    • Hallo Kaschuba,
      ach herrjee, da kommst Du jetzt aber wirklich mit einer kniffeligen Frage um die Ecke…

      Ich denke, dass du die Werte für Newcastle nehmen musst, auch wenn es logisch wäre das Mittagessen nach Sidney-Tarif abzurechnen.
      Ganz ehrlich? Da würde ich einen Steuerberater fragen, denn das sind ja wirklich Spezialfälle.
      Wobei die Frage ist, ob sich das für die 3 EUR mehr wirklich lohnt…
      Und deine Übernachtung hat ja auch wirklich in Newcastle statt gefunden und nicht in Sidney, da erscheint mir die Newcastle-Pauschale für Übernachtungen gerecht 🙂

      Viele Grüße
      Heike

  2. Björn Plötzer sagt

    Hallo Heike

    WANN ist Beginn & Ende der Reisetätigkeit?

    Gilt diese Regelung auch für die Kilometer angaben? Gibt es dazu einen Gesetzestext der das wiedergibt?
    Ich werde des öfteren von zu Hause aus zum Kunden geschickt um einen früheren Termin wahrnehmen zu können.
    Mein Arbeitgeber ist nach meiner letzten Reisekostenabrechnung der Meinung, dass nur die Kilometer vom Arbeitsplatz zum Kunden geltend gemacht werden können.

    Grüße

      • Björn Plötzer sagt

        Hallo,

        naja jein :-). Der Artikel befasst sich ja eher mit der Arbeitszeit. Darüber sind wir uns im klaren.
        Normalerweise Arbeite ich vom Büro aus. Ab und zu muss ich halt Baustellen besichtigen bzw. Besprechungen war nehmen. In der Regel fahre ich auch vom Büro aus los (keine Diskussionen).
        Nur ab und an sind die Termine so früh, dass eine Fahrt zum Büro nicht lohnenswert ist.
        Dann fahre ich auf Anweisung direkt von zu Hause aus zur Besprechung. Dadurch fahre ich mehr Kilometer als wenn ich vom Büro aus dorthin fahren würde. Gibt es zu diesem Thema auch Gesetzestexte die besagen ob in diesem Fall die gefahrenen Kilometer bzw. kürzeste Strecke Wohnung – Besprechung geltend gemacht werden oder ob immer die Kilometer vom Büro – Besprechung geltend zu machen sind.

        Grüße

      • Hi,
        ich finde das ist übertragbar 🙂

        Aber hier noch ein anderer Text:
        https://www.wko.at/Content.Node/Service/Steuern/Lohnverrechnung/Vom-Brutto-zum-Netto/lv_FahrtkostenverguetungundKilometergeld.pdf

        Da steht folgendes auf Seite 2:
        Bei Arbeitnehmern, die ihre Dienstreise vom Wohnort aus antreten, tritt an die Stelle des Dienstortes jeweils der Wohnort (z.B. bei einem Außendienstmitarbeiter, der immer von zu Hause aus zu den Kunden fährt.)

        Ob es da jetzt ein Gesetz gibt, in dem das so explizit steht, konnte ich leider nicht heraus finden.
        ABER: wenn dir dein Arbeitgeber die Kosten nicht erstatten möchte, dann kannst du sie ja auch bei der Steuererklärung geltend machen und sie dir so wieder holen.

        Viele Grüße
        Heike

  3. Hallo Heike! Tolle Beschreibung und Vorlage. Vielen Dank! Ich komme nur leider mit dem Blatt Verpflegungsmehraufwand nicht zurecht. Im Dropdown-Menü kann man kein Nein auswählen und es wird nichts „ausgerechnet“. Eine kurze Erläuterung von jemandem, der das schon erfolgreich angewandt hat, wäre super. Der Trick mit der Gültigkeit der Daten wie mit der Uhrzeit, war hier irgendwie nicht übertragbar. Zumindest nicht mit meinen Vorkenntnissen ;). Danke nochmal und viele Grüße!

