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Urlaub: was Unternehmer wissen müssen!

Urlaub

Da die großen Sommerferien in eine paar Wochen beginnen, drängt sich das Thema Urlaub ja geradezu auf, oder?

Und weil wir in Deutschland leben, gibt es natürlich auch ein Gesetz zum Thema Urlaub – herrlich!

Wer keine Lust hat sich das gesamte Bundesurlaubsgesetz (BurlG) durchzulesen, der findet hier alles Wissenswerte rund um das Thema Urlaub – hübsch zusammengefasst und erklärt 🙂

Urlaub & Zeit

Mindesturlaub

Jeder Arbeitnehmer hat in jedem Kalenderjahr Anspruch auf bezahlten Erholungsurlaub (§ 1 Bundesurlaubsgesetz BUrlG). Dies gilt für alle Arbeitnehmer, also auch für geringfügig Beschäftigte, Teilzeitbeschäftige, Praktikanten uns Auszubildende.

Der gesetzliche Mindesturlaub beträgt dabei 24 Tage, wobei von einer 6-Tage-Woche ausgegangen wird (§ 3 BUrlG). Arbeitet man nur an 5 Tagen pro Woche, so ergibt sich ein gesetzlicher Mindesturlaub von 20 Tagen pro Jahr. Bei weniger Arbeitstagen pro Woche vermindert sich die Anzahl der gesetzlich vorgeschriebenen Urlaubstage entsprechend.

Für Jugendliche und Schwerbehinderte gelten zusätzliche Regelungen, aus denen sich ein höherer Urlaubsanspruch ergibt:

  • Für Jugendliche gilt der 19 des Jugendarbeitsschutzgesetz (JArbSchG), der je nach Alter einen Mindesturlaub von 25 – 30 Tagen vorschreibt.
  • Schwerbehinderte Menschen haben Anspruch auf einen bezahlten zusätzlichen Urlaub von fünf Arbeitstagen im Urlaubsjahr; verteilt sich die regelmäßige Arbeitszeit des schwerbehinderten Menschen auf mehr oder weniger als fünf Arbeitstage in der Kalenderwoche, erhöht oder vermindert sich der Zusatzurlaub entsprechend. (125 Abs. 1 SGB IX).

In Tarifverträgen, Betriebsvereinbarungen oder Arbeitsverträgen können natürlich auch mehr Urlaubstage pro Jahr vereinbart werden 🙂

Teilurlaub

Es gibt ein paar Fälle, in denen der Arbeitnehmer nur auf einen Teil des Jahresurlaubs Anspruch hat (§5 BUrlG):

  1. Wenn er noch keine 6 Monate in der Firma angestellt war (s. Wartezeit).
  2. Wenn er vor Erfüllung der Wartezeit wieder aus dem Betrieb ausscheidet.
  3. Wenn er die Wartezeit erfüllt hat, aber in der ersten Hälfte des Jahres den Betrieb wieder verlässt. ACHTUNG: Endet das Arbeitsverhältnis aber erst in der zweiten Jahreshälfte, hat der Mitarbeiter Anspruch auf den vollen gesetzlichen Jahresurlaub. Eine Kürzung kann hier nur für den Teil des Urlaubs vereinbart werden, der über den gesetzlichen Mindesturlaub hinausgeht.

In diesen Fällen wird der Jahresurlaub in Zwölftel aufgeteilt du mit jedem vollen Monat der Betriebszugehörigkeit multipliziert. Bruchteile von Urlaubstagen, die mindestens einen halben Tag ergeben, sind auf volle Urlaubstage aufzurunden.

Beispiele:

  • Eintritt in das Unternehmen am 15. August: Anspruch auf 4/12 des Jahresurlaubs
  • Arbeit im Betrieb vom 1. Februar bis zum 30. Juni: Anspruch auf 5/12 des Jahresurlaubs.
  • Arbeit im Betrieb vom 1. Januar bis 30. September: (mindestens) Anspruch auf den gesamten gesetzlichen Jahresurlaub.

Sonderurlaub

Abgesehen vom gesetzlichen und vertraglich vereinbarten Jahresurlaub, gibt es auch Sonderfälle, in denen dem Arbeitnehmer Urlaub bzw. die Freistellung von der Arbeit gewährt werden muss. Dabei ist zu unterscheiden in bezahlte und unbezahlte Freistellungen (ugs. Sonderurlaub).

