Sie haben es satt, sich jedes Mal durch Berge von Papieren und Dokumenten zu wühlen, um die benötigten Informationen zu finden?

Wir haben sechs Tipps für Sie, wie Sie Ihre Ablage optimieren und damit Zeit und Nerven sparen können.

Klären Sie den Bedarf zur Aufbewahrung

Bevor Sie ein Dokument ablegen, sollten Sie sich fragen, ob es überhaupt notwendig ist, es aufzubewahren.

Handelt es sich um sensible Daten, die nicht mehr benötigt werden, sollten Sie es vernichten. Ansonsten sollten Sie nur die wichtigen Informationen aufbewahren und die Dokumente in entsprechenden Ordnern ablegen.

Schaffen Sie klare Regeln

Definieren Sie Regeln für Ihre Ablage und halten Sie sich daran.

Sie können beispielsweise festlegen, dass Sie alle Dokumente, die innerhalb von drei Minuten erledigt sind, sofort ablegen. Für Dokumente, die noch bearbeitet werden müssen, können Sie einen Ablagekorb verwenden.

Nutzen Sie das Sofort-Ablage-Prinzip

Nutzen Sie das Sofort-Ablage-Prinzip, um Dokumente schnell und effektiv abzulegen.

Wenn Sie ein Dokument erhalten, das in drei Minuten oder weniger erledigt ist, legen Sie es sofort ab. Sie werden sehen, wie schnell Sie Ihre Ablage so in den Griff bekommen.

Nehmen Sie sich Zeit für die Ablage

Planen Sie täglich fünf Minuten ein, um Ihre Ablage zu bearbeiten. Setzen Sie sich eine feste Zeit, beispielsweise nach dem Mittagessen, und bearbeiten Sie die Dokumente, die sich im Ablagekorb angesammelt haben.

So verhindern Sie, dass sich die Dokumente unnötig stapeln.

Entrümpeln Sie regelmäßig

Nehmen Sie sich am Anfang der Woche einen Ordner vor und entrümpeln Sie ihn. Gehen Sie durch alle Dokumente und entscheiden Sie, was noch benötigt wird und was nicht.

Stellen Sie sicher, dass Sie keine unnötigen Dokumente aufbewahren, um Platz und Zeit zu sparen.

Vermeiden Sie das Entstehen von Papierstapeln

Vermeiden Sie es, dass sich Papierstapel ansammeln, indem Sie regelmäßig entrümpeln und Dokumente sofort ablegen. Verwenden Sie eine Hängemappe oder einen Ablagekorb, um Dokumente zu sammeln, die noch bearbeitet werden müssen.

So behalten Sie den Überblick und vermeiden das Entstehen von unübersichtlichen Papierstapeln.

Auf geht’s!

Eine gut organisierte Ablage im Büro hilft nicht nur dabei, Zeit zu sparen, sondern sorgt auch für einen besseren Überblick und mehr Effizienz im Arbeitsalltag.

Nutzen Sie die Sofort-Ablage und planen Sie täglich Zeit für die Ablage ein. Definieren Sie klare Regeln und halten Sie sich daran. Entrümpeln Sie regelmäßig und vermeiden Sie das Entstehen von Papierstapeln.

Nutzen Sie die Tipps, um Ihre Ablage zu optimieren und profitieren Sie von einer aufgeräumten Arbeitsumgebung.

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