    • Hallo Saskia,
      kurze Frage: nutzt du die Excel-Vorlage oder die für OpenOffice?
      Bei mir funktioniert die Excel-Vorlage ohne Probleme…
      Und welchen Trick meinst du?

      LG
      Heike

  4. Danke für die tolle Zusammenfassung.

    Eine Frage habe ich noch zu folgendem Satz im Rahmen der Verpflegungspauschale:
    „… Denn die als Betriebsausgabe abziehbare Verpflegungspauschale anlässlich einer Geschäftsreise mindert sich nicht, wenn ein Unternehmer zum Essen eingeladen wird.“
    Wir leiten Seminare beim Kunden und teilweise wird uns das Mittagessen vor Ort gestellt. Ist das als eine Einladung in diesem Sinne zu sehen oder muss die Verpflegungspauschale entsprechend gekürzt werden?

    Danke und herzliche Grüße
    Rico Schwipper

    • Hallo Herr Schwipper,
      ist die Frage, ob Sie Unternehmer sind oder Angestellter…
      Dann beantwortet sich das ja von alleine 🙂

      Viele Grüße
      Heike Lorenz

  5. Stephan Petersen sagt

    Hallo Frau Lorenz,

    herzlichen Dank für die Bereitstellung der Excel und OpenOffice Formulare, die sind eine echte Arbeitserleichterung!

    Ich habe allerdings eine Frage zur Berechnung des Verpflegungsmehraufwandes. Um das Formular auszuprobieren und um zu sehen, ob ich die Daten richtig eingebe, habe ich mal das Beispiel von dieser Webseite genommen: http://www.iww.de/lgp/lohnsteuer/reisekosten-die-aenderungen-bei-der-verpflegungspauschale-der-dreimonatsfrist-und-den-unterkunftskosten-ab-2014-f66874 : „Ein Mitarbeiter aus Würzburg nimmt vom 13. Januar 2014 (Montag) bis 15. Januar 2014 (Mittwoch) an einem Seminar in München teil. Er übernachtet in München im Hotel. An den Seminartagen erhält der Arbeitnehmer ein Mittagessen vom Seminarveranstalter. Seine Reisekostenabrechnung sieht wie folgt aus: […]“ (ungefähr auf der Mitte der Seite).

    Dort wird ein Erstattung von 9,60 Euro ausgerechnet. Mit denselben Daten errechnet Ihr Formular 12,00 Euro.

    Der Grund für den Unterschied wird schnell klar: In Ihrem Formular werden die Erstattungsbeträge für jeden Tag einzeln ausgerechnet, und evtl. negative „Tageswerte“ zu Null gesetzt. Auf der o.g. Webseite wird eine Summenrechnung über alle 3 Tage gemacht, da fällt es gar nicht auf, wenn bei einem Tag eigentlich ein negativer Betrag anfällt (wie im Beispiel für den Abreisetag, an dem Frühstück und Mittagessen gestellt werden).

    Aber obwohl der Grund für den Unterschied klar ist, eigentlich kann ja nur eine Berechnungsart steuerlich korrekt sein, aber welche? 🙂

    Es wäre nett, wenn Sie das Rätsel auflösen könnten 🙂

    Viele Grüße,

    Stephan Petersen

  6. Camila sagt

    Hallo Heike
    Darf ich fragen? Ich bin als qualifizierte Pflegekräfte in der ambulanten Versorgung eingesetzt, arbeiten sie 16 Tage im Monat am Arbeitsplatz, wo wir Unterkünfte ausserhalb der Familie, wo ich arbeite, so gibt es Nebenkosten für Unterkunft, Reisekosten von zu Hause aus, um 700 Kilometer zu arbeiten. Am Anfang und Ende des Turnus. Der Arbeitgeber zahlt mir nur € 8 pro Tag, ist es genug? Ich glaube nicht, für einen höheren Betrag zu qualifizieren? Viele danke in deine Antwort, Camila

    • Hallo Camila,
      ich bin mir nicht sicher, ob ich deine Frage verstehe…

      Ich denke Du meinst, dass dir dein Arbeitgeber statt 8 EUR pro Tag deutlich mehr erstatten muss, oder?
      Dem ist nicht so. Die Verpflegungsmehraufwand-Tages-Pauschalen sind nur die Beträge, die er dir steuerfrei erstatten kann aber nicht muss.