Bezahlter Sonderurlaub

Die bezahlte Freistellung von der Arbeit ist im § 616 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) geregelt:

Der zur Dienstleistung Verpflichtete wird des Anspruchs auf die Vergütung nicht dadurch verlustig, dass er für eine verhältnismäßig nicht erhebliche Zeit durch einen in seiner Person liegenden Grund ohne sein Verschulden an der Dienstleistung verhindert wird. Er muss sich jedoch den Betrag anrechnen lassen, welcher ihm für die Zeit der Verhinderung aus einer auf Grund gesetzlicher Verpflichtung bestehenden Kranken- oder Unfallversicherung zukommt.

Was genau heißt das?

  • In der Person begründet: der Grund für die Verhinderung ist im Arbeitnehmer persönlich begründet. Naturkatastrophen, Stau oder andere externe Ereignisse zählen daher nicht.
  • Ohne sein Verschulden: selbsterklärend
  • nicht erhebliche Zeit: es handelt sich nicht um eine lange Verhinderung des Arbeitnehmers (Faustregel: ein paar Tage)

Aber Achtung: Arbeitgeber können dieses Recht vertraglich ausschließen oder eingrenzen. Dann gilt die Firmenregel. (Quelle: Stiftung Warentest)

Die Dauer des zu gewährenden Sonderurlaubs ist im Gesetzt nicht geregelt, ebenfalls fehlen konkrete Anlässe für die bezahlte Freistellung. Allgemein gelten meist folgende Regelungen:

  • Geburt, d.h. Niederkunft der Lebenspartnerin: 1 Tag
  • Krankheit der Kinder: Eltern dürfen zuhause bleiben, wenn ihr Kind krank ist. Ob und wie lange sie Sonderurlaub bekommen oder eine andere Art der Freistellung, hängt von ihrer Krankenversicherung ab.
  • Krankheit von Angehörigen: bis zu 4 Tage im Jahr
  • Hochzeiten und bestimmte Feierlichkeiten: 1 Tag
  • Todesfälle im engen Familienkreis (Lebenspartner, Kind, Eltern): 2 Tage
  • Betrieblich veranlasster Umzug: 1 Tag
  • Arzttermine oder Behördengänge, die nur während der Arbeitszeit möglich sind: nur die Mindestdauer des Termins inkl. Wegzeiten (das muss man sich allerdings nachweisen lassen)

Die Regelungen in den einzelnen Betrieben orientieren sich auch oft an der Liste für den öffentlichen Dienst: §29 TVöD.

Freiwillig gewährter Sonderurlaub geht natürlich auch – einfach mal beim Chef nachfragen, vielleicht ist er ja nett 🙂

Unbezahlter Sonderurlaub

Grundsätzlich gibt es für Arbeitnehmer keinen Anspruch auf unbezahlte Freistellung von der Arbeit. Nur in einigen Sonderfällen gibt es gesetzliche oder tarifvertragliche Regelungen, die eine unbezahlte Freistellung des Mitarbeiters bestimmen:

  • 45 Abs. 3 und Abs. 5 SGB V: Betreuung, Beaufsichtigung oder Pflege eines erkrankten Kindes (im Rahmen der dort genannten Voraussetzungen)
  • 2 Pflegezeitgesetz: bis zu 10 Arbeitstage um die Pflege eines nahen Angehörigen zu organisieren oder selbst zu übernehmen
  • 28 TVöD: bei Vorliegen eines wichtigen Grundes




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Ansonsten hilft nur fragen – vielleicht hat der Chef ja ein Einsehen 🙂

Urlaub & Geld

Urlaubsgeld

Einen gesetzlichen Anspruch gibt es nicht, deshalb bekommt es längst nicht jeder. Ein Anspruch muss daher im Arbeits- oder Tarifvertrag oder einer Betriebsvereinbarung geregelt sein.

Auch aus betrieblicher Übung kann sich ein Anspruch auf Urlaubsgeld ergeben. Davon dürfen Arbeitnehmer ausgehen, wenn dreimal hintereinander Urlaubsgeld gezahlt wurde, ohne dass der Arbeitgeber darauf hingewiesen hat, dass er dieses nur ausnahmsweise zahlt. Wer einen Urlaubsanspruch durch betriebliche Übung verhindern will, sollte seine Angestellten bei der Zahlung also jedes Mal neu darüber informieren, dass das Urlaubsgeld „freiwillig und jederzeit widerruflich“ ist und auch bleibt.

