Finanzen & Buchhaltung
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Reisekostenabrechnung – so geht’s!

Reisekostenabrechnung

Schon seit 2011 gab es im Unternehmerhandbuch eine ausführliche Beschreibung zum Thema „Reisekosten abrechnen“ inklusive einer kostenlosen Vorlage zum Download. Mit Beginn des Jahres 2014 hatte sich dann so einiges geändert und ich schrieb damals einen ergänzenden Artikel zum Thema Reisekostenabrechnung.

Hier nun die aktuellen Informationen in einem Beitrag zusammengefasst! Natürlich wieder inklusive FAQ, Beispielen und einer kostenfreien Reisekostenabrechnung-Vorlage zum Download!

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Als Reisekosten werden im deutschen Steuerrecht Aufwendungen bezeichnet, die bei beruflich oder betrieblich bedingten Reisen anfallen.

Sie setzen sich aus folgenden Kostenarten zusammen:

Fahrtkosten

Seit 2014 gibt es keine „regelmäßigen Arbeitsstätten“ mehr, sondern nur noch eine „erste Tätigkeitsstätte“. Sie ergibt sich daraus, wo der Mitarbeiter täglich arbeitet, wo er jede Woche mindestens zwei volle Tage verbringt oder mindestens ein Drittel seiner Arbeitszeit.

Was heißt das?

Fahrten von der Wohnung zur „ersten Tätigkeitsstätte“ können nur mit 30 ct. pro Entfernungskilometer abgerechnet werden (bzw. 20 ct. bei anderen motorbetriebenen Fahrzeugen als dem Auto), Fahrten zu anderen Einsatzorten werden gemäß den allgemeinen Reisekostengrundsätzen abgerechnet.

Zu den Fahrtkosten zählen die Aufwendungen für Hin- und Rückfahrt, Fahrten am Reiseziel und für Zwischenheimfahrten bei länger dauernden Geschäfts-(Dienst-)reisen.

Bei Benutzung eines Mietwagens oder eines öffentlichen Verkehrsmittels (Flugzeug, Zug, Nahverkehr, Fähre oder Taxi) sind die Aufwendungen in der nachgewiesenen Höhe (Belegabrechnung) zu erstatten.

Verwendet man dagegen ein Privatfahrzeug, stehen verschiedene Varianten zur Auswahl:

1. Abrechnung der anteiligen tatsächlichen Kosten gemäß Einzelnachweis

Der Einzelnachweis setzt voraus, dass die Gesamtkosten des Fahrzeugs, die Jahresfahrleistung und die beruflich gefahrenen Kilometer anhand eines Fahrtenbuchs nachgewiesen werden. Der Nachweis der tatsächlichen Aufwendungen kann auch dadurch erfolgen, dass sämtliche Aufwendungen (Steuern, Haftpflicht, Kaskoversicherung, Abschreibung, Betriebskosten, Reparaturen und Pflegedienst) in einfachen Aufzeichnungen festgehalten und mit Quittungen belegt werden.

2. Abrechnung eines fahrzeugindividuellen Kilometersatzes

Eine Pauschalierung setzt voraus, dass der Umfang der auf einer Geschäftsreise zurückgelegten Fahrkilometer festgehalten wird (z. B. in einem Fahrtenbuch oder in der Reisekostenabrechnung).

Der fahrzeugindividuelle Kilometersatz wird anhand von tatsächlichen Kosten durch Einzelnachweis über einen Zeitraum von 12 Monaten ermittelt und kann auch in den Folgejahren – bis zu einer wesentlichen Änderung der Verhältnisse – angewendet werden.

3. Abrechnung einer Kilometerpauschale von 0,30 € je gefahrenen Auto-Kilometer

Die deutsche Kilometerpauschale beträgt bei Kraftwagen 0,30 € und für jedes andere motorbetriebene Fahrzeug 0,20 € pro gefahrenem Kilometer.