      Erhälst Du vom Arbeitgeber weniger als die o.g. Beträge, dann kannst du die Differenz bei deiner Einkommensteuererklärung geltend machen und du musst weniger Steuern zahlen.

      Ich hoffe, dass dies deine Frage beantwortet?

      Viele Grüße
      Heike

  7. DeJung sagt

    Gibt es Reisekosten bei Fahrten von HomeOffice zum Headquarter? Angeblich wird die Zeit nicht als Reisetätigkeit angerechnet.

  8. Stefan Schulte sagt

    Guten Tag!

    Vielen Dank für den hilfreichen Beitrag. Ich habe allerdings eine Anmerkung, die Sie in Ihren Beispielen vielleicht beachten sollten:

    Mir scheint, dass es zum 01. Januar 2014 eine weitere Änderung gab. Soweit ich weiß, werden nun Mitfahrer nicht mehr mit 0,02 Euro pro Kilometer vergütet – diese Regelung entfällt. Es ist also egal, wie viele Personen im PKW unterwegs sind, es dürfen nur noch 0,30 Euro pro Kilometer angesetzt werden.

    Viele Grüße,
    Stefan Schulte

    • Hallöchen & vielen Dank!

      Das Thema mit den Mitfahrern ist meines Wissens nicht final geklärt:

      “Die bisherigen durch Verwaltungsanweisung festgesetzten Kilometersätze für Fahrräder (0,05 EUR/km) sowie die Pauschsätze für die Mitnahme von Fahrgästen (0,02EUR/km) dürfen nach dem Gesetzeswortlaut nicht mehr angewendet werden. Es ist aber davon auszugehen, dass die Finanzverwaltung die Fortführung der bisherigen Kilometersätze nicht beanstandet und diese durch Verwaltungsanweisung ergänzend zum Gesetz noch festlegen wird.”
      (Quelle: https://books.google.de/books?id=5zSaAgAAQBAJ&pg=PA85&lpg=PA85#v=onepage&q&f=false

      Haben Sie da neuere Informationen?

      Viele Grüße
      Heike Lorenz

  9. Hallo Frau Lorenz,

    Ich habe mir Ihre Vorlage heruntergeladen und wollte diese mit LibreOffice – einer kostenlosen Alternative zu Office nutzen, doch da hapert es ein wenig mit den Uhrzeit-Eingaben. Obwohl ich mich bemühe dezimalzahlen in das jeweilige Feld einzufüllen, nimmt er die Eingabe nicht an und gibt aus, die Eingabe sei Ungültig – lässt also keine Änderung zu. Weiterhin habe ich jetzt in den Kommentaren gesehen, dass es die Mitfahrer und Fahrradpauschale ggf. nicht mehr vorhanden ist, gibt es da inzwischen was wissenswertes darüber?

    Sehe ich das richtig, dass man bei jeder „Reise“ dann entsprechend eine Routenplanung als Beleg beilegen muss?

    Viele Grüße

    Carsten Grimm

    • Hallo Herr Grimm,
      das Problem hatte ich schon einmal – leider finde ich gerade die Lösung nicht wieder. Ich glaube, es hatte etwas mit der Einstellung des Eingabeformats zu tun. Oder man musste die Vorlage in einer anderen Version (xls statt xlsx) abspeichern. Ich suche nochmal, ob ich die Mail von damals wiederfinde, in der die Lösung stand.
      Zum Thema „Mitfahrer und Fahrradpauschale“ habe ich nichts Neues erfahren…
      Und zum Thema Beleg jeder Reise: das ist kein MUSS vom Gesetz her, aber es kann sicher nicht schaden, das als Beleg beizufügen, falls mal eine Prüfung kommt 🙂

      Viele Grüße
      Heike Lorenz

    • Bruno sagt

      Hallo Herr Grimm, Frau Lorenz

      das jeweilige Feld anklicken, im Menü „Daten -> Gültigkeit“ auswählen und „Gültiger Bereich“ auf 0 – 24 setzen.

