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Arbeiten mit der Cloud… Was bringt mir das?

Cloud-Software

Immer wieder kommt man als Unternehmer in die Situation, dass man von unterwegs ist und trotzdem administrative Dinge zu erledigen hat. Für einen Kunden müssen Zeiten erfasst werden, der Buchhalter benötigt noch Belege, Rechnungen müssen freigegeben werden.

Nicht immer ist gerade dann der Laptop dabei. Hier erleichtert eine cloudbasierte Software den Arbeitsalltag ganz enorm. Man kann jederzeit von seinem mobilen Endgerät diese Dinge erledigen. Ganz gleich ob vom Liegestuhl auf Mallorca oder im Zug nach Berlin.

Die Cloud ermöglicht es, dass alle erforderlichen Daten dabei stets griffbereit sind, immer auf dem neuesten Stand.

Vorbei sind die Zeiten, in denen man immer wieder Updates fahren musste, um seine Software auf dem heimischen Rechner zu aktualisieren.

Auch um die Datensicherung muss man sich keine Gedanken mehr machen. Selbst wenn der Rechner nicht mehr starten will – die Daten sind jederzeit und von jedem anderen Rechner verfügbar!

Ist die Cloud für mein Unternehmen geeignet?

Wenn Sie als Unternehmer folgende Fragen bejahen können, dann sind Sie in der Cloud-Welt richtig:

  • Wollen Sie einen leichteren, auf Ihre Bedürfnisse angepassten Geschäftsalltag?
  • Wollen Sie eine günstige Alternative zur festinstallierten, herkömmlichen Software?
  • Wollen Sie mehr Zeit und Flexibilität, um sich um die eigentlichen Dinge kümmern zu können: Ihr Geschäft?

Sicherlich stellt sich bei der Vielzahl an cloudbasierter Software immer die Frage, welche ist für mich und mein Unternehmen wirklich sinnvoll? Benötige ich ein volles Paket mit allen Tools, auch wenn ich einige gar nicht nutze?

Die Antwort ist ganz klar: NEIN!

Auch hier gibt es Software am Markt, die sich den Bedürfnissen des Unternehmers anpasst und Ihre Tools als Module anbietet. So kann jeder für sich selber entscheiden, was er wirklich benötigt und was eben nicht.

Was kann ich in die Cloud verlagern?




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In der modernen Unternehmensführung haben sich dabei folgende Module als sinnvoll und praktikabel gezeigt:

Buchhaltung / Buchhalterzugriff

Alle Geschäftsabläufe werden erfasst und können direkt an den Buchhalter weitergeleitet werden. Durch die Belegfunktion lassen sich zudem noch alle Barbelege bequem einscannen (auch vom Smartphone möglich) und zur Nachvollziehbarkeit der Buchhaltung beigefügen.

Alle Geschäftsergebnisse lassen sich zudem grafisch darstellen und vereinfachen so manches Gespräch mit Banken oder Investoren. Über die Elster Schnittstelle können die Ergebnisse der EÜ oder der Bilanz dann ganz bequem an das zuständige Finanzamt übermittelt werden.

Zeiterfassung

Draußen beim Kunden oder auf der Baustelle- Unternehmer sind viel unterwegs.

Um dennoch flexibel und zeitnah agieren zu können, ist eine mobile Zeiterfassung äußerst praktisch. Die Zeiten können dabei direkt vom Smartphone aus eingegeben werden und stehen sofort zur Fakturierung bereit. Einfacher geht es kaum.

Rechnungserstellung

Auch dieses Modul erleichtert den Geschäftsalltag. Hier können Rechnungen erstellt und nachgehalten werden, ein eingefügtes Mahnwesen verfolgt dabei die Zahlungsabläufe. Artikelpflege und Kundenstammdaten werden dabei direkt berücksichtigt.

Als Zusatzoption können alle Rechnungen direkt gebucht und an die Buchhaltung weitergegeben werden.

Wie sicher ist die Cloud?

Nicht zuletzt durch die NSA Affäre ist sie in aller Munde: Datensicherheit.

Viele Nutzer des Internets zeigen sich zu Recht beunruhigt. Das Vertrauen in moderne Technologien wird in Frage gestellt. Wie sicher sind also die hochsensiblen Daten in der Cloud wirklich? Diese Frage ist ganz einfach zu beantworten: genauso sicher wie Ihre Daten beim Online Banking, denn moderne Cloud Software nutzt hier die gleichen Verschlüsselungsvorgaben.

Ob und wie diese dennoch von hochspezialisierten Unternehmen wie der NSA „geknackt“ werden könnten, lässt sich an dieser Stelle nicht beantworten. Fakt ist, dass jeder Kunde von Online Portalen oder – Netzwerken deutlich mehr und deutlich offener Informationen und Daten von sich preisgibt.

Fazit

Cloudbasierte Software wird sich aufgrund der enormen Vorteile und größtmöglichen Flexibilität immer mehr durchsetzen und ist ganz klar trendweisend in der modernen Unternehmensführung.

Foto: Heike Lorenz

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Dieses Fachmagazin richtet sich an kleine und mittlere Unternehmen, Selbständige und Existenzgründer, die nicht für jedes Thema eine Fachabteilung haben. Hier gibt es praktische Tipps zur Unternehmensführung, die selbständig umgesetzt werden können.

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