Mit diesen Pauschbeträgen sind sämtliche üblicherweise mit dem Betrieb des Fahrzeugs verbundenen Aufwendungen abgegolten, also insbesondere Kraftfahrzeugsteuern, Versicherungsprämien, übliche Reparaturkosten, Aufwendungen für die Garage und die Zinsen für einen Kredit zur Anschaffung eines Pkw.

(Dies ist die am häufigsten gewählte Variante, da sie am wenigsten Umstände macht.)

Übernachtungskosten

Unterkunftskosten an ein und derselben auswärtigen Tätigkeitsstätte können bis zu 48 Monate lang uneingeschränkt in Höhe der tatsächlich angefallenen Kosten abgezogen werden. Danach dürfen monatlich nur maximal 1.000 Euro (wie bei der doppelten Haushaltsführung) angesetzt werden.

Als Übernachtungskosten sind die tatsächlich entstandenen Kosten (Hotel, Herberge, Fremdenzimmer, Appartement und Zweitwohnung) abzurechnen. Nebenkosten zur Übernachtung (Garage, Minibar, Fernseher, Telefon) sind keine Übernachtungskosten, sondern ggfs. Reisenebenkosten.

Ist die Hotelrechnung inkl. Frühstück und lässt sich der Kostenanteil für das Frühstück nicht feststellen, ist der Gesamtbetrag bei einer Übernachtung im Inland um 4,80 EUR (20 % von 24 EUR, dem 24-Stunden-Pauschbetrag) und bei einer Übernachtung im Ausland um 20 % des für den betreffenden Staat geltenden 24-Stunden-Pauschbetrags für Verpflegungsmehraufwand (Link zur offiziellen Liste s.u.) zu kürzen.

Achtung: Die Pauschbeträge für Übernachtungskosten sind ausschließlich in den Fällen der Arbeitgebererstattung anwendbar (R 9.7 Absatz 3 und R 9.11 Absatz 10 Satz 7 Nummer 3 LStR). Für den Werbungskostenabzug des reisenden Unternehmers sind nur die tatsächlichen Übernachtungskosten maßgebend (R 9.7 Absatz 2 und R 9.11 Absatz 8 LStR); dies gilt entsprechend für den Betriebsausgabenabzug (R 4.12 Absatz 2 und 3 EStR).

Verpflegungsmehraufwand

Seit dem 01.01.2014 gibt es nicht mehr drei, sondern nur noch zwei Pauschalen und zwar für eine mehr als 8-stündige Reise bzw. für eine 24-stündige Abwesenheit von zuhause. Hinzu kommen Regelungen für die An- und Abreisetage.

Allgemeines

Verpflegungsmehraufwand umfasst die zusätzlichen Kosten, die eine Person deswegen zu tragen hat, weil sie sich aus beruflichen Gründen außerhalb der eigenen Wohnung oder außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte aufhält und sich daher nicht so günstig wie zu Hause verpflegen kann.

Pauschalbeträge für den Verpflegungsmehraufwand werden Verpflegungsmehraufwand-Tagesgeld-Pauschalen (VTP) genannt. Werden dem Reisenden vor Ort z.B. Frühstück oder Mittagessen gestellt, so sind die Tagespauschalen um 20% für Frühstück bzw. 40% für Mittagessen bzw. Abendessen zu kürzen (Achtung: Prozentberechnung immer mit dem 24-Stunden-Satz als Basis). Sofern ein Minusbetrag errechnet wird, wird dieser nicht angerechnet, sondern die Erstattung auf 0 EUR gesetzt.

Achtung: Normalerweise werden Arbeitnehmer und Arbeitgeber steuerlich stets gleich behandelt. Das gilt zumindest bei Ermittlung der Entfernungspauschale für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeit. Bei der Verpflegungspauschale gibt es aber glücklicherweise eine Ausnahme. Denn die als Betriebsausgabe abziehbare Verpflegungspauschale anlässlich einer Geschäftsreise mindert sich nicht, wenn ein Unternehmer zum Essen eingeladen wird (BMF, Schreiben v. 23.12.2014, Az. IV C 5 – S 2145/10/10005;001; Tz. 12).