      LG
      Bruno

  10. Timmsen sagt

    Sehr schön zusammengefasst und vielen Dank für die gute Vorlage!

    Bei mir kam grade noch folgende Überlegung auf:
    Dienstfahrt hin Dortmund –> Hamburg
    Aus eigenem Anliegen heraus Privatfahrt Hamburg –> Berlin
    Besteht dann für die Rückreise nach Dortmund irgendein/e Anspruch/Möglichkeit Reisekosten geltend zu machen?

    BG
    Timmsen

    • Hm – also ich würde es im Zweifel so machen, dass ich die Strecke DO – HH – DO ansetzen würde, denn der Umweg über Berlin bzw. diese Mehrkilometer sind ja nicht beruflich veranlasst.

      Ich hoffe das hilft?

      Viele Grüße
      Heike Lorenz

      • Timmsen sagt

        So habe ich mir das auch gedacht!

        Ich frage mich ob das Ganze allerdings auch versicherungstechnisch so passt. Aber das steht auf einem anderen Blatt Papier!

        Viele Dank für die schnelle Antwort!
        Timmsen

  11. Frank Köppen sagt

    Hallo,
    folgendes Fallbeispiel habe ich zu berarbeiten.
    Ein Mitarbeiter macht eine dreitägige Dienstreise. Der erste Tag ist in München mit Übernachtung und Frühstück. Der zweite Tag ist in Österreich, am dritten Tag Rückreise von Österreich.
    Der Abzug Frühstück am zweiten Tag mit 20 %, wird dieser vom deutschen Satz genommen (=4,80 Euro), oder vom Österreich-Pauschalssatz (29,00 ./. 20% = 5,80 Euro) ? Man erhält für den zweiten Tag den östereichischen Satz.
    Vielen Dank.

    • Hallo,
      entscheidend ist immer, ob man am Abend noch ins Ausland fährt oder nicht. D.h. dort, wo man ins Bett geht ist der Reiseort & dessen Sätze werden auch genommen.
      Ich hoffe das hilft?

      Viele Grüße
      Heike Lorenz

      • Jonas Bollack sagt

        Sehr geehrte Frau Lorenz,

        meiner Einschätzung nach wäre diese Aussage nicht ganz korrekt. Sollte man zum Beispiel ein mehrtägigen Arbeitseinsatz in Basel (CH) haben und um Kosten zu sparen jeden Abend nach Deutschland fahren und dort übernachten würde ich nach meinem Verständnis immer den Ort des letzten Arbeitseinsatzes als Pauschale ansetzen, also jeden Tag die Schweizer Pauschale nehmen.

        Selbiges gilt denke ich auch, wenn man nur für einen Termin für einen Tag über die Grenze fährt. Ist der letzte Arbeitseinsatz im Ausland, wird auch bei Ankunft zu hause in Deutschland vor Mitternacht die Pauschale des letzten Arbeitseinsatzes im Ausland gewährt.

        Gruß aus Berlin,
        Jonas Bollack

      • Hallo zurück,
        da verstehen wir uns falsch.
        Ich bezog mich auf den zweiten Tag ihres Beispiels.
        Am letzten Tag haben Sie natürlich Recht, da zählt der Satz des Auslandes, in dem man zuletzt war.
        Steht ja auch so im Text 🙂

        Und in Ihrem jetzigen Beispiel würde ich das genau wie sie sehen.