Was nicht geht: nur einzelnen Mitarbeitern Urlaubsgeld zahlen – das verstößt ganz klar gegen den arbeitsrechtlichen Gleichbehandlungsgrundsatz. Ausnahme: es gibt einen sachlichen Grund, wie z.B. hervorragende Leistung eines Teams, welches dafür als Belohnung Urlaubsgeld erhält.

Achtung: nicht das Urlaubsgeld mit dem UrlaubsENTgelt verwechseln! Urlaubsentgelt ist die Lohnfortzahlung, die der Arbeitgeber zu leisten hat, während ein Mitarbeiter seinen vertraglich festgelegten Urlaub nimmt (§ 1 BUrlG  und § 11 BUrlG). Urlaubsgeld hingegen ist eine freiwillige Sonderzahlung, die manche Arbeitgeber zusätzlich zum Gehalt zahlen.

Mindestlohn

8,50 Euro pro Stunde beträgt der Mindestlohn (ab Anfang 2017 steigt er auf 8,84 Euro). Doch dürfen Sonderzahlungen wie Weihnachtsgeld und Urlaubsgeld hierbei eingerechnet werden?

Über diese Frage hat u.a. das Bundesarbeitsgericht entschieden. Die Details findet ihr hier:

Zusammenfassung: Soll mit einer Sonderzahlung nicht die Arbeitsleistung (zusätzlich) vergütet werden, kann die Sonderzahlung auch nicht bei der Berechnung des Lohnes pro Arbeitsstunde herangezogen werden.

Grundsatz: Anrechnung von Sonderzahlungen nur, wenn es sich hierbei um Arbeitsentgelt handelt

Erholungsbeihilfe

Eine weitere Möglichkeit den Erholungsurlaub des Mitarbeiters finanziell zu unterstützen, bietet die Erholungsbeihilfe (§ 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 3 EStG). Bei der Erholungsbeihilfe handelt es sich um eine Beihilfe, für die pauschal 25 % Lohnsteuer, 5,5 % Solidaritätszuschlag und pauschale Kirchensteuer ans Finanzamt abgeführt werden müssen, dafür aber keine Sozialversicherungsbeiträge. Es ist nicht festgelegt, ob die Abgaben der Arbeitgeber oder der Arbeitnehmer trägt (Details zur Abwälzung der pauschalen Abzugsbeträge auf Arbeitnehmer findet ihr hier).

Wichtig: das geht nur innerhalb bestimmter Grenzen und nur einmal pro Haushalt pro Jahr!

Der gezahlte Betrag darf 156 Euro für den Arbeitnehmer, 104 Euro für dessen Ehegatten und 52 Euro für jedes Kind nicht übersteigen. Außerdem muss der Arbeitgeber sicherstellen, dass die Beihilfen zu Erholungszwecken verwendet werden, entsprechende Belege sollte man unbedingt für den Fall einer Betriebsprüfung aufbewahren.

Hält man sich nicht an diese Grenzen, dann muss man den gesamten Betrag ganz normal versteuern und auch Beiträge zur Sozialversicherung abführen!

Voraussetzung für das Erholungsgeld ist eine Erholungsmaßnahme von mindestens einer Woche Dauer und die zeitliche Nähe des Erholungsurlaubs zur Zahlung (innerhalb von 3 Monaten vor oder nach der Auszahlung des Geldes).

Urlaub & Recht

Teilung

Da der gesetzlich vorgeschrieben Urlaub der Erholung dienen soll, muss er eigentlich am Stück gewährt werden. Dies ist in der beruflichen Praxis aber natürlich meist nicht möglich. Bei der Teilung des Jahresurlaubs muss aber mindestens ein Teil eine Dauer von 12 aufeinanderfolgenden Werktagen haben, d.h. zwei Wochen lang sein (der Samstag zählt dabei als Werktag) (§7 BUrlG).

Wartezeit

Bevor der Mitarbeiter vom Arbeitgeber erstmalig seinen vollen Jahresurlaub verlangen kann, muss er ab Beginn des Arbeitsverhältnisses sechs Monate warten. (§4 BUrlG)

Zeitpunkt

Der Zeitpunkt des Urlaubs muss mit den Kollegen abgestimmt werden. Dies kann der Arbeitnehmer nicht einfach selbst festlegen. Die Urlaubswünsche des Arbeitnehmers sind aber zu berücksichtigen, es sei denn, dass ihrer Berücksichtigung dringende betriebliche Belange oder Urlaubswünsche anderer Arbeitnehmer, die unter sozialen Gesichtspunkten den Vorrang verdienen, entgegenstehen. Der Urlaub ist auf jeden Fall zu gewähren, wenn der Arbeitnehmer dies im Anschluss an eine Maßnahme der medizinischen Vorsorge oder Rehabilitation verlangt (§7 BUrlG).