Verpflegungspauschalen für Dienstreisen im Inland

Hier kurz zusammengefasst die aktuellen Regelungen:

  • Eintägige Abwesenheit, bis zu acht Stunden = 0 Euro
  • Eintägige Abwesenheit, mehr als acht Stunden = 12 Euro
  • Abwesenheit 24 Stunden = 24 Euro (Zwischentag)
  • An- und Abreisetag bei mehrtägiger Abwesenheit mit Übernachtung = 12 Euro (egal wann man losgefahren bzw. angekommen ist)
  • Abwesenheit über Nacht, insgesamt mehr als acht Stunden, ohne Übernachtung = 12 Euro für den Tag, an dem man überwiegend abwesend ist (selbst, wenn man insgesamt mehr als 24 Stunden unterwegs war)

Verpflegungspauschalen für Dienstreisen im Ausland

Für Dienstreisen im Ausland gelten vom Zielland abhängige Pauschalen, die meistens über den inländischen Pauschalen liegen. Auch für Auslandsreisen gelten aktuell nur noch zwei Pauschalen (mehr als 8 Stunden bzw. 24 Stunden) und für An- / Abreisetage die 8-Stunden-Pauschale des jeweiligen Landes. Für in der Liste nicht aufgeführte Länder sind die Beträge für Luxemburg anzusetzen. (Link zur aktuellen Liste)

Besonderheiten bei Auslandsreisen

  • Werden an einem Kalendertag Auswärtstätigkeiten im In- und Ausland durchgeführt, ist für diesen Tag das entsprechende Auslandstagegeld maßgebend, selbst dann, wenn die überwiegende Zeit im Inland verbracht wird.
  • Bei Reisen vom Inland in das Ausland ist der Tagegeldsatz für das vor 24 Uhr Ortszeit zuletzt erreichte Land bzw. die zuletzt erreichte gesondert in der Auslandsreisekostentabelle aufgeführte Stadt maßgebend.
  • Bei Reisen innerhalb des Auslands ist der Tagegeldsatz für das vor 24 Uhr Ortszeit zuletzt erreichte Land bzw. die zuletzt erreichte gesondert in der Auslandsreisekostentabelle aufgeführte Stadt maßgebend.
  • Bei Rückreisen vom Ausland in das Inland richtet sich der Tagegeldsatz nach dem Land bzw. der gesondert aufgeführten Stadt, wo der Arbeitnehmer zuletzt im Ausland tätig war.

Reisenebenkosten

Aus Anlass einer Dienstreise sind die verschiedensten Nebenkosten denkbar: Hotelgarage, berufliche Telefongespräche oder Telefaxübermittlungen, Parkgebühren, Maut, Umbuchungs- und Stornokosten bei Flug- und Fährtransporten. Voraussetzung für die Abzugsfähigkeit dieser Kosten ist der belegmäßige Nachweis. Gebühren für Gepäckaufbewahrung, Parkuhren, Trinkgelder und ähnliches können durch einen Eigenbeleg glaubhaft gemacht werden.

ACHTUNG: Niemals Belege (Barbelege / Kreditkartenbelege oder Rechnungen) zerschneiden bzw. zerschnitten aufkleben. Sicherlich ist dies zum Kopieren einfacher, ABER: zerschnittene Belege verlieren ihre Gültigkeit und werden bei einer Betriebsprüfung nicht mehr akzeptiert.