        Viele Grüße
        Heike Lorenz

  12. M. Krüger sagt

    hallo,
    ich bin seit geraumer zeit in berlin tätig, wohne aber in erfurt. ich fahre jedes 2. wochenende von berlin nach erfurt (303km)
    jetzt muss ich bei der firma eine fahrtkosten abrechnung machen, wahlweise mit fahrtenbuch oder über km pauschale.
    meine frage wie gebe ich das an?
    Berlin-Erfurt 303km
    Erfurt-Berlin 303km
    das 2x im Monat also 1212 km x 0,30 cent/km
    oder fahrtenbuch – gefahrene km eintragen und tankbelege abgeben?
    danke im voraus für die hilfe
    gruß
    mk

    • Hallo zurück,
      ich denke, dass sie mit den 1212 x 0,30 cent besser fahren, als wenn sie sich nur die Tankkosten erstatten lassen…
      Kann man ja einfach ausrechnen 🙂
      Und da sie die Wahl haben, ist die Entscheidung doch leicht, oder?

      Viele Grüße
      Heike Lorenz

  13. buddy sagt

    Ich habe in der Schweiz dienstlich übernachtet. Nehme ich den Netto- oder den Bruttobetrag in meine Reisekosten? Die Vorsteuer kann ja nicht gezogen werden, oder?

  14. buddy sagt

    Gibt es als Unternehmer einen Pauschbetrag für Übernachtung, wenn ich privat übernachte?

    • Hi Buddy,
      das kommt darauf an, ob Du reisender Arbeitnehmer oder Unternehmer bist:
      „Achtung: Die Pauschbeträge für Übernachtungskosten sind ausschließlich in den Fällen der Arbeitgebererstattung anwendbar (R 9.7 Absatz 3 und R 9.11 Absatz 10 Satz 7 Nummer 3 LStR). Für den Werbungskostenabzug des reisenden Unternehmers sind nur die tatsächlichen Übernachtungskosten maßgebend (R 9.7 Absatz 2 und R 9.11 Absatz 8 LStR); dies gilt entsprechend für den Betriebsausgabenabzug (R 4.12 Absatz 2 und 3 EStR).“

      Viele Grüße
      Heike

  15. Vielen Dank für deine Ausführungen, die sogar ich als Laie einigermaßen verstehen kann. Was mir jetzt fehlt, ist sowas wie ein Workflow zur Reisekostenabrechnung, bzw. einpflegen in die Buchhaltung.
    LG
    Sabienes

    • Hallo Sabienes,
      bin ein bisschen verwirrt, was genau Du wissen möchtest…

      Mal auf Verdacht:
      Nach jeder Reise füllt der Reisende die Reisekostenabrechnung aus.
      Dann erhält er seine Reisekosten entweder via Barauszahlung aus der Kasse & die Abrechnung wird entsprechend in die Kasse abgeheftet.
      Oder er erhält eine Überweisung, dann wird die Reisekostenabrechnung natürlich zu den Kontoauszügen geheftet.

      Beantwortet das deine Frage?

      LG
      Heike

  16. Hallo Heike,
    in Deinem Beispiel C schreibst Du, dass für die 3 Mitfahrer 6 Cent pro KM angesetzt werden können.
    Unter folgendem Link des Bundesfinanzministeriums steht unter 5.1: Für Fahrradnutzung oder die Mitnahme von anderen Personen gibt es hingegen keine pauschalen Kilometersätze mehr.
    Link: http://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Monatsberichte/2014/03/Inhalte/Kapitel-3-Analysen/3-4-reform-steuerliches-reisekostenrecht.html
    Ist in dem Beispiel ein Fehler oder übersehe ich etwas?
    Über eine Aufklärung würde ich mich freuen 🙂
    LG Pierre

    • Hi Piere,
      nein, Du übersiehst gar nichts 🙂
      Im Gesetzt steht davon wirklich nichts mehr – habe ich noch gar nicht mitbekommen…