Erreichbarkeit im Urlaub

Da der Urlaub eindeutig der Erholung dienen soll, darf der Mitarbeiter währenddessen keine „dem Urlaubszweck widersprechende Erwerbstätigkeit leisten“ (§8 BUrlG). Daher ist der Mitarbeiter auch nicht verpflichtet während seines Urlaubs erreichbar zu sein. Er muss also weder seine E-Mails checken, noch seine Urlaubsadresse im Betrieb hinterlassen oder ähnliches.

Betriebsferien

Rechtswirksam eingeführte Betriebsferien gelten als dringende betriebliche Belange (§7 BUrlG), hinter denen die individuellen Urlaubswünsche der Arbeitnehmer – von Härtefällen abgesehen – zurückstehen müssen. Allerdings dürfen die Betriebsferien nur einen Teil des Jahresurlaubs (Faustregel: zwei Wochen) ausmachen.

Damit das funktioniert, muss der Unternehmer dringende betriebliche Erfordernisse für Betriebsurlaub vorweisen können. Das sind in einer Arztpraxis z.B. die Urlaubszeiten des Arztes, denn ohne ihn gibt es für die Arzthelferinnen kaum etwas zu tun. Oder aber alle Zulieferer machen Sommerpause, auch das kann ein Grund für Betriebsferien sein, denn ohne diese Zulieferungen kann die Produktion manchmal einfach nicht fortgesetzt werden.

Auch wichtig: Betriebsferien müssen rechtzeitig angekündigt werden, als Faustregel sollte man hierfür mindestens ein halbes Jahr ansetzten. Und wenn es im Unternehmen einen Betriebsrat gibt, dann darf dieser natürlich mitbestimmen, wann und wie lange die Betriebsferien angesetzt werden.

Kleiner Tipp: Der Arbeitgeber kann im Arbeitsvertrag verankern, dass er berechtigt ist, Betriebsferien anzuordnen. Dann kann dem kein Mitarbeiter widersprechen.

Resturlaub

Im Gesetz steht: „Der Urlaub muss im laufenden Kalenderjahr gewährt und genommen werden.“ (§7 Satz 3 BUrlG)

Was passiert aber, wenn man ihn während des Jahres nicht nehmen kann? Verfällt er dann am Jahresende? Nein, denn irgendwann müssen wir uns ja mal erholen 🙂

Aber einfach so kann der Arbeitnehmer seinen Urlaub nicht ins nächste Jahr mitnehmen. Dafür bedarf es „dringende betriebliche oder in der Person des Arbeitnehmers liegende Gründe“ (§7 Satz 3 BUrlG). Beispiele hierfür können z.B. die Erkrankung eines Kollegen oder des Arbeitnehmers selbst sein.

Wichtig: man muss den Vorgesetzen bzw. die Personalabteilung rechtzeitig über den Wunsch nach Urlaubsverschiebung informieren! Am besten schriftlich.

Achtung: die verschobenen Urlaubstage darf der Arbeitnehmer nicht irgendwann nachholen, Stichtag ist der 31. März des Folgejahres, sonst verfällt der Resturlaub! (§7 Satz 3 BUrlG)

Mehr Informationen

Weitere Informationen rund um das Thema Urlaub findet ihr hier:

Also: ich wünsche euch allen eine herrliche und vor allem stressfreie Urlaubszeit!

Foto: bertvthul / pixabay.com

3 Kommentare

  1. A. Adam sagt

    kleiner Fehler:
    Zitat: „Erholungsbeihilfe: … Es ist nicht festgelegt, ob die Abgaben der Arbeitgeber oder der Arbeitnehmer trägt.“
    Bitte §40 Abs. 3 Satz 1 und 2 EStG beachten:
    „(3) Der Arbeitgeber hat die pauschale Lohnsteuer zu übernehmen. Er ist Schuldner der pauschalen Lohnsteuer; auf den Arbeitnehmer abgewälzte pauschale Lohnsteuer gilt als zugeflossener Arbeitslohn und mindert nicht die Bemessungsgrundlage.“

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