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Beispiele

A. Tagesreise nach Hamburg von München aus, 1 Person

Reisedauer 15 Stunden / Mittagessen wird gestellt / An- & Abreise mit dem Flugzeug:

  • Fahrtkosten = Flugkosten gem. Beleg
  • Übernachtungskosten = keine
  • Verpflegungsmehraufwand = 12 EUR (Satz für mehr als 8 Stunden) abzgl. 9,60 EUR (40% von 24-Stunden-Satz i.H.v. 24 EUR) = 2,40 EUR
  • Reisenebenkosten = ggfs. Taxikosten gem. Beleg

B. 2-Tagesreise nach Würzburg von München aus,  4 Personen

Reisedauer 7 Stunden an Tag 1 und 17 Stunden an Tag 2 / Frühstück & Abendessen werden gestellt / An- & Abreise gemeinsam mit dem PKW:

  • Fahrtkosten = 2 x 280 km x 0,36 EUR (0,30 EUR + 3 x 0,02 EUR für Mitfahrer) = 201,60 EUR
  • Übernachtungskosten = 4 Hotelzimmer à 75 EUR gem. Beleg = 300 EUR
  • Verpflegungsmehraufwand Tag 1 = 12 EUR (Satz für Anreisetage) abzgl. 9,60 EUR (40% von 24-Stunden-Satz i.H.v. 24 EUR) = 2,40 EUR x 4 = 9,60 EUR
  • Verpflegungsmehraufwand Tag 2 = 12 EUR (Satz für Abreisetage) abzgl. 4,80 EUR (20% von 24-Stunden-Satz i.H.v. 24 EUR) = 7,20 EUR x 4 = 28,80 EUR
  • Reisenebenkosten = ggfs. Parkgebühren gem. Beleg

C. 4-Tagesreise nach Berlin von München aus, 2 Personen

Reisedauer 7 Stunden an Tag 1, 24 Stunden an Tag 2 & 3 und 17 Stunden an Tag 4 / Frühstück wird gestellt / An- & Abreise mit dem Flugzeug:

  • Fahrtkosten = Flugkosten gem. Beleg
  • Übernachtungskosten = 2 Hotelzimmer je 3 Tage à 75 EUR gem. Beleg = 450 EUR
  • Verpflegungsmehraufwand Tag 1 = 12 EUR (Satz für Anreisetage) = 12 EUR x 2 = 24 EUR
  • Verpflegungsmehraufwand Tag 2 & 3 = 24 EUR (Satz für 24-Stunden) abzgl. 4,80 EUR (20% von 24-Stunden-Satz i.H.v. 24 EUR) = 19,20 EUR x 2 = je 38,40 EUR pro Tag
  • Verpflegungsmehraufwand Tag 4 = 12 EUR (Satz für Abreisetage) abzgl. 4,80 EUR (20% von 24-Stunden-Satz i.H.v. 24 EUR) = 7,20 EUR x 2 = 14,40 EUR
  • Reisenebenkosten = ggfs. Taxikosten gem. Beleg

FAQ

WO ist Beginn & Ende der Reisetätigkeit?

Dort wo die Dienstreise tatsächlich beginnt und dort wo die Dienstreise tatsächlich endet.

Ein paar einfache Beispiele:

  • Start im Büro: Berechnung der Dienstreise beginnt ab Büro
  • Start ab eigenem Wohnsitz: Berechnung der Dienstreise beginnt ab Wohnsitz
  • Start ab fremder Wohnsitz : Berechnung der Dienstreise beginnt ab fremdem Wohnsitz (fremder Wohnsitz soll heißen, z.B. wenn man im Hotel, bei den Eltern oder dem Partner/in übernachtet hat und von dort aus startet)

Dies bezieht sich genau wie beschrieben auch auf das Ende der Dienstreise.

WANN ist Beginn & Ende der Reisetätigkeit?

Es gelten die tatsächlichen Abreise- bzw. Ankunftszeiten am Ort von Beginn & Ende der Reisetätigkeit.

Ein paar einfache Beispiele:

  • Start im Büro: Berechnung der Dienstreisezeit beginnt ab dem Verlassen des Büros
  • Start ab eigenem Wohnsitz: Berechnung der Dienstreisezeit beginnt ab dem Verlassen des Wohnsitzes (d.h. die Anreise zum Flughafen zählt schon zur Reisezeit)
  • Start ab fremder Wohnsitz : Berechnung der Dienstreisezeit beginnt ab dem Verlassen des fremden Wohnsitzes (d.h. auch hier zählt die Anreise zum Bahnhof schon zur Reisezeit)

Dies bezieht sich genau wie beschrieben auch auf das Ende der Dienstreisezeit. Erst wenn man die finale Destination wirklich erreicht hat, endet die Dienstreise (so zählen z.B. Verzögerungen durch Stau o.ä. zur Dienstreisezeit dazu).