      Aber es scheint ein Schlupfloch zu geben:
      „Die bisherigen durch Verwaltungsanweisung festgesetzten Kilometersätze für Fahrräder (0,05 EUR/km) sowie die Pauschsätze für die Mitnahme von Fahrgästen (0,02EUR/km) dürfen nach dem Gesetzeswortlaut nicht mehr angewendet werden. Es ist aber davon auszugehen, dass die Finanzverwaltung die Fortführung der bisherigen Kilometersätze nicht beanstandet und diese durch Verwaltungsanweisung ergänzend zum Gesetz noch festlegen wird.“
      (Quelle: https://books.google.de/books?id=5zSaAgAAQBAJ&pg=PA85&lpg=PA85#v=onepage&q&f=false)

      Ich bin jetzt ein bisschen im Zweifel, ob ich Text & Vorlage direkt ändere oder noch warte, bis das final geklärt ist…

      Sonnige Grüße
      Heike

      • Hallo Heike, Danke für die schnelle Antwort. Immer diese Ungewissheit 🙂 … ich lass es erstmal raus. Solltest Du eine Änderung mitbekommen, wäre es schön, wenn Du es postest oder den Kommentar noch mal kommentierst.
        LG Pierre

      • Hi Pierre,
        klar – aber falls Du eher etwas mitbekommst sag Bescheid, OK?

        Schönen Abend noch
        Heike

  17. Björn Osterwald sagt

    Wie immer ein Traum…
    Hatte gerade schon angefangen die alte Vorlage umzubauen.
    Aber da kommt schon das Profitool von Frau Lorenz.
    Vielen Dank!

  18. Petra sagt

    Hallo Heike,
    danke für die super Zusammenfassung! Ist doch immer sehr erleichternd, wenn man sich die Dinge nicht immer selbst zusammensuchen muß.
    Liebe Grüße und bis bald mal wieder,
    Petra

  19. So eine wunderbare Zusammenfassung ist doch ein Grund mehr, 2014 verstärkt im Namen des Schreibens zu reisen 🙂 Auch wenn ich noch immer nicht so genau weiß, wie ich es handhaben muss, wenn auf einer Dienstreise Bewirtungskosten entstehen …

    • Ganz einfach: nehmen wir an du hast zum Abendessen den Kunden eingeladen. Dann kürzt du die Pauschale um 40% und nimmst dafür den Bewirtungsbeleg. OK?

      • Jonas sagt

        Hallo,

        Eine Kürzung der Pauschale ist bei Geschäftsessen nach meinem Verständnis nicht nötig, diese können wie gewohnt zu 70% (nach Abzug der Vorsteuer) angesetzt werden.

        MfG

      • Nun ja, wenn der Arbeitgeber das Essen bezahlt, dann kann der Arbeitnehmer nicht die Pauschale geltend machen.

        Viele Grüße
        Heike

      • Jonas sagt

        Als Unternehmer ist soweit ich weiß, keine Kürzung bei Geschäftsessen nötig. Als Arbeitnehmer zählen Geschäftsessen auch nicht zu den Reisekosten. Hier reichte es 2013 einfach den Sachbezugswert anzusetzen. Ich werde mir wohl noch mal einen neuen Wälzer für die 2014er Regelungen bestellen und es selbst noch mal genau prüfen.

      • Hallo Jonas,
        jetzt mischt Du aber ein wenig.
        Was ich meinte ist: wenn der Arbeitnehmer die VTP-Pauschale erstattet bekommen möchte, dann sind alle erhaltenen Mahlzeiten davon abzuziehen (20% Frühstück, 40% Mittag- und Abendessen).
        Und wenn er an einem Geschäftsessen teilgenommen hat, dann muss er die Pauschale entsprechend kürzen, da er ja das essen erhalten hat.
        Wie das dann intern steuerlich verbucht wird steht auf einem anderen Blatt.
        Nur der Unternehmer, der an einem Geschäftsessen teilgenommen hat, muss die Pauschale der VTP bei seiner Reisekostenabrechnung nicht kürzen 🙂

        Viele Grüße
        Heike

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