Und hier gibt es noch eine Zusammenfassung der häufigsten Fragen und natürlich Antworten rund um das Thema Reisekosten abrechnen: Reisekostenabrechnung – FAQ.

Reisekostenabrechnung-Vorlage

Gibt es eine VORLAGE für das alles? Natürlich 🙂

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Mehr Informationen

Weitere Informationen findet man auf Wikipedia unter Reisekosten oder direkt beim Bundesfinanzministerium: Reform des steuerlichen Reisekostenrechts – Grundsätze ab dem 1. Januar 2014.

Mehr Infos zu Finanz- du Buchhaltungsthemen findet ihr außerdem in der Kategorie „Finanzen & Buchhaltung“.

Foto: Jamie Mink / deathtothestockphoto.com

17 Kommentare

  1. Christian Seelos sagt

    Super Bericht! Wenn ich in Palo Alto, USA bin, etwa 40 Minuten südlich von San Francisco – muss ich dann als Verpflegungsmehraufwand Pauschbetrag den von „übrige USA“ nehmen oder kann ich „San Francisco“ nehmen. Palo Alto ist mindestens so teuer wie San Francisco und sehr viel teurer als der USA Durchschnitt.
    Danke für einen Rat dazu.

  2. Leprosy sagt

    Vielen Dank für den Artikel!

    Wie ist das denn, wenn ich als Einzelunternehmer gelegentliche Dienstreisen mit dem Privatfahrzeug unternehme? 0,30 € Kilometerpauschale und als Beleg eine Reisekostenabrechnung schreiben, um diese ggf. bei der Steuererklärung mit abgeben zu können? Die Summe der Reisekosten muss mit in die Einnahmenüberschussrechnung zu den anderen Ausgaben?

    Besten Dank im Voraus!

    • Hi Leprosy,
      ja, genau so mache ich es 🙂
      Und die Reisekostenabrechnung kommt einfach zu den anderen Unterlagen von deinen Kosten.
      Abgeben musst du das nicht, nur wenn ein Prüfer kommt, möchte er das bestimmt sehen 🙂

      Viele Grüße
      Heike

  3. Michae sagt

    Hallo,

    seit kurzem bin ich bei einem neuen Arbeitgeber angestellt. Hier wird es so gehandhabt, dass bei Auswärtstätigkeiten die Kilometergelderstattung durch den Arbeitgeber bei Dienstreisen um die Distanz Wohnort-Arbeitsstätte gekürzt wird, wenn die Reise von zu Hause aus angetreten wird. Ist dies so rechtens?

    Herzlichen Dank
    Micha

  4. Pingback: Tipps für Unternehmer | Pearltrees

  5. Petra Stoppel sagt

    Leider kann die Uhrzeit nicht in dem angebenen Format (8,00 für 08:00 Uhr) eingegeben werden, es kommt beim Versuch der Änderung immer der Hinweis: Der eingegebene Wert ist ungültig….
    Einen Tipp parat?

      • Petra Stoppel sagt

        Hallo, danke für die schnelle Reaktion. Ja, die Excel Version läuft fehlerfrei. Es betrifft die OpenOffice-Version…..

        Liebe Grüße
        Petra Stoppel

      • Petra Stoppel sagt

        Hallo, es betrifft die OpenOffice Version….

  6. Vielen Dank für diesen ausführlichen Artikel zur Reisekostenabrechnung. Es ist gut, dass das ganze um ein paar praktische Beispiele angereichert wurde.
    VG

  7. Pingback: Reisekostenabrechnung – so geht’s! | Heikes Projekte

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